Varma Asiointi -palvelun käyttöehdot (Ehdot)

Varma Asiointi -palvelu (Palvelu) on Keskinäisen työeläkevakuutusyhtiön Varman (Varma) tuottama digitaalinen asiointipalvelu, jossa Varman vakuutuksenottajana oleva yrittäjä ja työnantaja, sekä vakuutettu yksityishenkilö (Asiakas) voi hoitaa työeläkeasioitaan.

Palvelu on osa Varman verkkosivujen (Sivut) ja verkko- ja mobiilipalveluiden muodostamaa kokonaisuutta, jonka käyttö edellyttää, että Asiakas sitoutuu noudattamaan myös Varman Sivujen yleisiä käyttöehtoja. Tutustu yleisiin käyttöehtoihin.

Palvelun käyttö edellyttää, että Varman vakuutuksenottajana oleva asiakas on saanut Varmalta Palvelun käyttöoikeuden. Palvelu on käytettävissä sovitussa laajuudessa vakuuttamisen voimassaoloajan ja enintään niin kauan, kun vakuutuksen päättämiseen liittyviä toimia on välttämätöntä hoitaa Varmassa. Palvelun käyttö edellyttää vakuutetulta yksityishenkilöltä suomalaista henkilötunnusta.

Palvelun käyttäminen edellyttää Asiakkaan tunnistautumista. Asiakas tunnistautuu Palveluun Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta valitsemallaan vahvalla tunnistusvälineellä. Asiakkaalla on oltava tunnistautumiseen henkilökohtainen vahva tunnistusväline, mobiilivarmenne, tai henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, tai eIDAS-tunnistus. Ulkomaalainen Asiakas voi tunnistautua Palveluun myös käyttämällä Digi- ja väestötietoviraston Finnish Authenticator -palvelua.

Käyttöoikeus Palveluun on henkilökohtainen, eikä sitä saa luovuttaa toiselle. 

Varmassa vakuutettuna tai eläkkeen tai kuntoutusetuuden saajana oleva asiakas saa käyttöönsä Varma Asioinnin henkilöasiakkaiden verkkopalvelut, johon kirjautuessaan hän hyväksyy nämä Ehdot muilta osin, kuin Ehtojen verkkopalvelusopimusta koskevilta kohdin.

Asiakas tiedostaa ja hyväksyy sen, että Palvelussa käsitellään Asiakkaan luottamuksellisia tietoja.

Palvelu sisältää vakuutussalaisuuden piiriin kuuluvaa salassapidettävää tietoa Varman vakuutuksenottajasta, kuten tietoja asiakkaan työeläkemaksuista ja työtuloista, sekä salassapidettäviä henkilötietoja Varman vakuutetuista ja eläkkeensaajista, kuten tietoja ansioista ja eläkeoikeudesta. Palvelussa olevat eläkepäätöksiä koskevat tiedot voivat sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten työkykyä koskevia tietoja, joita on käsiteltävä erityisen huolellisesti.

Sekä vakuutuksenottajana oleva asiakas että Varma ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisterinpitäjiä, ja ne vastaavat kumpikin osaltaan henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen ja kulloinkin voimassa olevan ja soveltuvan tietosuojaa koskevan lain tai säädöksen (Tietosuojalainsäädäntö) perusteella. Varma hoitaa lakisääteisenä toimijana työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaista eläketurvaa. Varma käsittelee ja ylläpitää Asiakkaan henkilötietoja edellä mainitussa tehtävässä. Palvelu on osa työeläkevakuutusasiakkuutta.

Vakuutuksenottajana oleva asiakas toimii rekisterinpitäjänä, kun se hoitaa työeläkeasioita osana talous- ja henkilöstöhallintoaan ja käyttää Palvelussa olevia tietoja tässä tarkoituksessa. Asiakas sitoutuu toimiessaan rekisterinpitäjänä käsittelemään henkilötietoja Tietosuojalainsäädännön sekä edellä mainittujen tietojen käyttötarkoituksen mukaisesti. Palvelun sisältämiä henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja tehtävänsä perusteella. Tämä on huomioitava erityisellä tarkkuudella Palvelussa olevien henkilön työkykyyn liittyvien työeläketietojen kohdalla. Sama koskee myös Palvelussa olevia liikesalaisuuksia.

Lisätietoja Varman tekemästä Asiakkaan henkilötietojen käsittelystä löytyy Varman erikseen ylläpitämistä TYEL-vakuutettuja, YEL-vakuutettuja, eläkeasiakkaita tai kuntoutettavia sekä TyEL-yrityksen yhteyshenkilöitä koskevista informointimateriaaleista. Tutustu henkilötietojen käsittelyyn Varmassa.

