Viisi vinkkiä oman työn hallintaan

28.08.2017
työelämä
Blogi

Kun aloitin valmistumiseni jälkeen työurani henkilöstöasiantuntijana, tajusin, että minulle haastavinta ei tule suinkaan olemaan työn asiasisältöjen hallinta vaan työn tekemisen hallinta. Satojen sähköpostien, puhelujen, kasvokkaisten palvelupyyntöjen ja palaverien ristitulessa olin palaa loppuun. Yritin tehdä kaiken heti, mikä johti mielen ylikuormittumiseen.

Henkilöstöasiantuntijan työstä heittäydyin valmennus- ja koulutusalan yrittäjäksi. Se, että tarpeeni aikaansaamiselle muuttuivat toisten toiveisiin reagoinnista proaktiiviseen asioiden edistämiseen ja myyntityöhön, ei lainkaan helpottanut oman työn hallinnan haasteita, päin vastoin.

Pakon edessä aloin kokeilla erilaisia tapoja rytmittää päivääni. Pikkuhiljaa löysin minulle sopivia keinoja, joiden avulla arkeni on sujuvoitunut huomattavasti. Kyse on pienistä mikromuutoksista, joilla on kokonaiselämän kannalta valtavat kerrannaisvaikutukset.

1. Minimoi häiriötekijät
Laita puhelin äänettömälle aina, kun teet keskittymistä vaativia hommia. Poista pysyvästi käytöstä sähköpostin, kaikkien pikaviestimien ja sosiaalisen median kanavien notifikaatiot. Tsekkaa nämä kanavat ja sinulle tulleet viestit vain niille erikseen varattuina aikoina. Näin kykenet keskittymään yhteen asiaan kerrallaan ja saat asioita valmiiksi. Pienestäkin keskeytyksestä toipuminen voi kestää mieleltä jopa 10-15 minuuttia.

2. Pidä taukoja
Vaikka niin haluaisimme kuvitella, emme ole kovin hyviä keskittymään pitkiä aikoja kerrallaan. Optimaalisinta olisi tehdä töitä korkeintaan tunnin mittaisissa jaksoissa ja pitää sitten noin 15 minuutin tauko. Koulujen välitunnit ovat siis käytössä syystä! Voit tehdä tauon aikana mitä tahansa sellaista, missä vaihdat 1. asentoasi ja 2. ajatuksiasi: älä siis jää koneelle selaamaan työsi sisältöön liittyviä uutisia vaan nouse ylös, hae kuppi kahvia, venyttele, käy minikävelyllä, soita mummolle tai kuuntele vaikka musiikkia silmät kiinni. Olet välittömästi tehokkaampi ja fokusoituneempi; ja ehkä myös paremmalla tuulella.

3. Ulkoista mielesi sisältö
Päivän aikana eteemme saattaa tulla kymmeniä ellei satoja pieniä tehtäviä, joita emme voi tehdä heti, mutta jotka meidän pitäisi kuitenkin muistaa. Pystymme pitämään mielessämme keskimäärin vain 4-5 asiaa kerrallaan. Ulkoista siis nämä mielessäsi pyörivät asiat välittömästi paperille tai muistiinpano-ohjelmaan koneellesi. Autossa ollessasi voit sanella ja nauhoittaa mielessä pyörivät pienet ja isot asiat myöhemmin kuunneltaviksi. Jos sinulla on nukahtamis- tai uniongelmia, pidä muistilappuja käden ulottuvilla jopa sänkysi vieressä.

4. Päätä, mikä on tänään tärkeintä
Emme voi onnistua keskittymisessä, jos emme tiedä, mihin pitäisi keskittyä. Mieti edellisenä iltana tai viimeistään seuraavana aamuna, mikä on tänään kaikkein tärkeintä. Mikä on se yksi asia, jonka ainakin haluat saada aikaan. Vaikka päivän aikana tapahtuisi mitä tahansa yllättävää, ainakin tämän yhden asian priorisoit ennen muita. Minun kylpyhuoneeni peilissä lukee neljä kysymystä, joista yksi on: "Mikä on tänään kaikkein tärkeintä?" Käyn tämän mielessäni läpi joka aamu hiuksia kuivatessani.

5. Ole läsnä
Mitä tahansa teetkin, tee se kunnolla. Kun olet vuorovaikutuksessa toisen ihmisen kanssa, keskity häneen sataprosenttisesti, oli kyseessä sitten puhelu tai kasvokkainen kohtaaminen. Jos tiedät, että et kykene kuuntelemaan ja olemaan läsnä juuri nyt, älä vastaa puhelimeen tai aloita keskustelua. Voit aivan hyvin palata asiaan viiden minuutin päästä, kun olet saanut edellisen asian tehdyksi ja kykenet antamaan toiselle huomiosi. Näin osoitat arvostavasi toista mutta ennen kaikkea pidät oman mielesi rauhallisena.

