Aloitimme Varmassa tulorekisterin hyödyntämisen muiden alan toimijoiden kanssa etunenässä vuoden 2019 alusta. Käytämme tulorekisteristä saatavia tietoja laajasti: ansiotietojen perusteella määritämme asiakasyritystemme työeläkevakuutusmaksut ja jokaisen meillä vakuutetun henkilön työeläkkeen.
Työeläkeala ei lähtenyt mukaan tulorekisterin käyttäjäksi minimimuutoksin, vaan onnistuimme uudistamaan miltei 60 vuotta vanhat toimintamallimme nykyaikaisiksi ja ajantasaisiksi eläkevakuuttamisen palveluiksi niin työnantajille kuin vakuutetuillekin. Tulorekisteri on ollut työeläkealalle oikeastaan iso toiminnan tehostaminen. Kokosimme kaikki palkkatiedot samaan paikkaan ja mahdollistimme sekä asiakkaidemme että oman toimintamme helpottamisen.
Varmassa olemme uusineet laajasti sekä vakuutus- että eläkejärjestelmiä tulorekisteriin siirtymisen vuoksi. Tavoitteenamme on ollut ottaa tulorekisteri käyttöön etukenossa. Olemme olleet rohkeita reaaliaikaisuuteen perustuvissa it-järjestelmien ratkaisuissa, ja etukeno on näkynyt myös asiakkaille tarjottavissa verkkopalveluissa. Saamme tulorekisteristä asiakasyritystemme työntekijöiden ansiotiedot päivittäin. Arvioiden osuvuus sekä vakuutetuille että työnantajille on parantunut, ja myös yritysten taloudellinen tilanne, lisähenkilöstön palkkaaminen, irtisanomiset ja suhdanteet näkyvät meille nopeammin. Esimerkiksi työeläkeotteella olivat palkkatiedot aiemmin edellisen vuoden loppuun asti, mutta nyt verkkopalvelustamme löytyvällä työeläkeotteella palkkatiedot ovat lähes tosiaikaiset.
Työeläkeyhtiössä ansiotiedot ovat kaiken keskiössä: vakuutusmaksut perustuvat palkkaan ja työeläke karttuu palkoista. Oikein ilmoitetut palkat ovat pohjana sille, että voimme periä työnantajalta vakuutusmaksut oikein ja että työntekijälle taataan oikean suuruinen eläke. Kun työnantaja-asiakas maksaa palkat ja ilmoittaa ne viiden päivän sisällä tulorekisteriin, voimme laskea asiakkaalle heti palkkaerään liittyvän lopullisen vakuutusmaksun. Olemme pystyneet luopumaan arvio- ja tasauslaskutuksesta sekä massiivisesta vuosilaskennasta. Myös eläkkeiden laskenta ja eläkepäätösten antaminen on nopeutunut entisestään, kun saamme tiedot Arekista eikä meidän tarvitse odottaa tai erikseen pyytää viimeisiä ansiotietoja työnantajalta.
Laki tulorekisteristä tuli voimaan vuoden 2019 alussa, ja otimme sen käyttöön heti ensimmäisestä päivästä lähtien täysimääräisesti – kokeiluaikaa ei ollut. Tulorekisterin käyttöönottoon liittyi paljon epävarmuustekijöitä: toimivatko kaikki uudet järjestelmät toivotulla tavalla, ovatko kaikki työnantajat tietoisia siitä, että palkat pitää ilmoittaa rekisteriin ja muistavatko työnantajat vanhuuseläketilanteissa lisätä työsuhteen päättymispäivän loppupalkkailmoitukseen.
Vuoden alkuosa oli kuoppaista ja kiireistä, sillä edellinen vuosi 2018 piti hoitaa vanhalla tavalla, ja sen rinnalla aloitimme uuden vuoden käyttämällä uutta alustaa ja toimintatapaa. Tulorekisteri osoittautui onneksi alusta asti teknisesti pääosin toimivaksi. Isoin haaste oli varmistua, että yritykset olivat tietoisia muutoksesta ja osasivat välittää maksettujen palkkojen tiedot tulorekisteriin.
Alkuun näytti siltä, että tulorekisteriin tuli ansiotietoja liian harvakseltaan. Pikkuhiljaa ilmoittajien määrä kasvoi, mutta jo kevätpuolella oli selvää, että kaikki yritykset eivät jostain syystä ilmoita tietojaan. Olimme jo ennen vuodenvaihdetta panostaneet voimakkaasti asiakasviestintään, ja jatkoimme sitä aktiivisesti. Tilanne paranee kuitenkin koko ajan ja nyt puuttuvia tietoja on enää vähän.
Yksi iso ongelma kevätpuolella olivat tuplasti tai moneen kertaan tehdyt ansioilmoitukset: pahimmillaan työnantaja oli ilmoittanut ansiotiedot tulorekisteriin 38 kertaa. Selvitimme tilannetta tulorekisterin kanssa ja osoittautui, että tuplat johtuivat monesta asiasta, mm. puutteellisesta ohjeistuksesta ja järjestelmän käyttäjäilmoitusten epäselvyydestä sekä siitä, että tulorekisteri vastasi hitaasti ja salli käyttäjän painaa usean kerran lähetä-painiketta vastausta odottaessaan. Puutteita on korjattu ja ohjeita parannettu, mutta olemme edelleen pyytäneet, että tulorekisteriin lisättäisiin vastaanottotarkastuksia.
Muutos on ollut valtava myös asiakkaillemme ja neuvonnan tarve ylitti kaikki ennakko-odotuksemme: vakuutuspalveluissa puheluiden määrä kasvoi ensimmäisen 4 kuukauden aikana 30 prosenttia vuoden takaisesta. Tietous on kasvanut hurjasti vajaan vuoden aikana, mutta haasteita tuo edelleen se, että asiakkaillamme on virheitä tulorekisteri-ilmoituksissa. Tulorekisterin käytettävyyteen ja teknisiin tarkistuksiin tulorekisterirajapinnassa tulisi edelleen panostaa huomattavasti. Näin virheelliset tiedot jäisivät kiinni jo alkulähteillään.
Alkuhaasteista huolimatta olemme selvinneet hyvin ja uudistus on tuonut positiivista kehitystä työeläkealalle. Työnantajien hallinnollisen taakan keventyminen on vielä vaiheessa, alussa tulorekisteri on lisännyt työnantajien työtä. Uskon kuitenkin, että keventyminen näkyy parin vuoden päästä.
Kiitämme kaikkia asiakkaitamme ja yhteistyökumppaneitamme hyvästä yhteistyöstä uuden toimintamallin ensimmäisenä vuonna. Tästä on hyvä jatkaa rakentamaan uusia palveluita ja entistä helpompaa arkea. Lämmin kiitos myös kaikille varmalaisille, jotka olette tehneet tämän mahdolliseksi.
Blogi on lyhennelmä Tilisanomat-lehdessä julkaistusta artikkelista.