Avoin ja aktiivinen viestintä on todettu ensiarvoisen tärkeäksi kaikissa keskusteluun osallistuneissa yrityksissä. Hyvin informoitu henkilöstö, joka tuntee, että siitä välitetään, voi paremmin ja kokee enemmän tyytyväisyyttä omasta työstään.
Pitkä etätyöjakso on vähentänyt sairauspoissaoloja, mutta toisaalta huoli esimerkiksi mielenterveyteen tai alkoholin käyttöön liittyvien haasteiden jäämisestä pimentoon huolettaa henkilöstön hyvinvoinnin ammattilaisia. Yleisesti ottaen etätyö on sujunut keskusteluun osallistuneissa organisaatioissa hyvin, ja tehokkuudessa on tapahtunut myös kasvua.
Valmet Automotiven Tomi Salo, Varman Katri Viippola, Keskon Johanna Larkio ja Atean Sarita Laras keskustelemassa edustamiensa yritysten koronatoimista.
Toimistolla-sovellus työpaikalle palaavien atealaisten apuna
Atea on Pohjoismaiden ja Baltian johtava it-infrastruktuuritoimittaja, jonka palveluksessa on Pohjoismaissa ja Baltiassa yli 8 000 työntekijää, näistä noin 500 Suomessa. Koronakriisi edellytti nopeaa digiloikkaa myös it-talolta, joka tekee päivittäin työtä asiakkaille tarjottavien digitaalisen työpaikan ratkaisujen parissa. Vaikka etätyö on Ateassa tuttua, oli tuhansien atealaisten siirtyminen etätyöhön yhden päivän varoitusajalla hieno suoritus.
Kriisin käynnistyessä päivittäisen toiminnan rinnalle otettiin välittömästi käyttöön joukko uusia viestintä- ja johtamiskäytäntöjä; Johtoryhmä ja poikkeustilanneryhmä kokoontuivat aluksi joka aamu. Intranetiin perustettiin uutissivusto, ja toimitusjohtaja Juha Sihvonen aloitti viikkokirjelähetykset koko henkilöstölle. Henkilöstöjohtaja Sarita Laras puolestaan käynnisti päivittäiset Atealaisten päiväkirje -lähetykset, joiden avulla pidettiin yhteyttä koko henkilöstöön ja välitettiin ajankohtaista tietoa uutisotsikoista arkisiin pikkuvinkkeihin. Myös palaverikäytäntöä tihennettiin ja esimiehille avattiin oma Teams-kanava.
– En aluksi edes ymmärtänyt, miten suuri merkitys päivittäisellä yhteydenpidolla voi olla. Pohdin, että onko tämä nyt liikaa ja meneekö överiksi, mutta henkilöstön palautteen perusteella ihmisille välittyi tunne siitä, että heistä välitetään, kuvailee Sarita viikko- ja päiväkirjeiden herättämiä tuntemuksia.
15.5. alkaen koronatilanteeseen liittyvää ohjeistusta alettiin täydentää toimistolle paluun ohjeilla. Lisäksi otettiin käyttöön Toimistolla-sovellus, jonka avulla käytännössä huolehditaan siitä, että toimistolle on turvallista mennä ja että siellä työskentelee kerralla vain sopiva määrä ihmisiä.
Tärkeä osa atealaisten työstä tapahtuu asiakkaiden toimitiloissa. Alusta asti on huolehdittu siitä, että jokaisen asiakkaan luona noudatetaan Atean omien ohjeiden lisäksi asiakasyrityksen ohjeistuksia. Atean asentajat ovat myös luoneet oma-aloitteisesti erilaisia hygieniaohjeistuksia koneiden desinfiointiin ja asiakkaiden luo menemiseen.
Keskossa keskitytään minimoimaan työntekijöiden huolia
Koronakriisi on vaikuttanut vaihtelevasti Keskon eri toimialoihin. Kaupat ovat olleet avoinna. Logistiikka ja huoltovarmuuteen liittyvät tehtävät ovat jatkuneet, mutta käytössä on ollut vaativiakin suojaustoimenpiteitä.
Helsingin Kalasatamassa sijaitsevassa Keskon K-kampuksessa työskentelee noin 1 700 työntekijää, jotka ovat nyt palailemassa toimistolle. Työpaikalle palaamisen tueksi tarvittavaa ohjeistusta on laadittu viime aikoina täydentämään aiempia varautumissuunnitelmia.
K-kampuksen henkilöstö on jaettu kahteen ryhmään, jotka vuorottelevat läsnäolovuorossa kahden viikon rotaatiossa. Johtavan työterveyslääkärin Johanna Larkion mukaan henkilöstö arvostaa selkeää ja yksityiskohtaistakin ohjeistusta. Esimiehille ja muille työntekijöille on laadittu omat ohjeet, ja kokonaisuuteen liittyvät kysymykset vastauksineen on koottu yhteiseen Q&A-listaukseen.
Keskon toimistolle paluun ohjeistuksessa on määritelty mm. jokaiselle yksilöllisesti osoitettujen työpisteiden etäisyydet toisistaan, neuvotteluhuoneiden enimmäishenkilömäärät ja -käyttöajat samoin kuin ruokailuvuorot ja ruokailussa yhtä aikaa olevien työntekijöiden enimmäismäärät.
Jokaisen työntekijän huolen määrää on pyritty minimoimaan, ja jos työntekijä kokee työpaikalle siirtymisen aiheuttavan mitä tahansa ylimääräistä murhetta, etätyössä jatkaminen on mahdollista. Riskiryhmäläiset jatkavat joka tapauksessa edelleen työtä etänä.
