Mitkä ovat työsi kolme tärkeintä tavoitetta?

Joulukuun vinkeissä keskitytään priorisointiin.

Aikaansaaminen ja oman työn hallinta on yksi ajankohtaisimmista teemoista asiakasyrityksissämme. Valmennuksissa nousevat esiin työpäivien pirstaleisuus, jatkuvat keskeytykset, sähläykset ja palautumisen vaikeus. Koetaan, että tekemistä on aina enemmän kuin voi saada tehtyä, ja varsinkaan keskittyneelle ajatustyölle ei juuri jää aikaa eikä energiaa.

Kokemukseni on, että mitä epäselvemmät organisaation, tiimien ja yksilöiden tavoitteet ovat, sitä vähemmän työssä koetaan hallinnantunnetta. Kiire syntyykin usein siitä, että emme tunnista, mikä on tärkeää.

Helsingin Sanomat⁽¹⁾ kertoo Työterveyslaitoksen laajasta kyselytutkimuksesta, jonka mukaan puolet asiantuntijatyötä tekevistä ei ehdi tehdä töitä niin hyvin kuin haluaisi. Lisäksi joka kahdeksas vastaaja koki, että omaan työhön sisältyy epäolennaisia työtehtäviä vähintään melko paljon. Töitä pitäisi siis pystyä priorisoimaan.

Paljon käytetyssä priorisoinnin nelikentässä⁽¹⁾ työtehtävät jaotellaan niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Jo tässä kohtaa moni jää jumiin: jos työn tavoitteet eivät ole selvillä, tärkeimpiä työtehtäviä on vaikea erottaa vähemmän tärkeistä. Silloin jäämme helposti sahaamaan erilaisten kiireellisten silpputehtävien välillä.

Työterveyslaitoksen Minna Toivanen kommentoikin Työpiste-verkkolehdessä⁽²⁾, että priorisointia helpottavat selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki. Tehtävien priorisointi on siis yhteinen juttu, eikä sitä tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

Myös Riitta Viitala Vaasan yliopistosta toteaa Talouselämän artikkelissa⁽³⁾, että priorisoinnin ensimmäinen askel on se, että esimies tuntee koko organisaation tavoitteet ja selkiyttää ne myös yksikkönsä ja tiiminsä kanssa. Tavoitteiden avulla esimies ja alainen voivat tarkastella, kuluuko työaika oikeisiin asioihin.

Kun työpäivä alkaa, tartut aina johonkin tehtävään ensimmäisenä. Mutta onko tämä tehtävä se kaikkein tärkein? Vai lähdetkö ensimmäisenä tekemään asiaa, joka on helppo suorittaa, joka ei vaadi ajatustyötä, joka on sinusta mukavin tai jota joku vaatii kovaäänisimmin?

Mitä enemmän onnistumme sanomaan kyllä tärkeimmille asioille ja ei vähemmän tärkeille, sitä enemmän kasvatamme hallinnantunnettamme, hyvinvointiamme ja tuloksellisuuttamme töissä.

1. Kirkasta itsellesi työsi tärkeimmät tavoitteet.
2. Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ytimestä.
3. Käykää yhteinen keskustelu tärkeimmistä tavoitteista ja priorisointikriteereistä myös tiimin kanssa. Mistä luovutte, jota vapautatte tilaa tärkeimmille asioille?
4. Varaa kalenterista aikaa tärkeimpien ja syventymistä vaativien asioiden edistämiselle ja pidä tätä aikaa pyhänä.
5. Tee keskittymistä vaativat asiat silloin, kun tiedät pystyväsi toimimaan keskeytyksittä.

Menestyksekästä ja mielekästä joulukuuta,
Sonja

Viikon vinkeissä Varman työkykyjohtamisen kehityspäällikkö Sonja Strömsholm koostaa yhteen mielenkiintoisia artikkeleja ja blogikirjoituksia työelämän kehittämisen ajankohtaisista aiheista. Linkkivinkkien tarkoitus on tarjota sinulle uusia innostavia ajatuksia ja työkaluja työsi tueksi Suomen eri huippuasiantuntijoilta.