Oppimisen kevät

Olemme Varmassa kevään aikana jäsentäneet eri asiakkaiden kanssa pidetyissä sparrauspalavereissa sitä, millaisia vaikutuksia koronaviruksella on talouteen ja toimialaan, yrityksen toimintaan, tiimien toimintatapoihin, työntekijöiden työhön ja elämään sekä johtamiseen.

Vaikutukset yrityksen toimintaan: takana kiireinen oppimisen kevät

Epävarmuus on suurta. Yritysten asiakkaat säästävät ei-pakollisesta toiminnasta ja asioita siirretään hamaan tulevaisuuteen.

Takana on ”järjettömän kiireinen oppimisen kevät”, kuten eräs henkilöstöpäällikkö sanoi. Muutoksiin on pitänyt reagoida nopeasti ja samalla on täytynyt pyörittää normaalia arkea ja tuoda vakautta henkilöstölle. Toimintaa on mukautettu, ja se on jatkunut uusilla välineillä ja etätyönä.

Kun uusia hankkeita on ollut vaikea käynnistää, niin nykyisiltä asiakkailta on etsitty uusia lähtöjä ja tällöin ovat korostuneet asiakastuntemus ja -ymmärrys.

Vaikka kevät on ollut raju, niin pandemian todellisia vaikutuksia ei ole vielä nähty. Uhkakuvat liittyvät syksyyn ja ensi vuoteen. Voi tulla lomautuksia ja toimintojen supistamista.

Vaikutukset työtapoihin ja -hyvinvointiin: yhdessä selvitään

Etätyöhön siirtymisen myötä ihmisiin on täytynyt luottaa ja ”asiat ovat sujuneet hämmentävänkin hyvin.”  ”Ajatellaan, että ollaan yhdessä ja selvitään” ja ”porukka preppaa toisiaan”. Kommunikoinnin kynnys on madaltunut ja kommunikaatio on lisääntynyt. Ihmiset myös ”jakavat itsestään ja elämästään enemmän kuin normaalitilanteessa”. 

Yrityksissä on kevään aikana kehitetty etätyökäytäntöjä ja otettu käyttöön uusia osallistamisen työkaluja ja työtapoja: 

• Säännölliset fiilismittaukset.
• Päivittäiset catch-upit, mini-infot, yrityksen viikkopalaverit. Tiimien viikoittaiset Teams-palaverit, joissa kamera päällä ja moderaattorin rooli kiertää. Teams-chatit. Virtuaalikahvitauot, joihin voi kutsua myös vieraita. Yhteisen verkkopelin pelaaminen palaverin jälkeen.
• Säännölliset one-to-one-palaverit
• Ohjeistukset työpäivän strukturointiin: tauottaminen, kahvitauot, jooga.
• Kannustaminen vertaistuen hakemiseen.

Tuotantotyössä on pitänyt ottaa huomioon etäisyyden ja hygienian rajoitukset. Työjärjestelyjen avulla on esimerkiksi varmistettu, että pukuhuoneissa on riittävästi tilaa.  Kotipalveluja tarjoavassa yrityksessä on hankittu suojavarusteita ja varmistettu tilojen, autojen ja työvälineiden hygienia. Lisäksi on tehty rajauksia sen suhteen, kuinka monta ihmistä toimistolla voi kerrallaan olla.

Joissakin yrityksissä on havaittu, että palavereihin valmistautuminen on parantunut ja palaverit ovat jäsentyneempiä kuin aikaisemmin.

On myös opittu, että yhteishengen rakentamiseen pitää kiinnittää tietoista huomiota: ”kaikki eivät koe toimintatapaa omakseen” ja ”mikäli side murtuu työkavereihin ja kulttuuriin, työntekijä saattaa irtautua.”

Yritysten fiilismittaukset ovat tuoneet esiin positiivisena ilmiönä sen, että arkeen on etätyön myötä tullut lisää joustavuutta. Kun esimerkiksi matkustaminen on vähentynyt, perheelle ja urheilulle on enemmän aikaa ja nukkuminen on parantunut.

