Meistä jokainen on varmasti joskus istunut turhassa tai huonosti valmistellussa kokouksessa. Varman työkulttuuriryhmä on haastanut varmalaisten palaverikäytännöt ja koonnut yhteen hyvän palaverin ainekset. Näiden palaverivinkkien jälkeen kenenkään ei tarvitse ihmetellä kokouksen tarkoitusta tai venyä pitkittyneissä kokouksissa. Näin onnistut:
Agenda etukäteen
Kaikki lähtee agendasta. Asialistan lähettäminen hyvissä ajoin etukäteen antaa osallistujille mahdollisuuden valmistautua kokoukseen. Valmistautuneet osallistujat osallistuvat paremmin keskusteluun ja kokoukset myös sujuvat sutjakammin. Muistetaan myös kokouksen aikana pysyä agendassa.
Oikea kokoonpano
Kutsutaan kokoukseen vain ne henkilöt, joiden olisi hyvä olla kuulemassa ja keskustelemassa aiheesta. Ketään ei tarvitse kutsua palaveriin varmuuden vuoksi.
Varataan sopivasti aikaa
Kokousta varatessa tulisi miettiä, kuinka paljon aikaa vaaditaan asian käsittelyyn. Riittäisikö sittenkin 45 minuutin sijasta puoli tuntia? Pidetään myös aikataulusta kiinni – palaveri päättyy ajallaan tai kun agenda on käsitelty.
Vuoden alussa Varmassa tehtiin muutos Outlookin kalenteriasetuksiin ja nykyään varatessa tunnin mittaista palaveria, palaverin todelliseksi kestoksi tulee oletuksena 50 minuuttia. Muutoksen ansiosta ehtii paremmin valmistautua seuraaviin kokouksiin ja tauottamaan työtään.
Vuorovaikutus etäpalaverissa
Etänä työskentely on muuttanut vuorovaikutusta kokouksissa. Kokouksiin olisi hyvä liittyä kamera päällä ja tervehtiä muita, minkä jälkeen mikrofonin voi ottaa pois päältä. Puhutaan vuorotellen keskeyttämättä toisia ja keskitytään juuri kyseiseen palaveriin.
Yhteenveto ja jatkosta sopiminen
Ennen kokouksen päättymistä koollekutsuja tekee yhteenvedon kokouksessa käsitellyistä asioista ja kertoo, miten työskentelyä jatketaan. Kokouksen lopussa on hyvä sopia esimerkiksi kokousmuistion jakamisesta ja tarvittavista jatkopalavereista.
Toimivilla palaverikäytännöillä varmistetaan ketterä meininki ja tehokas ajankäyttö. Toimivista palaverikäytännöistä hyötyvät kaikki, kun ajankäyttö ja työnteko tehostuu sekä työssä jaksaminen paranee. Olemme Varmassa osa mieletöntä muutosta – myös palaverikäytäntöjen osalta.