Korona-aikaan siirtyminen oli verrattain helppoa, koska kriisitilanteessa kaikki noudattivat yhtä, selkeää suuntaa. Kun siirrytään poikkeusajan jälkeiseen arkeen, erilaisten toimintamallien kirjo on paljon laajempi, sanoo Varman HR-, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja Katri Viippola. Työelämän seuraava vaihe ansaitsee nyt huomiota.
Pandemia on voimistanut työelämän murrosta ja sen vaikutukset ovat monimuotoisia. Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi -tutkimuksen mukaan työhyvinvointi parani pandemian alussa, mutta myöhemmin hyötyjä menetettiin. Toisaalta samaan aikaan pohjoismainen tutkimus osoitti, että joustavat työajat vähentävät sairauspoissaolojen, tapaturmien sekä mielenterveys- ja tuki- ja liikuntaelinoireiden riskiä. Myös työn ja muun elämän yhteensovittaminen helpottuu, kun työelämän huokoisuutta lisätään.
Epäselvässä tilanteessa tarvitaan vahvaa johtamista ja yhteisöllisyys ansaitsee huomiota, sillä se ei synny sattumalta. Tiukka työnlainsäädäntömalli ei määrää etä- ja hybridityötä, vaan siihen voidaan luoda aidosti omassa organisaatiossa parhaiten toimivat käytännöt. Valinnanvapautta kannattaa luoda henkilöstölle niin paljon kuin mahdollista, Viippola kannustaa.
Etätyöstä kohti hybridimallia – R.I.P avokonttori?
Pandemian näkyvimpiä vaikutuksia on etätyön lisääntyminen. Ennen korona-aikaa etätöitä teki 14 % suomalaisista, vuonna 2020 luku lähes kaksinkertaistui monilla aloilla. Etätyöhön siirryttiin rysäyksellä, mutta esimerkiksi valmiuslaki ja eristystoimet ovat näkyneet vaihteluna sen määrässä, kertoo Varman työkykypalveluista vastaava johtaja Pauli Forma. Vielä ei tiedetä, mihin etätyö pandemian hiipuessa asettuu, mutta todennäköisesti sitä tekee jatkossa 15–30 % suomalaisista. Toisaalta valtaosa työstä on yhä läsnätyötä: on syytä miettiä myös sen haasteita korona-ajan jälkeen.
Suurin osa suomalaisista toivoo jatkossa hybridityötä, jossa toimistolla ollaan noin 2–3 päivää viikossa. Näin myös Varmassa. Toiveita on tärkeää kuunnella ja joustoa lisätä, jos se työtehtävien näkökulmasta on mahdollista. Työnantajan työsuojeluvastuu tai direktio-oikeus eivät kuitenkaan poistu, vaikka joustoa lisätään, vahvistaa Viippola. Jos esimerkiksi jaksaminen kärsii, voidaan sopia työskentelystä toimistolla vahvemman tuen äärellä.
Tulevaisuuden tilaratkaisujen kannalta on kiinnostavaa, kuinka toimistotyö jakautuu viikon mittaan, sanoo Varman toimitilajohtaja Toni Pekonen. On pohdittava, ovatko ihmiset toimistolla samanaikaisesti ja mitä he tekevät siellä. Viime vuosina suosittuihin monitilatoimistoihin tarvitaan vielä lisää tiimityöskentelyä ja yhteisöllisyyttä tukevia ratkaisuja. Hyvinvoinnin merkitys korostuu, sillä toimistolla liikakuormitusta on helpompi välttää kuin etätyössä.
Työntekijöitä toimistolle houkuttelevat erityisesti kollegat ja epämuodolliset kohtaamiset. Tilat on mietittävä tästä näkökulmasta: toimistolla tehdään sitä, mikä ei etänä suju. Tilojen tuottavuutta on hyvä seurata ja käyttöä tehostaa teknologian avulla, Pekonen kannustaa. Esimerkiksi kokoustiloissa voidaan tukea henkilöstön tasapuolista läsnäoloa riippumatta siitä, osallistuvatko he toimistolla vai etänä.
Korona-aika vaikuttaa työkykyriskeihin – hybridimallista myös hyötyjä
Uusi työarki vaikuttaa työkykyriskeihin, mutta niidenkin osalta muutos on alkanut jo aikaisemmin. Tietotyötä tehdään usein litteissä organisaatioissa, jossa vastuu työkyvyn johtamisesta on siirtynyt yhä enemmän työntekijöille. Myös digitalisaatio ja työn irtautuminen ajasta ja paikasta vaikuttavat riskeihin. Mielenterveysproblematiikka on korostunut jo ennen pandemiaa ja ohittanut tuki- ja liikuntaelinsairaudet työkyvyttömyyseläkkeen syynä, Pauli Forma mainitsee.
Varman tekemässä tutkimuksessa suurin osa vastaajista koki työkykynsä säilyneen ennallaan korona-aikana. Noin 20 % koki sen heikentyneen, ja osalla työkyky on jopa parantunut. Vaikutukset riippuvat muun muassa elämäntilanteesta ja työskentelyolosuhteista.
Pandemian väistyessä on tuettava työntekijöitä, joiden työkykyä korona-aika on haavoittanut. Jos tässä ei onnistuta, korona-ajalta erääntyvä lasku näkyy työkykytilastoissa. Myös koronan priorisointi terveydenhuollossa ja kiireettömien hoitojen lykkääminen voi kostautua. Korona itsessäänkin voi johtaa työkyvyttömyyteen – Varma raportoi ensimmäisestä tällaisesta tapauksesta maaliskuussa.
Hybridityössä riskien havaitsemiseen tarvitaan uusia keinoja. Esihenkilöiden rooli korostuu, ja työntekijät on kyettävä kohtaamaan myös virtuaalisesti. Sopivilla työvälineillä voidaan avata keskustelua ja purkaa kuormittavia asioita. Hybridimalli voidaan valjastaa työkyvyn hyödyksi: työpaikalla voidaan tankata yhteisöllisyyttä ja etätyö voi tukea palautumista ja vapauttaa aikaa unelle, liikuntaan tai perhe-elämälle, Forma listaa.
Hyvä johtaminen syntyy uudessa arjessa samoista elementeistä kuin muinakin aikoina – läsnäolosta, keskittymisestä ihmisiin ja kohtaamisista välineestä riippumatta. Katri Viippola kannustaa yritysjohtoa ja esihenkilöitä etukenoluottamukseen: kun työntekijöihin luotetaan, nämä osoittavat olevansa luottamuksen arvoisia, ja hybridityöhön siirtyminen sujuu hyvin.
Vastuullisesti ulos koronasta – miten syntyy työpaikkojen uusi normaali
Artikkeli pohjautuu Varman koronaexit -webinaariiin, joka pidettiin 9.6.2021. Puhujien esitykset ja tilaisuudessa käydyt keskustelut avaavat lisää tämän artikkelin teemoja.
Katso tallenne webinaarista Vastuullisesti ulos koronasta – miten syntyy työpaikkojen uusi normaali.
Varman vinkit vastuulliseen koronaexitiin
Luo yhteinen raami
Vastuullinen koronaexit vaatii raamit sille, kuinka poikkeusajasta siirrytään eteenpäin. Varmalla joustavan työskentelyn raami määrittää hybridimalliin perustuvaa työarkea. Raami on koko organisaatiolle yhteinen.
Käynnistä keskustelu
On tärkeää kuunnella oman henkilöstön odotuksia ja jättää linjanvetoihin liikkumavaraa lähelle työtä. Varman yhteisen raamin soveltamiseen haetaan sopivia tapoja tiimeittäin. Keskustelua virittää joustavan työn työkalu, joka tuottaa käsityksen uuteen arkeen liittyvistä toiveista. Talon yhteistä raamia ja tiimien omia toimintamalleja tarkastellaan ja kehitetään näiden toiveiden valossa.
Valjasta työkalut oikeaan käyttöön
Työkalut ovat välineitä ja tapamme käyttää niitä on työkulttuuria. On hyvä sopia, kuinka työkaluja hyödynnetään niin, että ne tukevat työssä onnistumista ja kohtaamisiamme. Varmalla on kannustettu kameroiden käyttöön jo kauan ennen koronaa. Meillä jokaisella on tarve tulla nähdyksi ja viestimme kasvoillamme ja eleillämme todella paljon, siksi kameran päällä pitämisellä on merkitystä.
Vahvista hallinnan tunnetta
Työelämän uusi vaihe on iso muutos jokaiselle organisaatiossa. Turvallinen ympäristö ja hallinnan tunne ovat tärkeitä epävarmuuden vallitessa. Varmassa esihenkilöt tukevat työntekijöitä siinä, että he tuntevat onnistuvansa tehtävissään. Yksilölliset kohtaamiset kahden kesken ja ilman agendaa antavat tälle tilaa.