Vuosien harjoittelun tuloksena sanoisin, että olen kehittynyt oman työn hallinnassa tasolle, jossa suurin osa päivistä sujuu ilman ahdistusta ja stressiä. Opettelu on kuitenkin kesken. Vaatimusten ristipaineessa muistutankin edelleen itseäni siitä, että lopulta minä olen oman elämäni tärkein ihminen. Ensisijaisin tehtäväni on huolehtia omasta jaksamisestani. Tärkein vinkkini sinulle onkin seuraava:

Kun olet kiireinen ja stressaantunut, kysy itseltäsi: "Mitä itseään arvostava ihminen tekisi tässä tilanteessa?"

Katso webinaaritallenne
Ilmoittaudu mukaan Varmasti aamiaiswebinaareihin osoitteessa varma.fi/tapahtumat

Sonja Strömsholm
Sonja Strömsholm
Työkykyjohtamisen kehityspäällikkö, Varma
var disqus_shortname = 'varmafi'; var disqus_identifier = '57aaf091-69e5-4be2-9a33-635a2fb9477b' + '-' + 'fi'; var disqus_title = 'Viisi vinkkiä oman työn hallintaan'; var disqus_url = 'https://www.varma.fi/muut/blogi/postaukset/2017-q3/viisi-vinkkia-oman-tyon-hallintaan/'; var disqus_config = function () { this.language = 'fi'; }; (function () { var dsq = document.createElement('script'); dsq.type = 'text/javascript'; dsq.async = true; dsq.src = '//' + disqus_shortname + '.disqus.com/embed.js'; (document.getElementsByTagName('head')[0] || document.getElementsByTagName('body')[0]).appendChild(dsq); })();
(function (w, d, s, l, i) { w[l] = w[l] || []; w[l].push({ 'gtm.start': new Date().getTime(), event: 'gtm.js' }); var f = d.getElementsByTagName(s)[0], j = d.createElement(s), dl = l != 'dataLayer' ? '&l=' + l : ''; j.async = true; j.src = '//www.googletagmanager.com/gtm.js?id=' + i + dl; f.parentNode.insertBefore(j, f); })(window, document, 'script', 'dataLayer', 'GTM-MJL5CR'); (function(w, t, f) { var s='script',o='_giosg',h='https://service.giosg.com',e,n;e=t.createElement(s);e.async=1;e.src=h+'/live/'; w[o]=w[o]||function() {(w[o]._e=w[o]._e||[]).push(arguments)} ;w[o]._c=f;w[o]._h=h;n=t.getElementsByTagName(s)[0];n.parentNode.insertBefore(e,n); })(window,document,3860); (function(h,o,t,j,a,r){ h.hj=h.hj||function(){(h.hj.q=h.hj.q||[]).push(arguments)}; h._hjSettings={hjid:928553,hjsv:6}; a=o.getElementsByTagName('head')[0]; r=o.createElement('script');r.async=1; r.src=t+h._hjSettings.hjid+j+h._hjSettings.hjsv; a.appendChild(r); })(window,document,'https://static.hotjar.com/c/hotjar-','.js?sv='); var _vwo_code = (function () { var account_id = 65925, settings_tolerance = 2000, library_tolerance = 2500, use_existing_jquery = false, // DO NOT EDIT BELOW THIS LINE f = false, d = document; return { use_existing_jquery: function () { return use_existing_jquery; }, library_tolerance: function () { return library_tolerance; }, finish: function () { if (!f) { f = true; var a = d.getElementById('_vis_opt_path_hides'); if (a) a.parentNode.removeChild(a); } }, finished: function () { return f; }, load: function (a) { var b = d.createElement('script'); b.src = a; b.type = 'text/javascript'; b.innerText; b.onerror = function () { _vwo_code.finish(); }; d.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(b); }, init: function () { settings_timer = setTimeout('_vwo_code.finish()', settings_tolerance); var a = d.createElement('style'), b = 'body{opacity:0 !important;filter:alpha(opacity=0) !important;background:none !important;}', h = d.getElementsByTagName('head')[0]; a.setAttribute('id', '_vis_opt_path_hides'); a.setAttribute('type', 'text/css'); if (a.styleSheet) a.styleSheet.cssText = b; else a.appendChild(d.createTextNode(b)); h.appendChild(a); this.load('//dev.visualwebsiteoptimizer.com/j.php?a=' + account_id + '&u=' + encodeURIComponent(d.URL) + '&r=' + Math.random()); return settings_timer; } }; }()); _vwo_settings_timer = _vwo_code.init(); var _paq = _paq || []; /* tracker methods like "setCustomDimension" should be called before "trackPageView" */ _paq.push(["setCookieDomain", "*.varma.fi"]); _paq.push(["setDomains", ["*.varma.fi"]]); _paq.push(['trackPageView']); _paq.push(['enableLinkTracking']); (function() { var u="//piwik.varma.fi/piwik/"; _paq.push(['setTrackerUrl', u+'piwik.php']); _paq.push(['setSiteId', '1']); var d=document, g=d.createElement('script'), s=d.getElementsByTagName('script')[0]; g.type='text/javascript'; g.async=true; g.defer=true; g.src=u+'piwik.js'; s.parentNode.insertBefore(g,s); })();