Odottavalla mielellä kohti tulorekisteriä

Sähkö-Buumi kuuluu siihen joukkoon pk-yrityksiä, jossa palkanlaskenta hoidetaan itse. Yrityksen käytössä on talotekniikka-alalle räätälöity taloushallinnon ohjelmisto, johon kuuluu myös palkanlaskenta.

Omistaja ja toimitusjohtaja Sami Vanhamäki on päivittänyt yrityksensä taloushallinnon ohjelmiston uuteen versioon hieman ennen haastattelua.   

‒ Huomasin uusimman päivityksen pari päivää sitten ja ajoin sen meille. Palkanlaskennan osioon oli lisätty tulorekisteriominaisuus, mitä olen jo hieman odotellut. Olin keväällä yhteydessä ohjelmistotoimittajaan ja kysyin tulorekisteristä, Vanhamäki kertoo.

Tulorekisteritoiminnon testausvaihe on Sähkö-Buumissa marraskuun alkupuolella vielä edessä. Vanhamäki on luottavainen.

‒ Parissa arkipäivässä emme ole ehtineet koeponnistamaan tulorekisteriosaa emmekä aktivoida tarvittavia valtuutuksia. Minusta meillä on kuitenkin hyvät valmiudet tulorekisteriä varten.

Vanhamäki kertoo kaivaneensa tietoja pitkin tätä vuotta.
‒ Olen kiinnostunut asiasta. En ole vielä niin syvällä, että tietäisin, onko meillä työprosesseissa viilattavaa sujuvaa ilmoittamista varten. Elämme kuitenkin koko ajan reaalitaloudessa, joten uskon, että raportointi on meille aika lailla pala kakkua. Jos vain softa toimii, Vanhamäki lisää.

Sami Vanhamäki odottaa tulorekisteriltä sitä, että viranomaisilmoitukset hoituvat nykyistä helpommin. Tällä hetkellä 25 työntekijän tunti- ja kuukausipalkkojen ilmoittaminen eri tahoille vie kuukaudessa arviolta yhden työpäivän.

‒ Ulkopuolinen kirjanpitäjä vie palkkatiedot pääkirjanpitoon, mutta laskemme palkat itse ja teemme eri viranomaisten vaatimat ilmoitukset. Hoidamme itse aikanaan myös tulorekisteri-ilmoitukset, Vanhamäki kertoo. 

Sähkö-Buumissa on peruskuukautena kolme palkanmaksupäivää. Kuukausipalkkaisten palkat maksetaan 25. päivä, tuntipalkkalaisten joka toinen perjantai. Ensi vuonna tämä rytmittää myös tulorekisteri-ilmoituksia. Ilmoitukset on tehtävä viiden päivän sisällä palkanmaksusta. Viikonloput ja juhlapyhät sisältyvät aikarajaan.

‒ On helkkarin vanhanaikaista, että samoja palkkatietoja pitää ilmoittaa moneen paikkaan ja vielä eri tavoilla: vakuutusyhtiöille, työeläkeyhtiölle, Työttömyysvakuutusrahastoon, verottajalle.

‒ Toivon, että ensi vuonna päästään yhdellä näppäilykerralla, saamme nappia painamalla oikeanmuotoisen tiedoston, jonka voimme ladata tulorekisteriin. Silloin näppäilyvirheetkin vähenevät.  

Vanhamäki osti Sähkö-Buumin kahdeksan vuotta sitten. Nokia-taustainen diplomi-insinööri pisti yrityksen taloushallinnon ajantasaiseksi ja digitaaliseksi. Työeläkelain mukaiset ilmoitukset tehdään kuukausittain, laskutus toimii sähköisesti.

‒ Minusta on järjenvastaista maksaa esimerkiksi työeläkemaksuja arviolta ja odottaa niiden tasaamista oikeiksi. Haluan nähdä kuukausittain, mihin suuntaan yritys on menossa.

Samalla periaatteella Vanhamäki aikoo viedä läpi tulorekisterin käyttöönoton.

‒ Kun lähdemme käyttöönottoon, viemme sen läpi kerralla. Marraskuun aikana teemme tarkistukset, ja toivottavasti voisimme kokeilla toimintoja joulukuussa. Käsittääkseni koeajo ei kuitenkaan ole mahdollista.

Sähkö-Buumissa aloitetaan viemällä tulorekisteriin vain pakolliset tiedot.
‒ Kun perusasiat toimivat, otamme käyttöön myös täydentävät tiedot, Vanhamäki kaavailee.

Tammikuussa joulukuun palkat ja vuosi-ilmoitukset tehdään vielä vanhalla tavalla, mutta tammikuussa maksettavat palkat ilmoitetaan jo tulorekisteriin. Sähkö-Buumissa ollaan varauduttu tuplatammikuuhun.

‒ Meillä ollaan varuillaan. Teemme tyypillisesti heti tammikuun alkupäivinä kaikki vuosi-ilmoitukset laakista valmiiksi. Emme jää odottelemaan kuun viimeistä päivää.

‒ Yritämme yhtiönä olla ajan hermolla, mielellään vähän etukenossa. Pistämme kaiken valmiiksi joulukuun alkuun mennessä ja jäämme odottamaan h-hetkeä. Toivotaan parasta, pelätään pahinta. Uskon kuitenkin, että kaikki sujuu mallikkaasti.

Valmistautumisen seuraava vaihe: 1.11. – 14.12.
Marraskuun alusta tulorekisteriin valmistautumisessa alkoi uusi vaihe. Teknistä rajapintaa tulorekisteriin ilmoittamisessa käyttävien yritysten on tehtävä hakemus rajapinnan käyttöönottamisesta 14.12. mennessä.

Sitä varten on tilattava varmenne. Hakemus käynnistää varmenteen tilauksen. Hakemus tehdään tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Anna valtuutus tilitoimistolle
Jos joku muu kuin yrityksen edustaja – kuten tilitoimisto – ilmoittaa tietoja tulorekisteriin, yrityksen on annettava tälle valtuutus toimia. Se tapahtuu Suomi.fi-valtuudet-palvelussa tai Katso-palvelussa.

Valtuutus kannattaa tehdä mahdollisimman pian, hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta.