Itseohjautuva tiimi saa aikaan enemmän

Itse- ja yhdessäohjautuvat tiimit ovat ajankohtainen puheenaihe suomalaisessa työelämässä. Toimintamallin ehkä tunnetuin esikuva maailmassa on hollantilainen hoivayhtiö Buurtzorg, jonka perustaja Jos de Blok oli pääesiintyjänä Varman ja Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö Itlan webinaarissa.

Kiinnostuksesta aihepiiriin kertoo, että webinaarilla oli runsaat 2 000 seuraajaa eri puolilla Suomea.

Vuonna 2006 Buurtzorgin toiminnan käynnistänyt de Blok kertoi, että vanhustenhoitotyötä tehdään 10–12 hengen tiimeissä, joilla ei ole vetäjää.

– Tiimit päättävät yhdessä itse, keitä palkkaavat työkavereikseen ja miten työ järjestetään, videoyhteyden kautta puhunut de Blok tiivisti.

Hänen mukaansa sitoutuminen ja vastuu ovat suurempia, kun hoitajat ovat itse päättämässä työstään.

– Hoitohenkilökunta on ammattilaisia, joihin voi luottaa. He tietävät parhaiten, miten hyvää hoitoa annetaan.

15 000 työntekijää, vain kaksi johtajaa

Buurtzorg on kasvanut Hollannissa nopeasti. Nykyään sillä on jo 950 tiimiä ja 15 000 työntekijää. Tiimien tukena toimii 21 valmentajaa, jotka auttavat tarvittaessa työn kehittämisessä. Johtajia hoivayhtiössä on vain kaksi.

– Yritämme välttää hierarkiaa, de Blok perusteli.

Hänen mukaansa itseohjautuvasta tavasta tehdä työtä hyötyvät niin asiakkaat, työntekijät kuin yhteiskuntakin. De Blok viittasi Ernst & Youngin tekemään selvitykseen, jonka mukaan Buurtzorgin malli on tuonut Hollannin terveydenhoitoalalle 40 prosentin säästöt. Tämä perustuu siihen, että sama työ pystytään tekemään vähemmällä tuntimäärällä.

Tehokkuus ei ole kuitenkaan lisännyt asiakkaiden tyytymättömyyttä tai henkilöstön stressiä, päinvastoin.

– Asiakkaiden ja henkilöstön tyytyväisyys ovat kyselyjen mukaan huippuluokkaa. Buurtzorg on valittu peräti viisi kertaa Hollannin parhaaksi työnantajaksi.

Itseohjautuvuus toimii kaikilla aloilla

De Blokin mukaan tehokkuus perustuu myös siihen, että asiakkaan tarpeet selvitetään laajasti eikä vain terveydentilan osalta.

– Toimintamalliimme kuuluu oleellisesti asiakkaan tilanteen kokonaisvaltainen arviointi. Asiakkaan terveydentilan lisäksi hoitajan on ymmärrettävä myös esimerkiksi hänen perhetaustansa.

Laajasta ja yhteisöllisestä lähestymistavasta kertoo myös hoivayrityksen nimi. Vapaasti käännettynä Buurtzorg tarkoittaa naapurista huolehtimista.

Viime vuosina hoivayhtiö on laajentanut toimintaansa esimerkiksi nuoriso-, äitiys ja mielenterveyspalveluihin.

– Samat periaatteet pätevät itseohjautuvuudessa kaikilla toimialoilla, de Blok vakuutti.

Hollannin ohella Buurtzorgin toimintamalli on otettu käyttöön 24 muussa maassa. De Blokin mielestä oleellista onnistumiselle on oikeanlainen motivaatio.

– Täytyy olla aidosti halua parantaa terveydenhoitoa ja luoda henkilöstölle hyvä työpaikka. Myös talouden päälle on ymmärrettävä. Järjestelmän on oltava sellainen, että yhteiskunnalla on siihen varaa.

Kelalla itseohjautuvuudesta hyviä kokemuksia

Webinaarissa kuultiin kaksi esimerkkiä, joissa itse- ja yhdessäohjautuvia toimintatapoja on lähdetty kokeilemaan myös Suomessa Buurtzorgin kokemusten innoittamana.

Kelan etuuskäsittelypäällikkö Anne Isoniemi kertoi Kelaan perustetusta moniammatillisesta tiimistä, joka palvelee nuoria asiakkaita etuusasioissa. Yksittäisten päätösten sijaan tiimi auttaa nuorta kokonaisvaltaisesti avaamaan polkuja kohti opiskelu- ja työelämää.

– Työn tekemisen pääajatuksena on itseohjautuvuus. Tiimi suunnittelee työnsä itse ja vastaa tavoitteellisuudesta. Henkilökohtaisia tavoitteita ei ole, ne ovat tiimikohtaisia, Isoniemi sanoi.

