Etiska affärsprinciper (Code of Conduct)

Varma pensionsförsäkrar arbete som utförs i Finland. Vi ansvarar för nästan en miljon arbetstagares, företagares och pensionstagares pensionsskydd.

Varmas ansvar för pensionsmedlen, våra kunder, vår personal och vår gemensamma miljö sträcker sig långt in i framtiden. Vårt arbete styrs av våra värderingar: modigt, pålitligt, hållbart samt med glädje och passion. Vår vision är: Vi stöttar dig i en omvärld som går igenom en sanslös förändring.

Varmas grundläggande uppgift, att trygga pensionerna, är en viktig samhällelig uppgift där kraven på etik och transparens framhävs. Vi följer gällande lagar och förordningar i all vår verksamhet. Våra etiska affärsprinciper kompletterar lagarna och förordningarna och berättar om vårt sätt att arbeta. Utöver dessa styrs vårt arbete av andra interna riktlinjer och anvisningar.

Våra etiska affärsprinciper stödjer vårt ansvarsarbete, som är en central del av Varmas verksamhet och vardag.

Varje anställd hos Varma måste följa riktlinjerna i våra etiska affärsprinciper. Vi har alla ett ansvar för att agera etiskt och därigenom förtjäna våra kunders och samhällets förtroende.

Risto Murto
Verkställande direktör

Ansvarsfull verksamhet härrör från våra värderingar som är pålitligt, modigt och hållbart – med glädje och passion.

• Modigt: Vi vågar göra saker på ett nytt sätt tillsammans med våra kunder. Vårt mod skapas genom förtroende, samarbete och stark kompetens.
• Pålitligt: Vi agerar öppet och rakryggat. Vi håller våra löften till kunderna, våra samarbetspartner och varandra.
• Hållbart: Vi utvecklar hela tiden våra ansvarsfulla verksamhetsmodeller. För oss innebär hållbarhet långsiktiga val för att trygga pensionerna och göra verksamheten mer effektiv.
• Vi arbetar och förverkligar våra värderingar i vardagen med glädje och passion.

Varmas grundläggande uppgift, att trygga pensionerna, är en viktig samhällelig uppgift där kraven på etik och transparens framhävs. Etiska affärsprinciperna upprätthålls av Compliance officer och har godkänts av Varmas styrelse 27.10.2022.

Vi följer gällande lagar och förordningar i vår verksamhet. Varmas etiska affärsprinciper kompletterar de lagar och förordningar som ska följas och berättar om vårt sätt att arbeta.

De etiska affärsprinciperna kompletteras med andra interna policyer och riktlinjer som har utarbetats i Varma för att säkerställa informationssäkerhet och dataskydd, för att identifiera intressekonflikter, för att förhindra penningtvätt och för att följa insiderreglerna. Varma har också separata principer mot mutor, vars efterlevnad kontrolleras till exempel med hjälp av det gåvoregister som förs av Compliance officer. Vår skatteansvarighet styrs av en separat skattepolicy.

Varma är politiskt och religiöst oberoende. Varma stöder inte heller politisk verksamhet och ger inte donationer för politiska ändamål.

Varma samarbetar i tjänstepensionssystemet för att bekämpa den grå ekonomin. Vi främjar förutsättningarna för hederligt arbete och affärsverksamhet. Vi deltar i de gemensamma revisionerna av pensionssystemet för att identifiera den grå ekonomin och lämna ut information i enlighet med abonnentansvarslagen. I vår verksamhet följer vi föreskrifter och bestämmelser mot penningtvätt, som till exempel inkluderar krav på kundkännedom. Operativa riktlinjer för att förhindra penningtvätt är en del av våra processer. Vår personal utbildas regelbundet för att säkerställa efterlevnad av föreskrifter.

Mutor är ett brott och i Varmas verksamhet är de strängt förbjudna. Varma accepterar inte direkta eller indirekta mutor, korruption eller opassande påverkan i någon form.

Varmas personal erbjuder eller tar inte emot gåvor, betalningar, gästfrihet eller andra förmåner till utomstående i syfte att påverka beslutsfattandet. Gåvor som ges och tas emot får inte äventyra givarens eller mottagarens oberoende. Om gåvans värde överstiger 100 euro eller värdet av gästfriheten överstiger 150 euro, måste ett förhandsgodkännande begäras från chefen. Sådana gåvor och gästfrihet måste alltid rapporteras till Compliance officer.

Om en person från Varma bjuds in till ett evenemang som anordnas av en utomstående utanför huvudstadsregionen eller deras verksamhetsort, krävs alltid tillstånd av en chef för att delta. I detta fall betalar Varma resekostnaderna och logi. Arrangören av evenemanget kan i undantagsfall betala resekostnaderna om arrangören är Tela, Finansbranschen (FA) eller annan organisation vars finansiering väsentligt samfinansieras av Varma.

