Varma Asioinnin käyttöehdot

Varma Asioinnin käyttäjä voi olla Varman vakuutusasiakas, joka ottaa palvelun käyttöönsä hyväksyen samalla nämä käyttöehdot (Ehdot). Asiakas voi käyttää palvelua, kun hän on saanut Varmalta palvelun käyttöoikeuden.

Näitä Ehtoja sovelletaan Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varman (Varma) tuottamassa digitaalisessa Varma Asiointi -palvelussa (Palvelu), jossa yrittäjä tai työnantaja (Asiakas) voi hoitaa Varman kanssa asioitaan. Asiakas voi hallita Palvelussa mm. vakuutus- ja rahoitusasioitaan (Vakuutukset) sekä tarkastella yrityksensä työkykyjohtamiseen liittyviä tietoja (Työkykyriskien hallinta). Lisäksi Asiakas voi lähettää tietoturvallisesti viestejä ja liitteitä Palvelussa.

Palvelu edellyttää voimassa olevaa Varman vakuutusasiakkuutta ja on käytettävissä niin kauan kuin vakuutuksen päättämiseen liittyviä toimia on välttämätön hoitaa.

Palvelu on osa Varman www-sivujen (Sivut) ja verkko- ja mobiilipalveluiden muodostamaa kokonaisuutta, jonka käyttö edellyttää, että Asiakas sitoutuu noudattamaan myös Varman Sivujen yleisiä käyttöehtoja. Tutustu yleisiin käyttöehtoihin. Palvelu on Asiakkaan käytössä sovitussa laajuudessa. Varma voi hyödyntää Palvelun toteuttamisessa kolmansien osapuolien palveluja.

Palvelun käyttäminen edellyttää Asiakkaan tunnistamista. Asiakas tunnistautuu Palveluun Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta valitsemallaan vahvalla tunnistusvälineellä. Asiakkaalla on oltava tunnistautumiseen henkilökohtainen vahva tunnistusväline, mobiilivarmenne tai henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset. Jos edellä mainittuja tunnistusvälineitä ei ole käytössä, Varma antaa Palvelun käyttämistä varten Asiakkaalle käyttäjätunnuksen Asiakkaan annettua Varmalle muun luotettavan selvityksen henkilöllisyydestään.

Asiakas tiedostaa ja hyväksyy sen, että Palvelussa käsitellään Asiakkaan luottamuksellisia tietoja.

Palvelu sisältää vakuutussalaisuuden piiriin kuuluvaa salassapidettävää informaatiota Varman vakuutuksenottajasta ja salassapidettäviä henkilötietoja Varman vakuutetuista sekä eläkkeensaajista. Palvelussa olevat tiedot sisältävät salassa pidettäviä henkilötason työeläketietoja Varman vakuutetuista ja eläkkeensaajista, kuten tietoja ansioista ja eläkeoikeudesta sekä Asiakkaan liikesalaisuuksia ja taloudellista asemaa koskevia tietoja, kuten tietoja Asiakkaan työeläkemaksuista ja työtuloista. Palvelussa olevat eläkepäätöksiä koskevat tiedot voivat sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten työkykyä koskevia tietoja, joita on käsiteltävä erityisen huolellisesti.

Sekä Asiakas ja Varma ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisterinpitäjiä ja ne vastaavat kumpikin osaltaan henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen ja kulloinkin voimassa olevan ja soveltuvan tietosuojaa koskevan lain tai säädöksen (Tietosuojalainsäädäntö) perusteella. Varma hoitaa lakisääteisenä toimijana työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaista eläketurvaa. Varma käsittelee ja ylläpitää Asiakkaan henkilötietoja edellä mainitussa tehtävässä. Palvelu on osa työeläkevakuutusasiakkuutta.

Asiakas toimii rekisterinpitäjänä, kun se hoitaa työeläkeasioita osana talous- ja henkilöstöhallintoaan ja käyttää Palvelussa olevia tietoja tässä tarkoituksessa. Asiakas sitoutuu toimiessaan rekisterinpitäjänä käsittelemään henkilötietoja Tietosuojalainsäädännön sekä edellä mainittujen tietojen käyttötarkoituksen mukaisesti. Palvelun sisältämiä henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja tehtävänsä perusteella. Tämä on huomioitava erityisellä tarkkuudella Palvelussa olevien henkilön työkykyyn liittyvien työeläketietojen kohdalla. Sama koskee myös Palvelussa olevia liikesalaisuuksia.

Lisätietoja Varman suorittamasta Asiakkaan henkilötietojen käsittelystä löytyy Varman erikseen ylläpitämistä TyEL-yrityksen yhteyshenkilöitä, YEL-vakuutettuja ja TYEL-vakuutettuja koskevista informointimateriaaleista. Tutustu kunkin rekisteröityjen ryhmän osalta relevantteihin informointimateriaaleihin.

