Viola-koti Tampereella on valmistautunut tulevaan päivittämällä koko henkilökunnan osaamista sekä järjestelmiä ja työkaluja. Investointi on ollut mittava, mutta toiminnanjohtaja Niina Lahden mukaan välttämätön, mikäli haluaa toimia alalla edelläkävijänä ja pysyä ylipäätään kilpailukykyisenä.
– Alamme toimintaympäristö muuttuu hirveän nopeasti muun muassa sote-uudistusten myötä. Täytyy olla vahva etunoja, jotta pärjää uudessa tilanteessa.
Olemme valmistautuneet tulevaan oman toimintaympäristömme asiakasymmärrystä lisäämällä sekä digitalisoimalla niin pitkälle kuin mahdollista niitä prosesseja, mitä voidaan, eli kaikesta turhasta käsityöstä pyritään pois.
Digitalisointi palvelee Lahden mukaan sekä asiakasta että henkilökuntaa. Kun kunkin yksilön asiakastieto on yhdessä paikassa ja yhdisteltävissä niin, että se on henkilöstön käytössä "online", se palvelee parhaiten asiakasta. Samalla päällekkäisyydet, turha työ sekä inhimilliset virheet vähenevät. Lisäksi yksittäisten henkilöiden muistin varassa olevan tiedon määrä ja yleensäkin työntekijöiden muistin kuormittuminen vähenevät, kun asiat kulkevat mukana älylaitteissa.
Palvelukonsepti kehittyy koko ajan
Viola-koti on palvellut ikäihmisiä Tampereen keskustan tuntumassa Tampellassa vuodesta 1994. Se oli alkuun toiminnaltaan palvelutalomainen ja sijaitsi yhdessä osoitteessa, Viola-kodissa. Sittemmin Viola-kotiyhdistys ry:n liiketoiminta on laajentunut palvelukonseptiksi, joka tarjoaa samassa korttelissa sijaitsevassa kolmessa rakennuksessa muun muassa tehostettua asumista ja kuntoutustoimintaa.
Muutenkin Viola on päivittänyt konseptiaan vuosien saatossa kuunnellen asiakkaitaan herkällä korvalla. Esimerkiksi kun naapurustosta alkoi tulla kyselyitä kotihoidosta, Viola-kodissa vastattiin tarpeeseen, ja kotihoitoa on tarjottu vuodesta 2004 myös muille kuin yhdistyksen taloissa asuville.
– Toimintamme on joustavaa mutta paikallista, eli toimimme tietyllä säteellä lähikortteleissa. Näin kotihoitajillamme säilyy Viola-koti yhteisenä tukikohtana.
Palveluita on kehitetty yhä avoimempaan ja vuorovaikutteisempaan suuntaan. Viola-kodin allas- ja kuntoutustoiminnassa sekä ravintolassa käy tätä nykyä satoja ihmisiä viikossa. Suurin osa kävijöistä tulee talon ulkopuolelta.
Viola-kodissa on myös "ulkopuolista" toimintaa, kuten päiväkodin projekteja ja MLL:n kerho.
– Monen sukupolven kohtaamiset saavat hymyn myös työntekijöidemme huulille ja elävöittävät perusarkea, kertoo henkilöstöpäällikkö Elina Konsala.
Digiloikka huomiseen
Kahden viime vuoden aikana Viola-kodissa on hypätty valtava digiloikka. Koko organisaatio on käynyt läpi laajoja kehityshankkeita, joissa kaikissa digitalisaatio on ollut vahvasti mukana. Toimintoja on selkiytetty ja tuotteistettu, ja palvelumuotoilun keinoin on muokattu kaikkea työtä yhä asiakaslähtöisemmäksi. Strategiaa on hiottu ja henkilöstöä koulutettu.
– Kaiken lähtökohtana on ollut ennakoiva johtaminen ja tulevaisuuden visioiden kirkastaminen. Käytännön tasolla olemme sitten rakentaneet yhteistyökumppaneidemme kanssa vision mukaiset järjestelmät ja prosessit ja kouluttaneet koko henkilökuntamme digiaikaan, Niina Lahti kertoo.
