Helmikuun puolivälissä tuli kuluneeksi vuosi siitä, kun me Varmassa lähdimme tutustumaan ohjelmistorobotiikkaan pilotoimalla. Mielikuvani ohjelmistorobotista ja sen mahdollisuuksista on tänä aikana kirkastunut. Robotiikassa on potentiaalia, mutta kaikkea nämäkään robotit eivät ratkaise, vaan ohjelmistorobotiikka on yksi työväline muiden joukossa. Ruuvimeisselillä voi vasaroida, mutta se ei ole sen paras käyttötarkoitus. Robottikaan ei ole kaikissa työvaiheissa toimivin, vaan työkalupakissa tulee edelleen pitää perinteisiä IT-työvälineitä.
Myöskään ihminen ei ole parhaimmillaan kaikissa työvaiheissa. Monella meistä menee merkittävästi aikaa erilaisten tietojen siirtämiseen paikasta toiseen, toimimme ikään kuin integraationa kahden työvälineen välillä. Sinäkin olet ehkä tänään siirtänyt tietoa Excelistä johonkin muuhun sovellukseen tai kopioinut tietoja sähköpostista CRM-järjestelmään. Ihminen ei todellakaan ole paras tai kustannustehokkain integraatio sovellusten välillä. Olemme alttiita virheille, ja toisaalta kykymme menevät hukkaan tietojen kopioinnissa paikasta toiseen. Meidän ihmisten potentiaali kannattaa käyttää aitoa lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin, joista usein myös motivoidumme paremmin ja olemme tehokkaampia.
Ohjelmistorobotiikka on rutiinitöiden automatisointia, jossa tähän käyttötarkoitukseen tehty ohjelmisto käyttää järjestelmiä ihmiskäyttäjien tavoin ja kerää sekä yhdistää niissä olevia tietoja. Robotiikka edellyttää vastaavalla tavalla kuin muukin IT-kehittäminen tuekseen prosessit ja toimintamallit. Olennaista on tunnistaa organisaatiossa potentiaaliset kohteet. Lisäksi tarvitaan välineitä priorisointiin sekä toimivat prosessit ja mallit robottien toteuttamiseen ja käytössä olevien robottien hallinnointiin. Robotiikka on syytä sitoa vahvasti yrityksen toiminnan muuhun kehittämiseen. Silloin syntyy parhaat tulokset.
Kannustan liinaamaan prosessit ennen robotin remmiin ottamista, koska huono prosessi on huono prosessi myös robotilla tehtynä. Robotiikka vaatii, että prosessi on kuvattu sillä tarkkuudella, että asiaan perehtymätönkin voi sen hoitaa. Yllättävää mutta niin inhimillistä on, että usein eteen tulee tilanteita, joissa prosessien esiarvioinnissa huomataan, että kuva prosessista ja todellinen prosessi eroavat toisistaan. Näiden erojen tunnistamiseksi on erittäin tärkeää, että ne työntekijät, jotka oikeasti kyseistä työtä tekevät, ovat alusta lähtien mukana robotin opettamisessa.
Meillä Varmassa ohjelmistorobotiikka on saanut innostuneen vastaanoton ja tuekseen lausahduksen Varma loves robotiikka. Näin todellakin on, koska robotiikasta saadaan aidosti apua rutiinien hoitoon.