– Työntekijöiden huolet ovat hyvin tavallisia. Riskiryhmään kuulumisesta on tullut paljon kysymyksiä, ja muun muassa kuumeen mittaamiseen ja tulkintaan liittyviä ohjeita on kaivattu usein, kertoo Larkio.
Autotehtaan asennuspisteillä työskentelyetäisyydet ovat koetuksella
Valmet Automotive heräsi koronakriisin vaikutuksiin keskimääräistä aikaisemmin. Yrityksen johtokunta kokoontui ensimmäiseen koronapalaveriin jo tammikuussa, jolloin koronavirukseen liittyvä maailmanlaajuinen huomio kohdistui vasta Kiinan Wuhanin alueeseen. Valmet Automotivella oli toki syytä aikaiseen reagointiin, sillä autotehtaan toiminta on riippuvaista mm. Wuhanin alueelta tulevista varaosatoimituksista. Tehtaalla pystytettiin työryhmät myös viruksen terveydellisten vaikutusten arviointiin hyvin aikaisessa vaiheessa.
Komponenttipula iskikin Uuteenkaupunkiin huhtikuun alussa, ja autotehdas suljettiin kuukaudeksi. Toukokuussa toiminta on jälleen käynnistynyt, ja töitä pyöritetään 3 000 työntekijän tehtaalla nyt tavallisen kahden vuoron sijaan yhdessä vuorossa.
Saman katon alla työskentelee kerralla 1 000 ihmistä, eikä kaikilla asennuspisteillä ole mahdollista noudattaa tiukimpia työskentelyetäisyyksiä. Työskentely tehtaassa on kuitenkin tarkkaan suunniteltua, ja turvavälineiden, kuten hengityssuojaimien, käyttö on jo kaikille arkipäivää.
– Lähtökohta on se, että kaikesta tehdään hyvin näkyvää ilman minkäänlaista piilottelua. Ihmisten käyttäytyminen muuttuu pikkuhiljaa, kun kaikesta tehdään näkyvää. Hengityssuojaimien käytöstä ei ole tarvinnut käydä keskusteluja, vaan sosiaalinen paine on hoitanut asian, kertoo Valmet Automotiven henkilöstöjohtaja Tomi Salo.
Ainakin tähän mennessä isolla tehtaalla on varotoimissa onnistuttu hyvin. Fokus toiminnassa on ollut vahvasti tartuntojen estämisessä. Erillinen koronapuhelin lanseerattiin myös jo aikaisessa vaiheessa. Sen kautta työntekijöillä on ollut mahdollisuus esittää erilaisia koronatilanteeseen ja ohjeistukseen liittyviä kysymyksiä, joihin työkykykoordinaattori Minna Lindell on vastannut.
Varmalaisten tyytyväisyys ja tehokkuus on kasvanut etätyössä
Varman koronareagointi käynnistyi käsienpesuun ja tartuntojen ehkäisyyn liittyvällä informoinnilla helmikuun puolivälin jälkeen. Etätyösuositus tuli voimaan muutamaa viikkoa myöhemmin, ja hallituksen julkaistua koronalinjauksensa koko henkilöstö siirtyi Salmisaaren-toimipisteestä etätyöhön. Vapaa etätyömahdollisuus on ollut varmalaisten käytössä jo aiemmin, joten asiantuntijatyön suorittaminen etänä oli suurimmalle osalle tuttua.
Säännöllinen viestintä ja selkeät, ajantasaiset ohjeet on koettu keskeisen tärkeiksi myös Varmassa, ja viestintää onkin tehty kattavasti eri kanavissa sekä sisäisesti että ulkoisesti. Asiakkaille suunnattu ja jatkuvasti päivitettävä koronainfo on löytynyt varma.fi-sivujen etusivuilta koko kriisin ajan samoin kuin henkilöstölle suunnattu tietopaketti intrasta.
Varman vuosittaista henkilöstötutkimusta täydentää kaksi kertaa vuodessa tehtävä pulssikysely. Mielenkiintoista on, että kaikissa pulssikyselyn aiheissa on tapahtunut positiivista kehitystä koronakriisin aikana. Epävarmuuden kokemusta on kyselyn mukaan esiintynyt kriisiaikana eniten esihenkilöiden keskuudessa, joka voi kertoa mm. esimiehille kohdistuneista uudenlaisista paineista sellaisessa tilanteessa, josta ei ole aiempaa kokemusta.
– Yli 90 prosenttia varmalaisista vastasi viimeisimpään pulssikyselyyn. Parhaat tulokset saimme kysymykseen siitä, ovatko työntekijät saaneet riittävästi tietoa ja ohjeistusta koronaviruksen aiheuttamassa poikkeustilanteessa. Se on tulos, joka tuntuu hyvältä, koska olemme panostaneet niin paljon juuri viestintään ja ohjeistamiseen, sanoo HR:stä, viestinnästä ja vastuullisuudesta vastaava johtaja Katri Viippola.
Kesän aikana työt Varmassa jatkuvat pääosin etänä. Satunnainen työskentely toimistolla on kuitenkin mahdollista. Kesäajan työskentelystä on laadittu intraan kattava ohjeistus ja tästä tehty lyhyempi pikaohje on lähetetty myös jokaisen varmalaisen sähköpostiin.
Syksyllä on näillä näkymin odotettavissa laajempi Salmisaareen paluu, jolloin myös työpaikkaruokala avautunee uudelleen. Tällöinkin työpaikalle paluun on tarkoitus tapahtua porrastetusti, eivätkä kaikki varmalaiset ole toimistolla samanaikaisesti. Tautitilannetta seurataan kuitenkin tarkasti ja syksyllä voidaan jatkaa myös kesän linjausten mukaisesti tai siirtyä uudelleen koko kevään käytössä olleeseen täyteen etätyöhön.