Kansallinen tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Sen jälkeen yritysten ei enää tarvitse ilmoittaa palkkatietoja monelle eri viranomaiselle. Ne ilmoitetaan keskitetysti tulorekisteriin, josta ne välitetään edelleen eri viranomaisille.
Vuotta myöhemmin, 2020, tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläkkeet ja muut etuudet.
Työnantajien on ilmoitettava maksetut palkat tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Ilmoittamisen tahti nopeutuu nykyisestä, mutta jakautuu tasaisemmin ympäri vuoden.
Palkan maksamiseen liittyvät ilmoittamiset yksinkertaisemmiksi
— Tulorekisteri-ilmoitus korvaa mm. Verohallinnolle, työeläkelaitoksille ja Työttömyysvakuutusrahastolle toimitettavia kuukausi- ja vuosi-ilmoituksia, huomauttaa kehityspäällikkö Tarja Keveri Eläketurvakeskuksesta.
Vuonna 2019 Verohallinto, Kela, työeläkevakuuttajat ja Työttömyysvakuutusrahasto saavat työnantajan ilmoittamat palkkatiedot suoraan tulorekisteristä. Saman palkkatiedon moninkertaisesta ilmoittamisesta eri formaateissa ja aikatauluissa luovutaan, joten palkan maksamiseen liittyvät ilmoittamisvelvoitteet yksinkertaistuvat.
Keveri ottaa esiin vielä yhden hyödyn: kun palkkatiedot ovat ajantasaiset, ovat esimerkiksi myös työeläkemaksut tosiaikaisempia. Ne vastaavat paremmin työnantajien maksamia todellisia palkkoja.
Tulotiedot suoraan viranomaisille
Tulorekisteri korvaa myös työnantajilta ja yksityisiltä ihmisiltä pyydettäviä palkkaselvityksiä ja -todistuksia. Tämäkin vähentää hieman hallinnollista työtä yrityksissä.
Yksityisen ihmisen näkökulmasta tulorekisteri helpottaa asiointia viranomaisten kanssa.
— Tulotietoja ei enää 2019 tarvitse toimittaa vaikkapa etuushakemuksen mukana. Kun hakemus tulee viranomaiselle käsiteltäväksi, tämä voi hakea tulotiedot suoraan tulorekisteristä sen mukaan, millaiset tiedonsaantioikeudet viranomaisella on, kertoo Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen hankejohtaja Terhi Holmström.
Ihmiset voivat nykyistä helpommin myös seurata omia tulotietojaan tulorekisteristä ja ilmoittaa nopeasti esimerkiksi puutteista työnantajalle. Jokainen näkee tulorekisteristä vain omat tietonsa, ja kukin viranomainen näkee vain ne tiedot, joita sillä on oikeus saada.
2020 rekisteriin myös eläkkeet ja etuudet
Vuoden 2020 alusta tulorekisteriin ilmoitetaan myös maksetut eläkkeet ja etuudet. Silloin mm. työeläkevakuuttajat, vahinkovakuutusyhtiöt ja Kela alkavat ilmoittaa maksamansa etuudet ja eläkkeet tulorekisteriin.
Samalla myös tulorekisterin tietojen hyödyntäjien joukko laajenee huomattavasti.
Automaattinen tiedonsiirto on suositeltavaa
Tulorekisterihanke suosittaa tiedonsiirron automatisointia.
— Suositeltavinta on välittää palkkatiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa eli palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettavaa sähköistä yhteyttä pitkin. Tiedot voidaan silloin välittää luotettavasti ja automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee, Terhi Holmström sanoo.
Pieniä yrityksiä varten tulorekisteriin tulee käyttöliittymä, jonka kautta ilmoituksia voi syöttää sisään. Palkkatiedosto on myös mahdollista ladata tulorekisteriin.
Sen sijaan paperi-ilmoituksia otetaan vastaan enää vain poikkeustapauksissa. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja myöskään puhelimitse.
Muutokset järjestelmiin 2018 aikana
Yritysten kannalta vuosi 2018 on tärkeä. Tulorekisteri edellyttää muutoksia yritysten palkkajärjestelmiin. Ne on tehtävä vuoden 2018 aikana.
— On hyvä varmistaa omalta palkkajärjestelmän toimittajalta se, että nykyiseen järjestelmään tehdään tulorekisteripäivitykset. Lisäksi tulisi varmistua päivityksen julkaisuajankohdasta ja sen sisällöstä. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, jotka hoitavat itse palkanlaskennan ja palkkatiedon ilmoittamisen sekä tilitoimistoja ja muita palkkahallinnon ulkoistuskumppaneita, Holmström painottaa.
— Vuodenvaihteesta 2018-2019 tulee ilmoitusten suhteen hieman haasteellinen, Tarja Keveri arvioi.
— Vuoden 2018 palkat ilmoitetaan nykyiseen tapaan, samoin ansioiden korjaukset, jotka kohdistuvat aikaan ennen vuotta 2019. Heti 2019 puolella maksettaviin palkkoihin liittyvät tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin.
Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?
Mitä tulorekisteriin sitten on ilmoitettava? Pakollisia tietoja ovat suoraan palkanmaksuun liittyvät tiedot, joita nykyisin annetaan vuosi- ja kuukausi-ilmoituksessa Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille.
Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot eli ns. täydentävät tiedot ovat tietoja, jotka nykyisin on annettava pyydettäessä. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn.
— Suositeltavaa on, että tiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti palkanmaksun yhteydessä. Siten jälkikäteen tehtävä selvitystyö vähenee. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät, Terhi Holmström esittää.
Tulorekisterin käyttäjillä ei ole oikeutta pyytää työnantajilta sellaisia tietoja, jotka ne ovat toimittaneet tulorekisteriin.
Teksti: Riitta Gullman
Kirjoitus on osa Telan tuottamaa tulorekisteriin liittyvää sisältöä.
Lue lisää