Organisaatioissa tunnistetaan vuosittain lukuisia parannuskohteita. Niiden konkretisoituminen hyödyiksi edellyttää selkeitä tavoitteita, organisointia, hihojen käärimistä, raaka työtä ja systemaattista seurantaa. Parannuskohteiden realisoitumisen tiellä voi olla monenlaisia esteitä: operatiivista kiirettä, välinpitämättömyyttä, ylätason strategiapilvilinnaa ilman kosketusta työarkeen, resurssihaasteita ja vanhoja piintyneitä toimintamalleja selätettävänä.
Tietoinen uuden oppiminen ja vanhasta luopuminen on aktiivista työtä. Ihmisille ei riitä hyötyjen faktapohjainen perustelu, vaan heidät on saatava sitoutumaan tunnetasolla parannusten läpiviemiseen. Tunnetason sitoutumiseen vaikuttaa keskeisesti se, missä määrin itse on päässyt osallistumaan ja määrittelemään työstettäviä kohteita. Ihmiset saattavat olla myös kyllästyneitä siihen, että asetetaan uusia parannuskohteita, kun edellisiäkään ei ole saatu toteutettua. Silloin fokus pysyy tanakasti operatiivisessa tekemisessä, joka helposti rullaa tason nostoon tähtäävien kehityskohteiden ylitse.
Valmennuksia ja erilaisia työpajoja käytetään keinoina tunnistaa parannuskohteita yhdessä ja työstää niitä eteenpäin. Niiden kautta voidaan osallistaa tehokkaasti ihmisiä ja rakentaa yhteistä näkökulmaa. Ina Weinbauer-Heidelin väitöstutkimuksen mukaan yrityksissä toteutettavien valmennuksien vaikuttavuus jää usein matalalle tasolle. Todellista vaikuttavuutta mittaa vain pieni osa organisaatioista, suurin osa kerää tyytyväisyyspalautetta osallistujilta. Valmennuksen jälkeen kerätty reaktiopalaute ei kuitenkaan kerro käyttäytymisen muutoksesta paljon mitään.
Millaisia prosessiparannuksia olisi määriteltävä valmennuksiin ja työpajoihin, jotta vaikuttavuuteen päästäisiin paremmin kiinni ja parannuskohteet saataisiin maaliin saakka? Seuraavassa check-lista, jota voi hyödyntää työpajojen vaikuttavuuden lisäämiseksi:
1) Ennen työpajaa
- Tarve ja tavoite: miksi? mitä? mihin haasteeseen halutaan vastata?
- Osallistujat: keitä tarvitaan ratkaisun työstämiseen?
- Menetelmät: mitkä menetelmät palvelevat tavoitetta?
- Ennakkovalmistautuminen: miten osallistujat orientoituvat ennakkoon, onko jotain ennakkomateriaalia, johon on hyvä perehtyä?
- Roolit: mikä kunkin rooli on? palveluntuottajalle ei voi ulkoistaa kokonaisvastuuta, vaan pääomistajuus työpajalla edistettävistä tavoitteista on asiakkaalla.
- Ajankohta ja paikka: mikä ajankohta ja paikka palvelevat tavoitetta ja yhteistä työstämistä?
- Yrityksen ei pidä tilata työpajaa pelkästään kouluttamisen vuoksi, aina löydyttävä konkreettinen tarve, joka tulee ratkaista.
2) Työpajan aikana
- Osallistujien odotusten kokoaminen mitä kukin odottaa työpajalta?
- Tavoitteiden tarkentaminen ymmärrämmekö kaikki yhteisen tavoitteen?
- Työstettävien kohteiden priorisointi: mihin tulee fokusoida, mistä saadaan paras hyöty, mitkä ovat juurisyyt, joihin pitää panostaa?
- Relevanttien työkalujen valinta: millä menetelmillä päästään tehokkaimmin analysoimaan ongelmia?
- Ratkaisut ja niiden hyödyn arviointi: mitkä ovat keskeiset ratkaisut ongelmiin? Mikä on niiden potentiaalinen hyöty euromääräisesti tai laadullisesti, mistä on saatavissa paras tuotto? Mikä on tavoiteltava tasonnosto konkreettisesti, miten se näkyy arjessa?
- Sovitaan toteuttavista parannuskohteista. Hyötypotentiaali on arvioitava ja kirjattava ylös tässä vaiheessa, muuten vaikuttavuussaantoa on vaikeaa todentaa jälkikäteen!
- Laaditaan toimeenpanosuunnitelma: vastuut, aikataulut, resurssit, seuranta, tarvittava tuki, etenemisen näkyväksi tekeminen. Tämä kaikki on oltava läpinäkyvää.
3) Toimeenpano, tekeminen ja tulokset
- Tavoite ja hyötypotentiaali on oltava kirkkaana ja jokaisen näkyvillä
- Fokus tekemiseen ja siihen prosessiin, jonka tavoitteena on tuottaa halutut parannukset: visualisointi esim. liikennevaloilla, digitaalisilla päivittäisjohtamisen työkaluilla tai fyysisellä valkotaululla.
- Kalenterissa on oltava tilaa säännölliseen tekemiseen ja resursseja on tarkasteltava jatkuvasti
- Autonomia: anna valtuudet toimia
- Johdon tuki: tekijöitä ei saa jättää oman onnensa varaan, ettei he jää operatiivisen arjen alle. Johdon tehtävä on raivata mahdollisuudet onnistua tasonnostamisessa.
- Ongelmat ja haasteet on käsiteltävä konkreettisesti ja välittömästi
- Palaute edistysaskeleista on jaettava heille, jotka ovat asian eteen ponnistelleet
- Tarvitaan toistoja, pitkäjänteisyyttä ja pieniä edistysaskeleita on tuotava näkyväksi
Toimeenpano ja tekeminen varmistavat tuloksen. Kun hommat saadaan vietyä maaliin saakka, niin se rakentaa luottamusta, ammattiylpeyttä ja saa aikaan positiivisen jatkuvan parantamisen kierteen.