Varmassa tehdään työkyvyttömyysriskin hallintaan liittyvää tutkimus- ja selvitystoimintaa. Palvelun tietoja voidaan tällöin käyttää tutkimus- ja selvitystoiminnassa anonyymisti. Tehtyjen tutkimusten ja selvitysten tuloksia voidaan hyödyntää Varmassa myös palveluiden ja toiminnan kehittämisessä, viestinnässä sekä markkinoinnissa.

Asiakas on vastuussa kaikista toimista, jotka on tehnyt Palvelussa asianmukaisesti tunnistettuna. Palvelussa tehtyjen toimien ja viestien sisällön katsotaan olevan sellaisia, jollaisina ne ovat tallentuneet Varman tietojärjestelmään.

Asiakas vastaa siitä, ettei lähetä mitään lainvastaista tai epäasiallista materiaalia Palveluun ja vakuuttaa, ettei viestintä Palvelussa loukkaa kenenkään yksityisyydensuojaa.

Varmalla on oikeus rajoittaa tai lopettaa Asiakkaan Palvelun käyttö tai poistaa käyttöoikeuksia, jos Palvelua käytetään näiden Ehtojen, lainsäädännön, tietoturvan tai viranomaismääräysten vastaisesti.

Asiakas antaa Ehdot hyväksymällä yleisen suostumuksensa siihen, että Varma saa toimittaa viestejä, ilmoituksia, Asiakkaan kuulemisia ja tiedoksiantoja Palveluun. Tällöin näitä asiakirjoja ei toimiteta enää ensisijaisesti postitse Asiakkaalle.

Sähköinen viesti katsotaan toimitetuksi heti ja tiedoksianto katsotaan toimitetuksi Asiakkaalle kolmantena päivänä siitä, kun se on toimitettu Palveluun.

Asiakas vastaa siitä, että käyttäjät säilyttävät tunnistautumistietoja erillään ja huolellisesti siten, etteivät ne joudu ulkopuolisen haltuun. Asiakas vastaa vahingoista, joita tunnistautumistietojen luvaton käyttö mahdollisesti aiheuttaa Varmalle, asiakkaalle tai sivulliselle siihen asti, kunnes tunnusten myöntäjä on estänyt tunnusten käytön.

Jos Asiakas on säilyttänyt tunnistautumistietojaan huolimattomasti tai muutoin menettelyllään myötävaikuttanut tunnistautumistietojen joutumiseen sivullisen haltuun, asiakas vastaa Varmalle aiheutuneesta vahingosta.

Varma vastaa lakisääteistä tehtävää hoitaessaan Palvelun toimivuudesta ja varmistaa Palvelussa olevien tietojen oikeellisuuden. Palvelussa oleva tieto on osin yleisluontoista, eikä Varma voi taata tietojen soveltuvuutta tiettyyn yksittäistapaukseen.

Varma ei vastaa mistään Palvelun toimimattomuudesta aiheutuneesta vahingosta. Varma ei vastaa vahingoista tai kuluista tai menetyksestä, jotka aiheutuvat Palvelun käytöstä tai käytönestymisestä tai näihin liittyvästä vahingosta. Varma ei myöskään vastaa Asiakkaan tai kolmannen osapuolen mahdollisten tietoliikennehäiriöiden, tietojärjestelmävirheiden, haitallisten ohjelmien tai tietoturvariskien aiheuttamista vahingoista. Varma ei takaa, että Palvelu toimii keskeytyksettä tai virheettömästi.

Palvelun kautta voidaan tarjota myös yhteyksiä (linkkejä) kolmansien osapuolien palveluihin. Varma ei vastaa tällaisten ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelujen sisällöstä, saatavuudesta eikä ulkopuolisten antamien tietojen oikeellisuudesta.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle käyttäjän vastuulla. Varma ei vastaa vahingosta, joka Asiakkaalle aiheutuu viestien viivästymisestä, katoamisesta, vahingoittumisesta tai väärinohjautumisesta.

Palvelussa olevia tietoja vakuutuksenottajana olevan asiakkaan lukuun käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia. Vakuutuksenottajana olevan asiakkaan vastuulla on ohjeistaa näitä henkilöitä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevissa asioissa. Vakuutuksenottajana oleva asiakas vastaa Palveluun antamistaan käyttöoikeuksista ja kaikista Palvelussa tekemistään toimista.

Varma ja Asiakas vastaavat kumpikin osaltaan asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein henkilötietojen tietoturvasta estääkseen henkilötietojen ja muiden asiakastietojen luvattoman käytön ja torjuakseen niiden tahattoman katoamisen, muuttumisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen.

