Tulorekisterin käyttöönotto vuoden 2019 alussa vaikuttaa monen pk-yrityksen ja yrittäjän arkeen, sillä palkkahallinnon rutiinien hoitaminen muuttuu. Säntillisyys ja aikataulujen noudattaminen korostuvat yhä enemmän, koska palkkatiedot on toimitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta.
‒ Suurimmalle osalle yrityksistä tämä tarkoittaa muutoksia siihen, miten tilitoimiston kanssa on totuttu toimimaan. Siksi olisi hyvä orientoitua käyttöönottoon jo nyt, vinkkaa Suomen Yrittäjien veroasiantuntija Laura Kurki.
Jos tilitoimisto hoitaa palkanmaksun mutta palkkalaskelmat on ollut tapana tarkistaa yrityksessä ennen palkanmaksua, rutiinit on viilattava nopeiksi. Muuten aikaraja voi tulla vastaan: siihen sisältyvät myös viikonloput ja juhlapyhät.
Onnistuuko tietojen täydentäminen?
Toinen vinkki on varmistaa, mahdollistaako tilitoimiston käyttämä palkkahallinnon ohjelmisto myös sen, että tulorekisteriin voidaan ilmoittaa muutakin kuin vain pakolliset tiedot.
Suurimmalle osalle yrityksistä tulorekisteri tarkoittaa muutoksia nykyisiin toimintamalleihin. Siksi olisi hyvä orientoitua käyttöönottoon jo nyt, vinkkaa Suomen Yrittäjien veroasiantuntija Laura Kurki.
Jos niin sanottujen täydentävien tietojen antaminen onnistuu, se säästää pidemmän päälle aikaa. Tarve täydentää tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja myöhemmin vähenee. Esimerkiksi Kelan hakemusten liitteeksi tarvittavia palkka- ja muita selvityksiä ei tarvitse antaa, jos Kela saa tarvitsemansa tiedot suoraan tulorekisteristä.
Mitä kautta ilmoitetaan?
Entä jos palkkahallinto hoidetaan yrityksessä? Näin toimivia yrityksiä on tulorekisteriä koskevan hallituksen esityksen mukaan yli 110 000. Se tarkoittaa noin 40 prosenttia yrityksistä.
‒ Siinä tapauksessa tulorekisteriin kannattaa alkaa perehtyä saman tien, Kurki kehottaa.
Yrittäjän kannattaa selvittää vähintään se, mikä tulorekisteriin ilmoittamisen kanavista soveltuu parhaiten oman yrityksen tilanteeseen.
Keinoja on useita: palkkahallinnon ohjelmasta teknisen rajapinnan kautta suoraan tulorekisteriin, lataamalla tiedostot tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tai syöttämällä tiedot verkkolomakkeelle.
‒ Helpointa on ottaa käyttöön tekninen rajapinta, jos käytössä oleva ohjelmisto sen sallii. Silloin palkkatiedot saadaan tulorekisteriin suoraan yrityksen palkkahallinnon järjestelmästä, eikä tarvitse siirtyä erilliseen ilmoittamispalveluun, Kurki suosittaa.
Yksi tulorekisterin tavoitteista on helpottaa yrittäjän hallinnollista taakkaa. Se toteutuu parhaiten, kun palkkahallinto hoidetaan sähköisesti ja ilmoitukset tehdään teknisen rajapinnan kautta.
Kannattaa hoitaa ajoissa myös valtuutus tulorekisterin ilmoittamis- ja katselurooleihin suomi.fi-palvelussa. Se on mahdollista elokuusta lähtien. Valtuutus tarvitaan, hoidetaanpa ilmoittaminen yrityksessä tai tilitoimistossa.
Olisiko digiaikaan siirtyminen paikallaan?
Monessa pienessä yrityksessä palkkahallinto hoituu vielä perinteisesti eli paperilla. Arvioiden mukaan noin joka viidennellä yrityksellä tieto palkoista on ainakin osittain vain paperilla. Yleisimmin paperilla ovat tiedot poissaolojen päivämääristä.
Näin toimivia yrityksiä Kurki kehottaa pohtimaan, olisiko nyt sopiva sauma siirtyä digiaikaan. Siihen on painava peruste: yritykset voivat ilmoittaa tiedot tulorekisteriin paperilla vain erityisestä syystä.
Hyödyt näkyvät hieman viipeellä
Tulorekisterin tavoitteena on selkeyttää työnantajan ilmoittamisvelvollisuuksia. Vielä vuoden 2018 loppuun tiedot maksetuista palkoista on ilmoitettava monissa eri muodoissa, monelle eri taholle, eri aikataulujen mukaan. Ensi vuonna yksi luukku riittää. Tosin vuoden 2018 osalta ilmoitukset annetaan vielä nykymenettelyllä.
‒ Kyseessä on iso uudistus. Uusien menettelyjen opettelu ja niihin tottuminen vie oman aikansa. On selvää, että ohjelmistopäivityksiä tarvitaan, ja niistä sekä henkilöstön koulutuksesta koituu kustannuksia. Alku voi olla haasteellista, mutta pidemmällä aikavälillä arki helpottuu, Laura Kurki lohduttaa.
Lue lisää tulorekisteristä