TyEL-yrityksen yhteyshenkilö

Minkä perusteen nojalla ja missä tarkoituksessa Varma käsittelee tietojani?

Varma hoitaa lakisääteistä työntekijän eläkelain (TyEL) mukaista eläketurvaa.

Tässä tehtävässä käsittelemme yrityksenne TyEL-vakuutusasioita hoitavien henkilöiden yhteystietoja ja muita perustietoja yhteydenpitoa varten.

Tietojasi käsitellään, jotta Varma voi hoitaa TyEL:n mukaista vakuuttamista  seuraavissa asioissa ja toimissa:

  • TyEL-vakuuttamisessa
  • suoramarkkinointi tai siihen rinnastettava yhteydenottaminen

Varman lakisääteiseen tehtävään kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi lainsäädännössä. Emme tule käsittelemään henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Mitä minua koskevia tietoja Varma käsittelee?

Lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseksi Varmalla on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten, ja verkko- ja sähköisten palvelujen käyttöyhteystiedot

Seuraavassa kuvataan näiden tietojen tarkempi sisältö:

  • perustiedot ja sekä tiedot tunnistamista varten: nimitiedot, työnimike, rooli, osoitetiedot, puhelinnumero, faksinumero sähköpostiosoite, asiointikieli
  • verkkopalvelun käyttäjän käyttäjätunnus ja salasana, suku- ja etunimet, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, palvelun käyttövaltuudet

Keneltä Varma saa asiani hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Yrityksenne vakuutusasioiden hoitamista   varten saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • TyEL-vakuutuksenottajan ilmoitusten perusteella
  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • kaupparekisteristä
  • verkkopalvelusopimukselta
  • kaupallisilta yhteystietopalvelujen tarjoajilta
  • Varman puhelin- ja chat-palvelun tarjoajilta

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Varmalle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Kuinka kauan Varma säilyttää tietojani? 

Varmalla on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §).

Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty vakuutusasian hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Varman tietojärjestelmistä. Määräajat ovat:

  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon, vakuutusmaksun määräämiseen ja (perintään liittyvät) tiedot: vakuutuksen voimassaoloajan ja 10 sen jälkeistä vuotta
  • TyEL-vakuutusmaksuvastuun laskeminen: TyEL-vakuutetun elossaoloaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • puhelintaltiot: 6 kalenterikuukautta
  • chat-palvelutiedot: 1 kuukausi ja seitsemän päivää

Kenelle Varma saa luovuttaa tietojani?

Varma luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja ovat muun muassa eri viranomaiset laissa erikseen säädetyllä tavalla.  Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta Varma vastaa lain nojalla yhtä ankarasti kuin omasta toiminnastaan.

Vakuuttamiseen tai vakuuttamisen hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

  • Eläketurvakeskus
  • verohallinto
  • muu eläke- ja vakuutuslaitos

Millaisin turvatoimin ja -menettelyin Varma suojaa henkilötietojani?

Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin, laitteisiin ja palvelimiin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja ovat lisäksi allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen.

Palvelujen suorittamiseksi voidaan käyttää myös alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset kuin Varman henkilökuntaa.

Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, heitä koulutetaan ja testataan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteiden noudattaminen osoitetaan sisäisin ja ulkoisin auditoinnein ja dokumentoimalla omaa toimintaa.

Varma ylläpitää sisäisessä tietoverkossa korkeatasoista tietoturvaa. Henkilötietojen siirtämiseen yleisessä tietoverkossa käytetään turvallista, asianmukaista salaustekniikkaa. Luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin lähetettäessä niitä yleisen tietoliikenneverkon kautta. Tietojen käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja henkilötietoja sisältävät rekisterit on erotettu julkisista tietoverkoista teknisten turvajärjestelyjen avulla.  Henkilötiedot säilytetään suojatuissa toimitiloissa.

Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja tietojen käytöstä kerätään lokitietoja palvelujen kehittämiseksi ja mahdollisten virhetilanteiden sekä väärinkäytösten selvittämiseksi.

Käsittelyjärjestelmiin ja palvelujen luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys, tietojen saatavuus ja vikasietoisuus varmistetaan erilaisilla järjestelmillä ja menetelmillä kuten tietoturvapäivityksillä ja auditoimalla järjestelmiä.

Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Varman myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. – Näissä siirrossa henkilötietojen suoja turvataan EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Tehdäänkö tietojeni perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tehdä.

Miten voin saada lisätietoja henkilötietojeni käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Varmassa, lähetä suojattu sähköposti.

Onko minulla oikeus saada tieto minua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja Varmassa vai ei. Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Pyydämme toimittamaan tietopyyntösi suojatulla sähköpostilla.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten menettelen henkilötietojeni täydentämiseksi tai oikaisemiseksi?

Jos havaitset sinulle toimittamistamme henkilötiedoissasi puutteen, epätarkkuuden tai virheen, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä oikaisemista. Sama koskee vanhentunutta tietoa. Pyydämme toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi suojatulla sähköpostilla.  

Onko minulla oikeus saada henkilötietoni poistetuksi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske tietojen käsittelyä Varman lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksen perusteella sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa. Poistamme kuitenkin henkilötietosi ilman eri pyyntöä sen jälkeen, kun lakisääteinen määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt. 

Voinko kieltää tai rajoittaa henkilötietojeni käsittelyä?

Koska kyse on lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, Varma on velvollinen käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää. Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojen käsittelyn rajoittaminen ei ole mahdollista.

Voinko vastustaa suoramarkkinointia?

Kyllä. – Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Voinko vaatia henkilötietojeni siirtämistä toiseen järjestelmään?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Jos Varma kieltäytyy toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta. Voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi, jos olet saanut Varmalta kielteisen vastauksen pyyntöösi. Sisällytämme vastaukseemme Tietosuojaviraston yhteystiedot. Tietosuojaviraston päätökseen sinun mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Mitkä ovat Varman yhteystiedot? 

Lähetä suojattu sähköposti

Mikä on tämän selosteen oikeusperuste?

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.