Hyresgäst i bostad och affärslokal

På vilka grunder och i vilket syfte behandlar Varma mina uppgifter?

Varma bedriver hyresverksamhet som en del av sin placeringsverksamhet. Vi behandlar och upprätthåller personuppgifter för att verkställa avtalsförbindelser eller vidta åtgärder före avtal i samband med uthyrning av affärslokaler och bostäder, samt för att sköta rättigheter och skyldigheter i samband med fastighetsadministration. Realia Management Oy fungerar som Varmas partner inom uthyrning och underhåll av bostäder.

Realia behandlar och lagrar för Varmas räkning personuppgifterna för Varmas bostadshyresgäster under den tid som behövs för att en hyresrelation ska uppstå mellan Varma och hyresgästen.

Lindorff Oy fungerar som Varmas partner för inkassotjänster gällande bostädernas hyresfakturor och fakturor för fastighetsadministration.

Lindorff Oy behandlar och lagrar för Varmas räkning personuppgifter för Varmas bostads- och affärslokalhyresgäster samt fastighetsadministration för att sköta inkassotjänster gällande hyresfakturor och fakturor för fastighetsadministration.

I detta uppdrag upprätthåller och behandlar vi personuppgifter för bostadssökande och hyresgäster samt personuppgifter gällande fastighetsadministration. Dina uppgifter behandlas i följande ärenden och åtgärder:

  • upprätthållande av hyresavtalsrelation för affärslokal eller bostad (inkl. marknadsföring)
  • kontroll av kredituppgifter med stöd av kreditupplysningslagen för att säkerställa betalningsförmågan
  • upprätthållande och utveckling av kundrelation för affärsfastighet (inkl. marknadsföring)
  • fastighetsadministration

Vi behandlar endast dina personuppgifter i ovannämnda syften. Personuppgifter behandlas i marknadsföringssyfte på det sätt som beskrivs i Varmas dataskyddsbeskrivning för marknadsföring och kundkommunikation.

Vilka uppgifter som rör mig behandlar Varma?

För att sköta hyresavtalsrelation för affärslokaler eller bostäder har Varma uppgifter om dig i följande personuppgiftskategori:

  • uppgifter om hyresavtal
  • basuppgifter samt uppgifter för kontakt och identifiering
  • uppgifter om betalning av hyra och garantier
  • uppgifter om hyresgaranti såsom dess betalning
  • uppgifter om fastighetsadministration

Nedan en mer detaljerad beskrivning av innehållet i dessa uppgifter:

  • uppgifter om hyresavtal, hyrestid, uppgifter om hyra, eventuella separata avgifter t.ex. avgift för el, uppgifter om hyresgranskning och uppgifter om hyresobjektet/bostaden
  • basuppgifter samt uppgifter för kontakt och identifiering, såsom namn, personbeteckning, adress, postnummer, telefonnummer, e-postadress
  • uppgifter om betalning av hyra och garantier, såsom betalningshistoria 

Av vem får Varma de uppgifter som behövs för att sköta mina ärenden?

  • hyresansökningsblanketten
  • Realia Group Oy
  • Lindorff Oy
  • allmänna kunddatabaser

Ovannämnda aktörer är bundna av de sekretessklausuler som gäller dem. De får endast överlåta de uppgifter som behövs för att sköta ditt ärende till Varma, i enlighet med sina sekretessregler.

  • leverantörer av Varmas telefon- och chatservice

Hur länge lagrar Varma mina uppgifter?

Varma lagrar dina uppgifter för att sköta hyresavtalsrelationen för affärslokal och bostad. Varma är skyldig att lagra uppgifter om avtalsrelationer under en viss förutbestämd tid samt bokföringsuppgifter som hänför sig till dessa avtalsrelationer under en tid som fastställs i bokföringslagen. Dina uppgifter lagras endast under den tid som fastställts för skötandet av hyresavtalsrelationen för affärslokal och bostad. När den fastställda tiden har löpt ut, avlägsnar vi dina uppgifter ur Varmas datasystem. De fastställda tiderna är:

  • uppgifter om hyresavtal och fakturering av fastighetsadministration: minst 6 år efter utgången av det år, då räkenskapsperioden upphört
  • uppgifter om hyresavtal och fakturering av fastighetsadministration som hänför sig till beskattning; minst 10 år efter att räkenskapsperiodens slut
  • samtalsinspelningar 6 kalendermånader
  • chatservicedata: 1 månad och sju dagar

Till vem får Varma utlämna mina uppgifter?

  • Realia Group Oy
  • Lindorff Oy

Vilka säkerhetsåtgärder och metoder använder Varma för att skydda mina personuppgifter?

Personuppgifter får endast behandlas av behöriga personer enligt systemet för behörighetshantering. Tillgången till personuppgifter, utrustning och servrar begränsas till de personer, vars arbetsuppgifter förutsätter dessa behörigheter. Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt enligt lag och har dessutom undertecknat en separat sekretessförbindelse.