Itseohjautuvuus edellyttää hänen mukaansa luottamusta omaan ja kollegojen tekemiseen, haluun tehdä asioita hyvin ja valmiuteen johtaa omaa toimintaa. Myös hyvä vuorovaikutus ja rakentava palaute ovat tärkeitä.

Isoniemen mukaan tiimillä ei ole kiveen hakattua toimintaohjetta, sillä toimintaa halutaan kehittää kaiken aikaa. Työssä korostuu ratkaisukeskeisyys. Se tarkoittaa myös vapautta tehdä asioita lupaa kysymättä lainsäädännön antamien rajojen puitteissa.

Valmentava ja mahdollistava johtaminen korostuu

Itseohjautuvaa yhteispeliä -julkaisun toimittaja, Muutoskuiskaaja Kati Toikka, joka nykyään työskentelee Järvenpään kaupungilla kehittämispäällikkönä, kertoi kaupungin kotihoidossa toteutetusta pilottihankkeesta, jonka kantavana ajatuksena on ollut tiimien itseohjautuvuus.

Toikka on perehtynyt laajemminkin itseohjautuvuuden vaikutuksiin johtamiseen. Oman toimensa ohella hän toimii muutoskuiskaajana, joka auttaa uudistamaan organisaatioiden keskustelukulttuuria arvostavan vuorovaikutuksen avulla.

– Itseohjautuvuusajattelun myötä johtamisessa on tapahtumassa ajattelutavan muutos. Se vie kohti jaettua johtajuutta, jossa ideat ja ratkaisut syntyvät työyhteisössä, sen keskinäisessä vuorovaikutuksessa ja toiminnallisissa rakenteissa, Toikka mainitsi.

Hänen mukaansa muutos ei kuitenkaan tarkoita johtamisen merkityksen katoamista. Johtaminen vain muuttaa muotoaan ja sisältöään arjessa.

– Jatkossa korostuu valmentava ja mahdollistava johtaminen. Se tarkoittaa käytännössä, että yhdessä ajattelu ja oppiminen ovat esimiehelle tärkeämpiä kuin asioiden hallinta tai omien ideoiden läpivienti.

Toikan mukaan esimiehen kannattaa keskittyä siihen, miten hän saa työyhteisön jäsenet viestimään ja luomaan uutta keskenään. Näin hän johtaa enemmän tekemisen muotoa kuin sen sisältöä.

– Valmentava esimies auttaa tiimiä saavuttamaan tavoitteita ja mahdollistaa onnistumisia. Hän ei kuitenkaan tiedä tiimin jäseniä paremmin, miten tavoitteet saavutetaan. Hyvä johtaja pystyy kyseenalaistamaan omaa ajatteluaan ja on utelias oppimaan uutta.

Webinaari järjestettiin Varman ja Itla yhteistyönä. Kuvassa vasemmalta Jari Hakanen, Marika Tammeaid, 
Anne Isoniemi, Mari Hirvonen, Petri Virtanen, Kati Toikka, Minna-Mari Kajava, Pauli Forma ja Jyri Juusti.

Jokainen voi tuunata työtään

Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen nosti esille työn tuunauksen, jolla tarkoitetaan oman työn muokkaamista itselle mielekkäämmäksi. Hän huomautti, että useimmissa työtehtävissä on mahdollista vaikuttaa ainakin jonkin verran työn sisältöön tai työtapoihin.

–Tuunaaminen tarkoittaa työn rajojen ja sisältöjen muokkaamista. Voisinko esimerkiksi tehdä jotakin uudella tavalla tai sisällyttää työhön enemmän tai vähemmän tehtäviä?

Hakanen korosti, että työn tuunaamisen ei tarvitse olla suurta. Usein jo pienet ja tolkulliset asiat lisäävät työn imua.

– Tarkoitus ei ole muuttaa työtä sinänsä, vaan omaksua uusia näkökulmia työntekoon ja ravistella rutiineja.

Hakasen mielestä tuunaaminen on mahdollista, oli sitten kyse itseohjautuvasta tai perinteisemmällä mallilla toimivasta työpaikasta.

Yksi tapa on hakea oppimisen elämyksiä esimerkiksi opettelemalla uusi taito tai osallistumalla uuteen projektiin. Työpaikalla voi myös hyödyntää omia kykyjään ja kiinnostuksen kohteita uusilla tavoilla.

Hakanen on tutkinut paljon työn imuun liittyviä asioita. Hän sanoi, että työn tuunaamisesta on paljon tutkittuja hyötyjä. Motivoitunut ja työstään nauttiva työntekijä voi paremmin. Työnantajakin hyötyy hyvästä työsuorituksesta.

Hakanen korosti myös vuorovaikutuksen merkitystä. Läsnäoloon kannattaa panostaa kiireidenkin keskellä. Kollegojen kanssa on hyvä vaihtaa ajatuksia.

– Erityisesti näin korona-aikana suhteet työkavereihin kannattaa pitää elävinä. Myös esihenkilön kanssa on hyvä jutella ja pitää kynnys yhteydenottoon matalana.