Asiakas on velvollinen ilmoittamaan Varmalle viipymättä Asiakkaan tietoon tulleesta asiakastietojen luvattomasta käytöstä ja tahattomasta katoamisesta, muuttumisesta, tuhoutumisesta tai vahingoittumisesta, silloin kun tämä liittyy Varman Asiakkaalle tarjoamaan Palveluun. Asiakkaan tulee tehdä tällaiset ilmoitukset Varmalle puhelimitse numeroon 010 192 100 (ma–pe klo 8–17) tai suojatulla sähköpostilla.

Palvelussa olevia henkilötietoja ja muita asiakastietoja saavat käsitellä vain nimetyt, tehtäviensä puolesta oikeutetut henkilöt. Asiakkaan on määriteltävä asiakasorganisaation käyttöoikeusroolit ja vastuut sekä dokumentoitava käyttövaltuushallinta asianmukaisesti. Asiakas vastaa ajantasaisesta käyttövaltuushallinnasta ja siitä, että kaikki käyttöoikeuden haltijat täyttävät käyttöoikeuden saamisen edellytykset. Lisäksi asiakkaan vastuulla on varmistaa, että käyttöoikeuden haltijat käsittelevät Palvelussa olevia henkilötietoja ja muita asiakastietoja vain näissä Ehdoissa määritettyihin tarkoituksiin.

Asiakkaan tulee poistaa vanhentuneet käyttöoikeudet välittömästi.

Asiakas on velvollinen päättämään sellaisen käyttäjän käyttöoikeudet, jonka työsuhde on päättynyt, tai jonka työrooli on muuttunut siten, etteivät käyttöoikeuden edellytykset enää täyty. Asiakas vastaa kaikista niistä toimista, joita käyttöoikeutetut ovat tehneet Palvelussa käyttöoikeuksiensa rajoissa ja voimassa ollessa.

Asiakkaalla on oltava Palvelulle vähintään yksi nimetty pääkäyttäjä, joka vastaa käyttöoikeuksia hallinnoivana vastuuhenkilönä siitä, että käyttöoikeudet ovat ajan tasalla ja että oikeudet Palveluun on myönnetty asianmukaisesti. Pääkäyttäjä voi lisätä, muuttaa ja poistaa asiakasta sitovasti käyttöoikeuksia Palvelussa.

Asiakas vastaa pääkäyttäjän toimista. Pääkäyttäjällä voi olla myös muu työtehtäviin perustuva rooli, johon perustuen hän voi lisätä, muuttaa ja poistaa Palveluun käyttöoikeuksia. Palvelun pääkäyttäjä hallinnoi asiakkaan organisaatiossa olevan asemansa perusteella kaikkia Asiakkaan Palvelun käyttöön liittyviä käyttöoikeuksia ja pitää huolta kaikista asiakkaan Palvelun käyttöoikeuksista. Pääkäyttäjä määrittelee, missä laajuudessa käyttäjillä on oikeus käyttää Palvelua.

Asiakas voi ilmoittaa käyttöoikeuksia koskevista muutoksista Varmaan. Jos ilmoitus saapuu Varman palveluaikojen ulkopuolella, se katsotaan vastaanotetuksi seuraavana arkipäivänä klo 8. Varman palveluaika on arkisin klo 8–17.

Varmassa vakuutettu yksityishenkilö ja vakuutuksenottajana oleva yrittäjä voi ottaa käyttöönsä paperittoman palvelun, jolloin näiden Ehtojen lisäksi tulevat sovellettavaksi ensisijaisesti Palvelussa olevat paperitonta palvelua koskevat ehdot. 

Asiakas ja Varma voivat lähettää Palvelussa tietoturvallisesti viestin tai liitteen. Asiakas saa ilmoituksen valintansa mukaan joko sähköpostitse tai tekstiviestinä, kun Palveluun on saapunut uusi viesti tai liite. Ilmoituksen edellytyksenä on, että asiakas on ilmoittanut Varmalle sähköpostiosoitteen tai matkapuhelinnumeron. Asiakas vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta.

Viestit ja liitteet ovat katsottavissa palvelussa rajoitetun ajan (2 vuotta). Varmalla on velvollisuus paperittomasta palvelusta huolimatta arkistoida alkuperäiset asiakirjat joko paperiasiakirjoina tai sähköisessä muodossa lakien mukaisesti.

Tili- tai vakuutusmeklaritoimiston edustaja voi saada Palvelun käyttöoikeuden sovitussa laajuudessa Varman vakuutuksenottajana olevan asiakkaan osalta, jos tätä koskeva erillinen Asiakkaan antama suostumus tai valtuutus sen mahdollistaa.

Tili- tai vakuutusmeklaritoimisto vastaa osaltaan kaikista toimista, jotka on tehty Palvelun käyttöoikeuksilla.