Asiakas vastaa siitä, että Palvelun käyttö noudattaa näitä Ehtoja, Varman kulloinkin antamia ohjeistuksia sekä soveltuvaa lainsäädäntöä. Asiakas vastaa kaikista toimista, jotka on tehty Palvelun käyttöoikeuksilla. Palvelussa tehtyjen toimien ja viestien sisällön katsotaan olevan sellaisia, jollaisina ne ovat tallentuneet Palveluun. Asiakas vastaa siitä, ettei se lähetä mitään lainvastaista tai epäasiallista materiaalia Palveluun ja vakuuttaa, ettei sen viestintä Palvelussa loukkaa kenenkään yksityisyydensuojaa.

Asiakas antaa yleisen suostumuksensa siihen, että Varma saa toimittaa viestejä, Asiakkaan kuulemisia ja tiedoksiantoja Palveluun. Tällöin näitä asiakirjoja ei toimiteta enää ensisijaisesti postitse Asiakkaalle.

Sähköinen viesti katsotaan toimitetuksi heti ja tiedoksianto katsotaan toimitetuksi Asiakkaalle kolmantena päivänä siitä, kun se on toimitettu Palveluun.

Varma vastaa lakisääteistä tehtävää hoitaessaan Palvelun toimivuudesta ja varmistaa Palvelussa olevien tietojen oikeellisuuden. Palvelussa oleva informaatio on osin yleisluontoista, eikä Varma voi taata tietojen soveltuvuutta tiettyyn yksittäistapaukseen. Varmassa tehdään työkyvyttömyysriskin hallintaan liittyvää tutkimus- ja selvitystoimintaa. Palvelun tietoja voidaan tällöin käyttää tutkimus- ja selvitystyössä anonyymisti. Tehtyjen tutkimusten ja selvitysten tuloksia voidaan hyödyntää Varmassa myös palveluiden ja toiminnan kehittämisessä, viestinnässä sekä markkinoinnissa.

Varma ei vastaa mistään Palvelun toimimattomuudesta aiheutuneista vahingosta. Varma ei vastaa vahingoista tai kuluista tai menetyksestä, jotka aiheutuvat Palvelun käytöstä tai käytönestymisestä tai näihin liittyvästä vahingosta. Varma ei myöskään vastaa mahdollisten tietoliikennehäiriöiden, tietojärjestelmävirheiden, haitallisten ohjelmien, tai tietoturvariskien aiheuttamista vahingoista. Varma ei takaa, että Palvelu toimii keskeytyksettä tai virheettömästi.

Palvelun kautta voidaan tarjota myös yhteyksiä (linkkejä) kolmansien osapuolien palveluihin. Varma ei vastaa tällaisten ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelujen sisällöstä, saatavuudesta eikä ulkopuolisten antamien tietojen oikeellisuudesta.

Varmalla on oikeus rajoittaa tai lopettaa Asiakkaan Palvelun käyttö tai poistaa käyttöoikeuksia, jos Palvelua käytetään näiden Ehtojen, lainsäädännön, tietoturvan tai viranomaismääräysten vastaisesti.

Käyttöoikeus Palveluun on henkilökohtainen, eikä sitä saa luovuttaa toiselle. Asiakas vastaa käyttäjätunnuksien ja salasanojen huolellisesta säilyttämisestä niin, etteivät ne joudu sivullisen haltuun. Palvelussa olevia tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja Asiakkaan vastuulla on ohjeistaa näitä henkilöitä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevissa asioissa. Asiakas vastaa Palveluun antamistaan käyttöoikeuksista ja kaikista Palvelussa tekemistään toimista.

Varma ja Asiakas vastaavat kumpikin osaltaan asianmukaisin teknisiin ja organisatorisin järjestelyin henkilötietojen tietoturvasta estääkseen henkilötietojen ja muiden asiakastietojen luvattoman käytön ja torjuakseen niiden tahattoman katoamisen, muuttumisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen.

Asiakas on velvollinen ilmoittamaan Varmalle viipymättä Asiakkaan tietoon tulleesta asiakastietojen luvattomasta käytöstä ja tahattomasta katoamisesta, muuttumisesta, tuhoutumisesta tai vahingoittumisesta, silloin kun tämä liittyy Varman Asiakkaalle tarjoamaan Palveluun. Asiakkaan tulee tehdä tällaiset ilmoitukset Varmalle puhelimitse numeroon 010 192 100 (ma-pe klo 8–17) tai suojatulla sähköpostilla.

7.1 Käyttövaltuushallinta

Palvelussa olevia henkilötietoja ja muita asiakastietoja saavat käsitellä vain nimetyt, tehtäviensä puolesta oikeutetut henkilöt. Asiakkaan on määriteltävä asiakasorganisaation käyttöoikeusroolit ja vastuut sekä dokumentoitava käyttövaltuushallinta asianmukaisesti. Asiakas vastaa ajantasaisesta käyttövaltuushallinnasta ja siitä, että kaikki käyttöoikeuden haltijat täyttävät käyttöoikeuden saamisen edellytykset. Lisäksi Asiakkaan vastuulla on varmistaa, että käyttöoikeuden haltijat käsittelevät Palvelussa olevia henkilötietoja ja muita asiakastietoja vain näissä Ehdoissa määritettyihin tarkoituksiin.