För tjänsterna kan även underleverantörer anlitas. Underleverantörerna omfattas av samma tystnadsplikt och sekretessförbindelser som Varmas personal. 

Personalen har fått anvisningar för behandling av personuppgifter, de utbildas och testas i att förstå och förebygga risker som hotar registeruppgifterna. 

Iakttagande av principerna för behandling av personuppgifter påvisas i interna och externa revisioner samt genom dokumentering av den egna verksamheten.

Datasäkerheten i Varmas interna datanät är hög. När personuppgifter överförs i det allmänna nätet används trygg, lämplig krypteringsteknik. Konfidentiella uppgifter krypteras med olika tekniska metoder när de överförs via det offentliga datakommunikationsnätet. Serverdatorerna som behandlar uppgifterna finns i passerkontrollskyddade datacentraler med säkerhetssystem och personuppgiftsregistren separeras från de offentliga datanätverken med hjälp av tekniska säkerhetsåtgärder. Personuppgifterna förvaras i skyddade lokaler. 

Uppgifterna säkerhetskopieras regelbundet och användning av uppgifterna följs upp via loggdata för att utveckla tjänsterna och utreda eventuella felsituationer samt missbruk.

Handläggningssystemens och tjänsternas konfidentialitet, integritet, tillgänglighet, tillgång på uppgifter och motståndskraft garanteras med olika system och metoder såsom dataskyddsuppdateringar och systemrevisioner.

Hos tjänsteföretag som sköter databehandlingsuppgifter baserar sig behandlingen av uppgifter på avtal och de användarrättigheter som beviljas och övervakas av Varma.

Överförs och behandlas mina uppgifter utanför EU/ETA-området?

Dina uppgifter utlämnas inte utanför EU- eller ETA-området.

Används mina uppgifter som grund för automatiserade beslut eller profilering?

Nej.

Hur kan jag få mer information om behandlingen av mina personuppgifter?

Om du vill ha mer information om behandlingen av personuppgifter på Varma, vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

Har jag rätt att få information om de personuppgifter som rör mig?

Du har rätt att få bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas av Varma eller inte. Ifall vi behandlar dina personuppgifter, har du rätt att få en kopia på de uppgifter som behandlas. Vänligen skicka din begäran om information via formulär för begäran om personuppgifter.

Vi sänder dig uppgifterna inom en månad från att vi har mottagit din begäran. Leveranstiden kan förlängas med högst två månader i vissa situationer. Om leveranstiden förlängs, meddelar vi dig om detta inom en månad från att vi har mottagit din begäran. Hur gör jag för att komplettera eller rätta mina personuppgifter? Om du märker en brist eller ett fel i de personuppgifter som vi levererat, har du rätt att be om komplettering eller rättelse av dina uppgifter. Detsamma gäller föråldrade uppgifter. Vänligen skicka din begäran om komplettering eller rättelse via skyddad e-post.

Har jag rätt att begära att mina personuppgifter raderas?

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare raderar t.ex. föråldrade uppgifter som rör dig. Uppgifterna måste då raderas utan dröjsmål, då ingen grund för behandling längre finns. Denna rätt gäller i situationer då personuppgifterna inte längre behövs för de syften, för vilka de samlades in, eller om du tar tillbaka ditt samtycke till behandling av uppgifterna och behandlingen grundade sig på samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, och uppgifterna inte behöver lagras enligt lag.

Rätten att kräva radering av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen gäller inte i situationer då uppgifterna måste lagras enligt lag eller om uppgifterna måste lagras för att uppgöra, framföra eller försvara ett rättsligt anspråk. 

Det är alltså inte möjligt att radera uppgifterna på begäran under den tid då de måste lagras i ovannämnda situationer.

Vi raderar dock dina personuppgifter utan separat begäran efter att den fastställda lagringstiden har löpt ut.

Kan jag kräva att mina personuppgifter flyttas till ett annat system?

Om den automatiska hanteringen av dina uppgifter bygger på ditt samtycke eller ett avtal som gjorts med dig, har du rätt att få ut uppgifterna som rör dig själv. Det gäller endast uppgifter som du själv lämnat till Varma. Du kan om du så önskar flytta sådana uppgifter till en annan registeransvarig. Vi levererar uppgifterna i gängse använd elektronisk form.

Kan jag förbjuda eller begränsa behandlingen av mina personuppgifter?

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare begränsar behandlingen av dina uppgifter i vissa situationer. Med begränsning av behandling menas att en anteckning om begränsad senare behandling görs för de lagrade uppgifterna. Trots detta kan dina uppgifter fortfarande lagras. Du får ett meddelande innan begränsningen avlägsnas. Du kan använda denna rätt t.ex. om du bestrider uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Behandlingen begränsas under den tid som krävs för att bekräfta uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Du har dessutom rätt att motsätta dig direkt marknadsföring (inklusive profilering), om dina uppgifter används i direkt marknadsföring.

Kan jag motsätta mig direktmarknadsföring?

Ja. – Du har rätt att motsätta dig direkt marknadsföring om dina uppgifter används för direkt marknadsföring.

Hos vem kan jag överklaga behandlingen av mina personuppgifter?

Om Varma vägrar att utföra åtgärder enligt din begäran, meddelar vi dig det lagbaserade skälet till vårt negativa svar omedelbart och senast inom en månad från att vi mottagit din begäran. Om du har fått ett negativt svar på din begäran av Varma, kan du ta ditt ärende till dataombudsmannen för behandling. Vårt svar innehåller kontaktuppgifterna till dataombudsmannen. Du har möjlighet att överklaga dataombudsmannens beslut till förvaltningsdomstolen i enlighet med förvaltningsprocesslagen. Dataombudsmannens beslut innehåller besvärsanvisning med anvisningar för hur besvär ska anföras hos förvaltningsdomstolen.

Hur kan jag kontakta Varma?

Vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

På vilken rättslig grund baserar sig detta register över behandling?

Detta register över behandling baserar sig på kraven i EU:s dataskyddsförordning.

© Ömsesidiga arbetspensionsförsäkringsbolaget Varma

(function (w, d, s, l, i) { w[l] = w[l] || []; w[l].push({ 'gtm.start': new Date().getTime(), event: 'gtm.js' }); var f = d.getElementsByTagName(s)[0], j = d.createElement(s), dl = l != 'dataLayer' ? '&l=' + l : ''; j.async = true; j.src = '//www.googletagmanager.com/gtm.js?id=' + i + dl; f.parentNode.insertBefore(j, f); })(window, document, 'script', 'dataLayer', 'GTM-MJL5CR'); (function(w, t, f) { var s='script',o='_giosg',h='https://service.giosg.com',e,n;e=t.createElement(s);e.async=1;e.src=h+'/live/'; w[o]=w[o]||function() {(w[o]._e=w[o]._e||[]).push(arguments)} ;w[o]._c=f;w[o]._h=h;n=t.getElementsByTagName(s)[0];n.parentNode.insertBefore(e,n); })(window,document,3860); (function(h,o,t,j,a,r){ h.hj=h.hj||function(){(h.hj.q=h.hj.q||[]).push(arguments)}; h._hjSettings={hjid:928553,hjsv:6}; a=o.getElementsByTagName('head')[0]; r=o.createElement('script');r.async=1; r.src=t+h._hjSettings.hjid+j+h._hjSettings.hjsv; a.appendChild(r); })(window,document,'https://static.hotjar.com/c/hotjar-','.js?sv='); var _vwo_code = (function () { var account_id = 65925, settings_tolerance = 2000, library_tolerance = 2500, use_existing_jquery = false, // DO NOT EDIT BELOW THIS LINE f = false, d = document; return { use_existing_jquery: function () { return use_existing_jquery; }, library_tolerance: function () { return library_tolerance; }, finish: function () { if (!f) { f = true; var a = d.getElementById('_vis_opt_path_hides'); if (a) a.parentNode.removeChild(a); } }, finished: function () { return f; }, load: function (a) { var b = d.createElement('script'); b.src = a; b.type = 'text/javascript'; b.innerText; b.onerror = function () { _vwo_code.finish(); }; d.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(b); }, init: function () { settings_timer = setTimeout('_vwo_code.finish()', settings_tolerance); var a = d.createElement('style'), b = 'body{opacity:0 !important;filter:alpha(opacity=0) !important;background:none !important;}', h = d.getElementsByTagName('head')[0]; a.setAttribute('id', '_vis_opt_path_hides'); a.setAttribute('type', 'text/css'); if (a.styleSheet) a.styleSheet.cssText = b; else a.appendChild(d.createTextNode(b)); h.appendChild(a); this.load('//dev.visualwebsiteoptimizer.com/j.php?a=' + account_id + '&u=' + encodeURIComponent(d.URL) + '&r=' + Math.random()); return settings_timer; } }; }()); _vwo_settings_timer = _vwo_code.init(); var _paq = _paq || []; /* tracker methods like "setCustomDimension" should be called before "trackPageView" */ _paq.push(["setCookieDomain", "*.varma.fi"]); _paq.push(["setDomains", ["*.varma.fi"]]); _paq.push(['trackPageView']); _paq.push(['enableLinkTracking']); (function() { var u="//piwik.varma.fi/piwik/"; _paq.push(['setTrackerUrl', u+'piwik.php']); _paq.push(['setSiteId', '1']); var d=document, g=d.createElement('script'), s=d.getElementsByTagName('script')[0]; g.type='text/javascript'; g.async=true; g.defer=true; g.src=u+'piwik.js'; s.parentNode.insertBefore(g,s); })();