Tili- tai vakuutusmeklaritoimiston edustajan Varmalta saama Palvelun käyttöoikeus on voimassa samoin ehdoin, mitä Asiakkaan käyttöoikeudesta on näissä Ehdoissa sanottu. Asiakkaalle Ehdoissa asetetut velvollisuudet koskevat myös sen puolesta toimivaa tili- tai vakuutusmeklaritoimistoa.

Asiakkaan ja tili- tai vakuutusmeklaritoimiston on välittömästi ilmoitettava valtuutuksen tai suostumuksen päättymisestä Varmaan, jotta Palvelun käyttöoikeus voidaan päättää.

Asiakas hankkii omalla kustannuksellaan Palvelua varten tarvittavat laitteet, ohjelmat ja tietoliikenneyhteydet sekä vastaa niiden käyttö- ja ylläpitokuluista, toimivuudesta ja yhteensopivuudesta Palvelun kanssa. Varma ja Asiakas vastaavat kumpikin omien tietojärjestelmiensä asianmukaisesta tietoturvasta.

Palvelun omistusoikeus, tekijänoikeus sekä muut immateriaalioikeudet kuuluvat Varmalle, ellei erikseen ole toisin ilmoitettu. Varma vastaa siitä, ettei Palvelu loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.

Asiakas saa tallentaa tai tulostaa Palvelun aineistoa ainoastaan Asiakkaan omaa käyttöä varten. Aineiston kopioiminen, levittäminen, muuttaminen, verkkosivujen linkittäminen ja kaikenlainen kaupallinen hyödyntäminen tai julkaiseminen ilman Varman erikseen antamaa kirjallista lupaa on kielletty.

Varmalla on oikeus muuttaa näitä Ehtoja ja Palvelua. Jos muutos lisää tai heikentää olennaisesti Asiakkaan oikeuksia, Varma ilmoittaa muutoksesta Asiakkaalle etukäteen ennen muutoksen voimaantuloa sähköpostitse tai Palveluun lisättävällä viestillä.

Asiakkaan katsotaan hyväksyneen Ehtojen muutoksen, kun muutoksesta on ilmoitettu edellä mainituin tavoin ja Asiakas käyttää Palvelua muutoksen jälkeen. Jos Asiakas ei hyväksy tehtyä muutosta, Asiakkaan on lopetettava Palvelun käyttö ja ilmoitettava tästä viipymättä Varmalle. Varman vakuutuksenottajana olevan asiakkaan on lisäksi irtisanottava kirjallisesti Palvelua koskeva sopimus.

Varmalla on aina oikeus lopettaa Palvelun tarjoaminen ja keskeyttää asiakkaan ja käyttäjän Palvelun käyttö välittömästi. Varma pyrkii ilmoittamaan asiakkaalle mahdollisimman pian Palvelujen keskeytymisen syyn ja ajankohdan. 

Asiakkaalla ei ole oikeutta mihinkään korvaukseen Palvelun käytön päättymisen vuoksi. Jos Asiakkaalla on ollut käytössään Palvelun kautta rajapinta, tietoja ei enää välitetä rajapinnan kautta vakuutussopimuksen päätyttyä. Ennen vakuutussopimuksen päättymistä välitetyt tiedot jäävät Asiakkaan käyttöön.

Asiakkaan tulee tehdä Palvelua koskevat huomautukset Varmalle viipymättä, viimeistään kuitenkin yhden kuukauden kuluttua siitä, kun Asiakas on havainnut tai hänen olisi pitänyt havaita seikka, johon huomautus perustuu.

Kun Varman vakuutuksenottajana oleva asiakas hyväksyy nämä ehdot, asiakkaan ja Varman välille muodostuu Palvelun käyttöä koskeva sopimus. Sopimus on irtisanottavissa Varman tai asiakkaan toimesta ilman irtisanomisaikaa. 

Näistä Ehdoista aiheutuvat riidat ratkaistaan Varman vakuutuksenottajana olevien asiakkaiden kanssa lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Välimiesoikeus on yksijäseninen, välimiesmenettelyn paikka on Helsinki, Suomi ja välimiesmenettelyn kieli on suomi.

Näistä Ehdoista aiheutuvat riidat vakuutettujen yksityishenkilöiden kanssa ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa tai sen Suomessa sijaitsevan paikkakunnan käräjäoikeudessa, jonka tuomiopiirissä henkilöllä on kotipaikka tai vakituinen asuinpaikka.

Finanssivalvonta valvoo Varman vakuutustoimintaa.

Yhteystiedot:
Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, PL 103, 00101 Helsinki.
www.finanssivalvonta.fi
Puhelin 09 183 51

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, riippumatta mistä maasta Sivuja käytetään.

Päivitetty 11/2025.