Syksyn koittaessa on taas käsillä työterveyshuollon toimintasuunnitelmien päivittäminen. Liian usein toimintasuunnitelma nähdään edelleen vain muodollisena Kelaa varten laadittavana asiakirjana eikä sen laatimiseen paneuduta kunnolla. Parhaimmillaan toimintasuunnitelma on kuitenkin työterveysyhteistyön keskeisten toimenpiteiden tiivis ”käsikirja”, jolla on oikeasti toimintaa ohjaava vaikutus ja jonka avulla toiminnan painopisteet ja tavoitteet on laadittu asiakasorganisaation tarpeista käsin.
Miten tämä sitten onnistuu? Aidosti vaikuttavuutta tavoitteleva toiminta ja sitä ohjaava suunnitelma vaatii paneutumista molemmilta osapuolilta, niin asiakkaalta kuin työterveyshuolloltakin, sekä hyvää pohjatyötä. Valmistelussa kannattaa huomioida erityisesti seuraavat näkökulmat.
Kartoita liiketoiminnan nykytila ja suunta henkilöstön näkökulmasta
Hyvän toimintasuunnitelman laatiminen lähtee asiakasorganisaation omasta pohdinnasta. Mikä on organisaatiomme nykytila ja mikä toimintamme suunta? Millaisia muutoksia tulevaisuudessa on odotettavissa? Onko liiketoimintamme murroksessa, ja mitä vaikutuksia tällä on työn tekemiseen? Ja ennen kaikkea millaisia vaikutuksia näillä tekijöillä on mahdollisesti henkilöstön työkykyyn?
Kun nämä asiat on kirkastettu, on helppo lähteä miettimään, mitä tarpeita työkykyjohtamiselle on ja mihin tarpeisiin työterveyshuollolla työn ja terveyden välisten yhteyksien asiantuntijana voi olla annettavaa.
Täsmennä työkykyjohtamisen tarpeet
Kun työkykyjohtamisen tarpeita on mietitty alustavasti organisaation sisällä, on aika aloittaa keskustelu työterveyshuollon kanssa. Työterveyden asiantuntijoilla voi olla tarpeiden määrittelyä olennaisesti täydentävää tietoa, joka voi perustua esimerkiksi työterveyskäyntihavaintoihin tai muuhun työterveyshuollolle kertyneeseen dataan. Myös työpaikkaselvitys kerryttää parhaimmillaan tietoa, jota voidaan hyödyntää tarpeiden ja toimenpiteiden määrittelyssä.
Kaikkiin työkykyjohtamisen tarpeisiin työterveydellä ei välttämättä ole erityistä annettavaa. Näidenkin osa-alueiden läpikäyminen työterveyshuollon kanssa on kuitenkin hyödyllistä ja syventää yhteistyötä, jolla on myös tutkitusti toiminnan vaikuttavuutta parantava merkitys.
On tärkeää muistaa, että työkykyjohtaminen on hyvin laaja-alaista. Työntekijöitä ja esihenkilöitä kannattaa osallistaa rohkeasti tarpeiden määrittelyyn. Nykypäivänä etenkin henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja motivaatio vaikuttavat korostuvan merkittävästi työkykyyn.
Suunnittele toiminta ja aseta tavoite
Kun työkykyjohtamisen tarpeet ovat selvillä, on hyvä lähteä miettimään, mitä mitattavissa olevia tavoitteita työkykyjohtamiselle ja työterveysyhteistyölle voidaan asettaa. On myös tärkeää sopia, millä toimenpiteillä näihin tavoitteisiin tähdätään. Mitä toimenpiteitä tulisi tehdä työterveyshuollossa ja mikä on taas yrityksen vastuulla? Mitkä ovat yhteistyön rajapinnat? Keitä kannattaa osallistaa suunnitteluun ja ketkä ovat oikeita ydinhenkilöitä seurantapalavereissa?
Toimenpiteiden ja prosessien suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja niillä pitää pyrkiä konkretiaan. Muuten tavoitteiden saavuttaminen voi jäädä liiaksi sattuman varaan. Kannattaa myös rohkeasti kokeilla uusia yhteistyön muotoja. Näin rakennetaan nykyistä ja tulevaa työelämää. Miten voisitte toimia toisin, jotta yhteistyönne olisi entistä sujuvampaa ja vaikuttavampaa?
Seuraa ja arvioi edistymistä
Kun toimenpiteet on sovittu ja tavoitteet asetettu, tulee sopia, miten edistymistä seurataan. Säännöllinen toiminnan ja tavoitteiden arviointi mahdollistaa myös oikea-aikaiset korjaavat toimenpiteet, jos maali tuntuu olevan karkaamassa. On myös hyvä sopia, mitä tietoa ja kuinka usein työterveys ja asiakasorganisaatio välittävät toisilleen toimintasuunnitelmakauden aikana. Myös muu matalan kynnyksen yhteydenpito edesauttaa tavoitteiden saavuttamisesta.
Työterveyshuollon toimintasuunnitelman laatiminen on parhaimmillaan yhteistyötä syventävää, toimintaa kehittävää ja työkykyjohtamisen vaikuttavuutta parantavaa toimintaa. Suunnitelman laatiminen ei kuitenkaan aina ole helppoa. Teimme Varman asiakkaille Neljän askeleen työterveysloikka -verkkovalmennuksen, jossa konkreettisen yritysesimerkin kautta pyrimme auttamaan asiakkaitamme työterveyshuollon toimintasuunnitelman laatimisessa. Suosittelemme, että käyt tutustumassa siihen ja pohdit siinä esitettyjä kysymyksiä ennen tulevaa toimintasuunnitelmaneuvotteluasi.
Varman asiakkaana pääset luomaan tunnuksen ja kirjautumaan Varma Akatemiaan alla olevasta linkistä.
Sami Riekki
Asiantuntijalääkäri
Saija Rauhamaa
Kehityspäällikkö