Varma har tagit fram en separat policy mot mutor.

Med intressekonflikt avses en situation där beslutet styrs av något annat än Varmas intresse, såsom ens eget, en väns eller en familjemedlems intresse. Varje person från Varma har en skyldighet att handla lojalt mot Varma.

Intressekonflikter kan också bli följden av parallellt arbete, affärsverksamhet eller externt styrelsemedlemskap i ett affärsbolag.

Intressekonflikter kan undvikas genom att inte ta emot arbete från ett annat företag inom tjänstepensionssektorn eller från Varmas partners. Varmas personal ägnar sig inte åt utomstående verksamhet, vilket tar tid och kräver åtgärder under arbetstid.

Medlemmar av Varmas högsta och mellanliggande ledning och de som fattar investeringsbeslut måste alltid söka godkännande av en chef för styrelsemedlemskap i ett företag utanför Varma.

Undantaget är styrelsemedlemskap i husbolag, idrottsförening, fackförening, parti eller annan liknande samfällighet.

Utöver de av styrelsen godkända jävsriktlinjerna har Varma funktionsspecifika jävsriktlinjer.

I pensionsförsäkringsverksamheten är Varma också bundet av förvaltningslagens jävsbestämmelser.

Varma bedriver lagstadgad tjänstepensionsförsäkring och placerar pensionstillgångarna på ett sådant sätt, att vi konkurrerar med andra som utför samma uppgift för denna uppgift.

I vår verksamhet tar vi hänsyn till konkurrenslagstiftningens krav och främjar Varmas konkurrensfördelar. Samtidigt bedriver vi ett lagstadgat samarbete i frågor som kräver genomförande av gemensamt styrda ärenden i tjänstepensionssystemet och tar hand om likabehandling och rättsligt skydd för tjänstepensionssystemets klienter. Vi bedömer deltagande i samarbete på tjänstepensionsområdet ur konkurrenssynpunkt.

Varma följer de av regeringen godkända insiderreglerna, vars syfte är att främja investeringsverksamhetens allmänna tillförlitlighet och personalens kännedom om insiderreglerna, så att de inte ens oavsiktligt kränks.

Förbudet mot missbruk av insiderinformation gäller alla Varmas anställda. Varma har också separat definierade personer, som måste följa förfarandena i insiderriktlinjerna i alla sina värdepapperstransaktioner.

Insiderhandel är en verksamhet där någon använder hemlig och relevant information om ett värdepapper för egen räkning eller för en annan persons räkning. Insiderinformation får inte heller lämnas ut till annan person, såvida det inte sker som ett led i det normala utförandet av arbete eller uppgifter.

Information från Varmas offentliga insiderregister kan ses på Euroclear Finland Oy:s webbtjänst.

Att ta hänsyn till dataskydd och datasäkerhet i all verksamhet är en del av Varmas ansvar. Vi behandlar konfidentiell information i enlighet med lagar och god databehandlingssed, samtidigt som vi respekterar försäkringssekretessen.

Konfidentiell information omfattar till exempel personlig information om våra kunder och Varma-anställda samt information om transaktioner och ekonomisk ställning av Varma, våra kundföretag och partner. Dessa uppgifter behandlas endast av dem i Varma, till vars arbetsuppgifter de tillhör. Vi följer instruktionerna om sekretess, dataskydd och informationssäkerhet. Vi upprätthåller ständigt den lagliga efterlevnaden av vår verksamhet och kompetensen av informationssäkerhet och dataskydd hos vår personal, t.ex. genom att upprepa dessa saker i en onlinekurs varje år.

Vi informerar om Varmas behandling av personuppgifter i vår sekretesspolicy.

Ansvaret är en del av Varmas vardag och verksamhet. Varma har ett långtgående ansvar för förvaltningen av pensionstillgångarna, våra kunder, Varmas personal och vår gemensamma miljö. Vi kommunicerar aktivt vad ansvar betyder för oss, och hur vårt ansvarsfulla agerande återspeglas i samhället. Vi utvecklar hela tiden våra ansvarsfulla verksamhetsmodeller.

Våra etiska affärsprinciper stödjer vårt ansvarsarbete. Ansvaret i Varma styrs av ansvarsprogrammet och åtaganden och mål enligt det. Ansvarsfulla investeringar styrs av principerna för ansvarsfulla investeringar, investeringarnas klimatpolicy, principerna om aktivt ägande och inflytande samt principerna för ägarkontroll. Varmas styrelse godkänner alla principer för ansvarsfulla investeringar. Utöver inkomstförväntningar är nyckelkriterierna för val av investeringsmål efterlevnad av lagstiftning, respekt för mänsklig värdighet, medvetenhet om socialt och arbetsrelaterat ansvar och hänsyn till aspekter relaterade till klimatförändring och miljöskydd.

