Yhdessä toimimisen taito ja työtapojen kehittäminen parantaa asiakaskokemusta ja auttaa saavuttamaan tavoitteet. Samaan aikaan se on tehokas keino edistää ihmisten työkykyä.
Mini Lean on matalan kynnyksen malli, johon kootaan eri tehtävissä toimivia henkilöitä analysoimaan yhdessä työkokonaisuuksien sujumista. Olen asiakkaiden kanssa havainnut, että sujuvuuden sekä ongelmakohtien tarkastelu yhdessä on motivoivaa ja konkreettista tekemistä. Ihmiset innostuvat, kun he pääsevät keskustelemaan ja työstämään ratkaisuja teemoihin, jotka liittyvät heidän työn sujumisen esteisiin ja pullonkauloihin. Usein esiin nousee avoimia ongelmia, jotka aiheuttavat myös hämmennystä ja ristiriitaisia tunteita. Nämä ovat laadultaan sellaisia, joita yksittäinen tekijä ei kykene ratkaisemaan. Ratkaisujen löytämisessä avain on se, että on löydettävä keskeiset työstettävät kohteet ja niitä on analysoitava yhdessä eri tehtävissä toimivien henkilöiden kanssa. Tarkastelussa on oltava mukana henkilöt, jotka liittyvät työstettävään kokonaisuuteen. Jos oleellinen pala kokonaisuudesta puuttuu, niin voidaan tehdä turhaa työtä ja parannukset eivät toteudu. Työn sujumisen ongelmien ratkaiseminen edellyttää siten systeemistä lähestymistapaa ja tarvittavat osapuolet samaan pöytään haastamaan toisiaan näkemään kokonaisuus selkeämmin. Klassisena esimerkkinä myynnin, asiakaspalvelun ja tuotannon välinen yhteistyö.
Johdon on oltava aktiivisesti mukana ja sitouduttava ratkaisujen toimeenpanoon. Havaintoni on Mini Lean asiakascasesta on se, että pk-sektorin toimitusjohtajat ovat olleet työpajoissa aktiivisesti mukana ja sitoutuneet toiminnan kehittämiseen. Heille Mini Lean -työpaja tarjoaa arvokasta informaatiota organisaation suorituskyvystä ja siihen vaikuttavista tekijöistä.
Mikä yhteys työn sujumisen kehittämisellä on työkyvyttömyysriskien hallintaan?
Töiden sujumattomuus aiheuttaa ylitöitä, laatuvirheitä, asiakasreklamaatioita, sairauspoissaoloja, heikentää ihmisten palautumista, vähentää henkilöstön sitoutumista ja työmoraalia, pidentää läpimenoaikoja, lisää henkilöstön vaihtuvuutta, aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ja kuluttaa ihmisiä.
Leanin Muri-käsite tarkoittaa systeemin tai ihmisen ylikuormittumista. Se on yksi hukan muoto. On huomioitavaa, että leanissa ihmisen ylikuormittumista pyritään välttämään.
Työprosessien sujumattomuus heikentää yritysten tuottavuutta, kilpailukykyä ja sitä kautta mahdollisuuksia investoida ja työllistää ihmisiä.
Eli käänteisesti työprosesseja ja sujuvuutta kehittämällä voidaan vähentää henkilöstön sairauspoissaoloja, lisätä kykyä palautua, vähentää ylitöitä, lisätä sitoutumista, parantaa tuottavuutta, vähentää vaihtelua, parantaa laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Henkilöstökokemus paranee, kun työt sujuvat.
Kannustan organisaatiota jatkuvaan ja aktiiviseen työn kehittämiseen yhdessä. Ottakaan ihmiset mukaan, tarttukaa ongelmakohtiin, työstäkää niitä ja varmistakaa toimeenpanoon liittyvät elementit. Kone ei saa hyytyä siinä vaiheessa, kun ongelmat on analysoitu ja ratkaisut määritetty. Hihat tulee kääriä, varmistaa tarvittavat resurssit ja tehdä pitkäjänteistä työtä parannusten realisoimiseksi. Tämä on kipukohta ja kriittinen piste. Parempaan kuntoon ei pääse ilman tavoitetta ja määrätietoista tekemistä sen suuntaisesti.