Olemme digitalisoineet mahdollisimman pitkälle niitä prosesseja, mitä voidaan, eli kaikesta turhasta käsityöstä pyritään pois, kertoo Viola-kodin toiminnanjohtaja Niina Lahti.
62-henkisessä organisaatiossa kaikki eri ammattiryhmät ravintolahenkilökunnasta sairaanhoitajiin saivat tarkoin yrityksen tavoitteisiin räätälöityä koulutusta, vähintään kymmenen päivää työntekijää kohden.
Valikoimassa oli lääkehoito- ja kassajärjestelmäkoulutusta sekä sisäisen yrittäjyyden koulutusta – kullekin ammatin ja tarpeen mukaan. Opintorupeamaa edelsi yrityksen osaamistarpeiden vajeiden kartoittaminen ja henkilökohtaisen opintopolun laatiminen.
Yksi koulutusten päätavoite oli saada jokaiselle riittävä ammatillinen digilukutaito. Kaikkien digivalmiuksia parannettiin. Lahti kuvaa lopputulemaa niin, että Violassa ei ole enää tiettyjä digivastuuhenkilöitä, vaan jokainen työntekijä on digihenkilö. Jokaisen on osattava hyödyntää uusia järjestelmiä ja muuttaa työskentelyään uusien digityövälineiden ja -tapojen kautta.
Digiaikaan siirtymistä edelsivät isot muutokset talon järjestelmissä. Alkuvuodesta 2016 digiloikka potkaistiin käyntiin ottamalla käyttöön sähköinen taloushallinto. Tätä seurasivat muut ICT-arkkitehtuurikokonaisuuden palvelut. Myös kaikki hyvinvointi- ja turvajärjestelmät pantiin uusiksi.
Lahti ja Konsala ovat sitä mieltä, että digiaikaan siirtymiselle teki hyvää nimenomaan kaiken pistäminen uusiksi kertaheitolla ja siihen yhdistettynä henkilökunnan yhtäaikainen kouluttaminen. Näin homma saatiin vietyä järjestelmällisesti ja tehokkaasti tietyssä aikaraamissa eteenpäin kohti alun perin asetettua visiota.
Uudistukset lisänneet hyvinvointia
Viola-kodissa nähdään, että tulevaisuuteen yhdessä valmistautuminen on myös jokaisen työntekijän etu sekä työhyvinvointia ja -motivaatiota lisäävä asia. Työterveyshuolto on ollut mukana uudistuksissa, ja työhyvinvointia on sisällytetty koulutuksiin. Yhtenä käytännön esimerkkinä henkilökunnan ovat liikunta-aktivaattorit, joita on koulutettu kaikkiin Violan taloihin.
– Myös esimiestyöskentelyä on kehitetty, ja jäljellä olevan työkyvyn malli on otettu aktiiviseen käyttöön. Sitä kautta moni on löytänyt omaan terveydentilaansa sopivan tehtävän.
– Ylipäätään on kiinnitetty huomiota siihen, että oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä. Se on temppu numero yksi. Uudistetun henkilöstöpolitiikan myötä sairauslomat ovat meillä romahtaneet puolen vuoden aikana ja pitkät sairauslomat jääneet kokonaan pois, Konsala iloitsee.
Kun kahden vuoden uudistus- ja koulutusrupeama on takanapäin, niin mitä sen jälkeen? Kehitys jatkuu. Yrityshän ei ole koskaan valmis, kuten ei ole yksilökään. Tänä vuonna Violassa kartoitetaan, miten henkilökunta on reagoinut uudistuksiin.
Jonakin vuonna on toteutettu yhteistyössä Varman kanssa esimerkiksi itsearvioimiskyselyitä. Nyt on vuorossa työterveyshuollon kanssa tehtävä työtyytyväisyyskysely, jonka purkua Lahti ja Konsala odottavat innokkaina.