Haasteitakin on kuitenkin ollut:

• Työn hallinta: Työajat ovat epämääräisempiä ja liukuvampia, työpäivät voivat pidentyä. Uudenlaista multitaskingia, vaarana tekemisen kohdentuminen epätarkoituksenmukaisiin asioihin. Voi tulla ylikommunikaatiota, jatkuvaa toimintaohjeiden kysymistä, varmistelua ja ylitekemistä. Omien rajojen pitäminen ja oman työn suunnittelu ja rytmittäminen on tärkeää. Tarvitaan myös apua suunnan ymmärtämiseen ja töiden priorisointiin.
• Työn ja muun arjen rytmittyminen: Työtä voi olla vaikea rytmittää ja siihen voi olla vaikea keskittyä perhearjen lomassa. Toisaalta osa työntekijöistä on voinut kokea yksinäisyyttä ja kaipuuta sosiaaliseen yhteisöön.
• Työvälineet ja työtavat: Työntekijöiden kyky käyttää työvälineitä sujuvasti vaihtelee. Etäpalavereissa kommunikaatio on erilaista ja keskittyminen voi olla vaikeaa. Verkon yli toimiessa korostuvat erilaiset kommunikointi- ja reagointitavat. Etätyön ergonomia voi olla puutteellista.
• Työkykyongelmien havaitseminen ja ratkaiseminen: Miten säilyttää näkyvyys niihin ihmisiin, joilla on työkykyongelmia? Riskinä on se, että ihminen jää ongelmien kanssa yksin, eikä osaa hakea apua. Työkokeilujen toteuttaminen on tässä tilanteessa haastavaa.

Vaikutukset johtamiseen: samanaikainen siirtymä etä- ja kriisijohtamiseen

Yrityksissä siirryttiin koronan myötä samanaikaisesti etä- ja kriisijohtamiseen. Tärkeää on ollut yhteydenpito, välittäminen, pelkojen ja huolien kuuntelu sekä ihmisten rauhoittaminen.

Lähijohtamiselle on voinut olla enemmän aikaa. On osallistuttu aktiivisemmin yhteisiin palavereihin, on ollut aikaa asioiden kertaamiseen ja to do -listojen purkamiseen, on ollut enemmän reflektointia. 

Koronan myötä yrityksissä on ollut lomautuksia, ja vaikeiden asioiden käsittely etänä on voinut olla haastavaa. Myös perehdyttämiseen sekä työkuorman jakamiseen ja kuormituksen seurantaan on pitänyt löytää uusia tapoja. Tilanne on voinut tuoda esiin vaihtelua siinä, miten aktiivisesti kukin lähijohtaja johtamistehtäväänsä toteuttaa.

Mitä seuraavaksi?

Tärkeitä asioita ovat henkilöstön tuntojen kuunteleminen, yhteisen tilannekuvan muodostaminen toimenpiteiden suunnittelun pohjaksi sekä tavoitteiden ja mittareiden täsmentäminen. Yrityksen toimintaan ja henkilöstöön liittyvien riskien ennakointiin ja hallintaan kiinnitetään tulevaisuudessa enemmän huomiota.

Täytyy varmistaa, että arki rullaa. Tiimien merkitys korostuu, työn vapausasteet lisääntyvät ja muodostuu uusi tasapaino lähityön ja etätyön välille. Täytyy opetella ja terävöittää työtapoja sekä karsia pois niitä asioita, jotka eivät tuota arvoa asiakkaille, paranna laskutusastetta tai tuota hyvinvointia. Uusille ajatuksille pitää olla avoin. Samalla pitää aina palata perusasioiden ja KPI-mittareiden ääreen.

Yrityskulttuurista täytyy huolehtia ja osaajista täytyy pitää kiinni. Yhteisöllisyyttä täytyy tukea tietoisesti. Voi olla myös syytä pohtia sitä, missä määrin työtiloja tarvitaan ja miten niitä voidaan parhaiten hyödyntää yhteisen aikaansaamisen tueksi.

Lähijohtamisen ja kommunikoinnin käytäntöjä täytyy selkeyttää. Toisaalta on tärkeää ison kuvan hahmottaminen ja siitä kommunikointi. Täytyy pyrkiä siihen, että kompleksisessa maailmassa yrityksen sisäinen maailma olisi mahdollisimman yksinkertainen.

Levätäkin pitää. Vaikeimmat ajat ovat ehkä vielä edessä.