Asiakkaan tulee poistaa vanhentuneet käyttöoikeudet säännönmukaisesti. Asiakas on velvollinen päättämään sellaisen käyttäjän käyttöoikeudet, jonka työsuhde on päättynyt, tai jonka työrooli on muuttunut siten, ettei käyttöoikeuden edellytykset enää täyty. Asiakasta sitoo ja Asiakas vastaa kaikista niistä toimista, joita käyttöoikeutetut ovat tehneet Palvelussa käyttöoikeuksiensa rajoissa ja voimassa ollessa.

7.2 Pääkäyttäjä

Asiakkaalla on oltava Palvelulle vähintään yksi nimetty pääkäyttäjä, joka vastaa käyttöoikeuksia hallinnoivana vastuuhenkilönä siitä, että käyttöoikeudet ovat ajan tasalla ja että oikeudet Palveluun on myönnetty asianmukaisesti. Pääkäyttäjä voi lisätä, muuttaa ja poistaa Asiakasta sitovasti käyttöoikeuksia Palvelussa.

Asiakas vastaa pääkäyttäjän toimista. Pääkäyttäjällä voi olla myös muu työtehtäviin perustuva rooli, johon perustuen hän voi lisätä, muuttaa ja poistaa itselleen Palveluun käyttöoikeuksia. Palvelun pääkäyttäjä hallinnoi Asiakkaan organisaatiossa olevan asemansa perusteella kaikkia Asiakkaan Palvelun käyttöön liittyviä käyttöoikeuksia ja pitää huolta kaikista Asiakkaan Palvelun käyttöoikeuksista. Pääkäyttäjä määrittelee, missä laajuudessa käyttäjillä on oikeus käyttää Palvelua.

7.3 Ilmoitukset muutoksista

Asiakas voi ilmoittaa käyttöoikeuksia koskevista muutoksista Varmaan. Jos ilmoitus saapuu Varman palveluaikojen ulkopuolella, se katsotaan vastaanotetuksi seuraavana arkipäivänä klo 8. Varman palveluaika on arkisin klo 8–17.

Asiakas hankkii omalla kustannuksellaan Palvelua varten tarvittavat laitteet, ohjelmat ja tietoliikenneyhteydet sekä vastaa niiden käyttö- ja ylläpitokuluista, toimivuudesta ja yhteensopivuudesta Palvelun kanssa. Varma ja Asiakas vastaavat kumpikin omien tietojärjestelmiensä asianmukaisesta tietoturvasta.

Palvelun omistusoikeus, tekijänoikeus sekä muut immateriaalioikeudet kuuluvat Varmalle, ellei erikseen ole toisin ilmoitettu. Varma vastaa siitä, ettei Palvelu loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.

Asiakas saa tallentaa tai tulostaa Palvelun aineistoa ainoastaan Asiakkaan omaa käyttöä varten. Aineiston kopioiminen, levittäminen, muuttaminen, verkkosivujen linkittäminen ja kaikenlainen kaupallinen hyödyntäminen tai julkaiseminen ilman Varman erikseen kirjallisesti antamaa lupaa on kielletty.

Varmalla on oikeus muuttaa näitä Ehtoja ja Palvelua. Jos muutos lisää tai heikentää olennaisesti Asiakkaan oikeuksia, ilmoittaa Varma muutoksesta Asiakkaalle etukäteen ennen muutoksen voimaantuloa sähköpostitse tai palveluviestillä. Asiakkaan katsotaan vastaanottaneen Varman ilmoituksen viimeistään seitsemäntenä (7) päivänä siitä, kun ilmoitus on toimitettu sähköpostitse tai palveluviestillä Asiakkaan saataville.

Asiakkaan katsotaan hyväksyneen Ehtojen muutoksen, kun muutoksesta on ilmoitettu edellä mainituin tavoin ja Asiakas käyttää Palvelua muutoksen jälkeen. Jos Asiakas ei hyväksy tehtyä muutosta, Asiakkaan on lopetettava Palvelun käyttö ja ilmoitettava tästä viipymättä Varmalle. Asiakkaan on irtisanottava kirjallisesti Palvelua koskeva verkkopalvelusopimus ennen muutoksen voimaantuloa.

Varmalla on aina oikeus lopettaa Palvelun tarjoaminen.

Asiakkaan oikeus käyttää Palvelua päättyy, kun vakuutuksen päättämiseen liittyvät toimet on hoidettu loppuun. Asiakkaalla ei ole oikeutta mihinkään korvaukseen Palvelun käytön päättymisen vuoksi. Jos Asiakkaalla on ollut käytössään Palvelun kautta rajapinta, tietoja ei enää välitetä Palvelun rajapinnan kautta vakuutussopimuksen päätyttyä. Ennen vakuutussopimuksen päättymistä välitetyt tiedot jäävät asiakkaan käyttöön.

Finanssivalvonta valvoo Varman vakuutustoimintaa.
Yhteystiedot: Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, PL 103, 00101 Helsinki. Puhelin 010 831 51.

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia.