Mindre onödigt arbete förbättrar konkurrenskraften och belönar alla.
– I många företag ger en ökning av arbetstiden endast upphov till mer halvfärdigt arbete och syns inte alls i kundfördelar eller en större omsättning, säger Tomi Järvinen från Business Excellence Finland som jobbar med att lösa s.k. flaskhalsar i produktionen.
Mängden halvfärdigt arbete är ett av de tecken på ineffektivitet som det går att råda bot på genom Lean-verksamhet.
Det Lean-koncept som Järvinen och hans kollega Päivi Strömmer förespråkar bidrar till att reducera sådan verksamhet som inte tillför värde. Filosofin om hur man hanterar resurser och eliminerar slöseri föddes inom industrin, men den lämpar sig lika bra för servicebranschen och den offentliga sektorn.
Improduktiv verksamhet finns överallt. Många företag deloptimerar bitar av leveranskedjan, då det skulle löna sig för dem att optimera hela kedjan. Man fäster för stor vikt vid de egna processerna och kostnaderna, då fokus borde ligga på att möta kundbehovet.
– Till och med olika bonusprovisioner leder till partiell optimering. Många får bonusar för att de omedvetet gräver en grop åt andra, säger Päivi Strömmer.
Blädderblock till hjälp
Syftet med Lean är att förbättra konkurrenskraften och uppnå kostnadsbesparingar, t.ex. genom att halvera leveranstiden.
Det går bra att göra upp en förändringskarta på ett blädderblock. Det som behövs är inte investeringar i system för verksamhetsstyrning, utan att synliggöra den nuvarande verksamheten. Beskrivningen kan t.ex. avslöja att en produkt med en total leveranstid på sex veckor ligger fyra veckor och bara väntar på åtgärder.
– Beskrivningen av processen lyfter fram eventuella flaskhalsar och andra bistra omständigheter, som organisationen kämpar med varje dag. Ibland kommer en del av dessa sakförhållanden som en överraskning också för ledningen, säger Strömmer.
Då de fakta som lyfts fram omvandlas till onödiga kostnader, klarnar också deras storleksklass. Spillkostnaderna kan i värsta fall utgöra tiotals procent av kostnaderna för hela verksamheten.
Börja från början av kedjan
Ofta finns det redan i början av leveranskedjan sådant som kunde förbättras.
– Av bristfälliga beställningar framgår inte exakt vad som ska levereras till kunden. En sådan order går inte framåt i processen, eftersom den inte kan genomföras med de uppgifter som finns att tillgå, säger Tomi Järvinen.
I företagets värdekedja förekommer på många ställen liknande flaskhalsar, som förhindrar att kundbehovet uppfylls snabbt och kostnadseffektivt. Därför är det viktigt att man förstår kedjan som helhet.
När företaget har kedjan i skick, vinner alla parter. Kunden får bättre service, företagets konkurrenskraft stärks och kostnaderna minskar.
Personalen mår också bättre, då de anställda kan koncentrera sig på sådant arbete som skapar värde, säger Päivi Strömmer.
Text: Risto Pennanen
Foto: Junnu Lusa
Läs mer om Business Excellence Finland
Läs hela Varma-tidningen (pdf)