Varma deltar i världens största initiativ för företagsansvar, FN:s Global Compact, som främjar och utvecklar företagens och samhällens ekologiska, sociala och ekonomiska ansvar. Varma har också undertecknat FN:s principer för ansvarsfulla investeringar och rapporterar årligen om verksamheten i enlighet med principerna.

Varmas framgång bygger på kompetent och välmående personal. Vi inspirerar och utbildar varje anställd att agera ansvarsfullt i alla uppgifter. Varma är en jämställd och jämlik arbetsplats där diskriminering, mobbning och trakasserier inte accepteras. Olämplig behandling och trakasserier åtgärdas utan undantag. Ett ansvarsfullt förhållningssätt till personal och arbete innebär:

• tydlighet i mål och förväntningar,
• möjligheter att utvecklas på arbetsplatsen och att öka sin kompetens,
• systematiska och transparenta principer för konkurrenskraftig och lika lön och belöningar,
• allas ansvar för smidigheten i arbetet och stämningen i arbetsgemenskapen och
• att stödja upprätthållandet av arbetsförmågan och dess förutsättningar.

Vi värdesätter inkludering och mångfald. Att acceptera skillnader grundar sig på att vi alla får vara oss själva på arbetsplatsen. Genomförandet av jämställdhet och icke-diskriminering utvecklas och övervakas regelbundet genom personal- och jämställdhetsundersökningar.

Varma har åtagit sig att respektera internationellt erkända mänskliga rättigheter och främja deras genomförande i enlighet med FN:s principer om företag och mänskliga rättigheter. Dessutom förbinder vi oss att följa OECD:s riktlinjer för multinationella företag, ILO:s åtta grundläggande konventioner och principerna för FN:s Global Compact-initiativ.

Vårt arbete för mänskliga rättigheter styrs också av åtgärderna och åtagandena i vårt ansvarsprogram. I enlighet med ansvarsprogrammet identifierar vi risker och effekter för de mänskliga rättigheterna av våra investeringar och främjar minimering av negativa effekter.

Vi beaktar effekterna av vår verksamhet på de mänskliga rättigheterna i hela värdekedjan. Vi förväntar oss att våra leverantörer agerar i enlighet med samma principer. Våra leverantörer måste förbinda sig till våra krav på företagsansvar.

Vi beaktar miljöpåverkan i vår verksamhet och i vår leveranskedja. Vi har identifierat klimatförändring och biologisk mångfald som viktiga teman i vår verksamhet. Vi har undertecknat initiativet Science Based Targets (SBTi), som driver utsläppsminskningsmål baserade på vetenskap. Genom att ansluta oss till initiativet har vi åtagit oss att minska våra utsläpp av växthusgaser i enlighet med Parisavtalet om klimatförändringen.

Varma tar i all sin verksamhet hänsyn till Varmas försäkringstagares, försäkrades och skadeståndstagares intressen.

Varma behandlar sina kunder lika och rättvist. Alla transaktioner med kunderna sker på marknadsmässiga villkor. Investeringar i kundföretag är motiverade med hänsyn till säker investeringsverksamhet och marknadsvillkor.

Varma bedriver endast sin verksamhet i enlighet med sitt tillstånd och agerar oberoende av andra försäkringsbolag.

Varmas egna upphandlingar och andra transaktioner sker på marknadsmässiga villkor. Vi kräver att våra tjänster och leverantörer åtar sig att ta ansvar för de ekonomiska, sociala och miljömässiga effekterna av sin verksamhet (Supplier Code of Conduct -företagsansvar).

Att sätta sig in i etiska affärsprinciper är en del av de anställdas orientering i början av anställningsförhållandet, och kunskapen upprätthålls regelbundet, t.ex. genom att upprepa ansvarsfrågor i en onlinekurs. Chefers uppgift är att se till att principerna följs.

Varje anställd i Varma måste följa riktlinjerna i våra gemensamma principer. Åtgärder mot instruktionerna bör diskuteras i första hand med chefen. Om detta inte är möjligt ska man kontakta sin chefs chef, HR-partner eller Compliance officer.

Det är en bra idé för alla i Varma att regelbundet bedöma riskerna för missbruk i sin egen arbetsmiljö. Vi uppmuntrar alla att ta upp misstankar relaterade till möjliga oetiska eller olagliga aktiviteter och andra övergrepp närhelst det finns skäl att göra det. Med missbruk menar vi sådan oaktsamhet eller en handling där någon direkt eller indirekt söker en omotiverad ekonomisk fördel eller annan fördel för sig själv eller andra.

Det finns också en Whistleblowing-meddelandekanal, där misstankar kan rapporteras anonymt. Meddelanden hanteras i förtroende av Whistleblowing-teamet, som består av representanter från compliance och interna revisionen. Vi vidtar åtgärder för att förhindra missbruk och för att korrigera åtgärder som bryter mot våra principer, alltid från fall till fall och på lämplig basis.

Etiska äffärsprinciper