Joustava työ venyy ja paukkuu – hyvällä tavalla!

– Tällä ajanjaksolla ja sitä varten tehdyillä suunnitelmilla on monia nimiä: uusi normaali, Post-Covid-aika, entry-strategia, korona-exit ja niin edelleen. Nimellä ole niinkään väliä. Olennaista on se, että tämä työelämän vaihe ansaitsee huomiota, sanoo Varman HR-, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja Katri Viippola.

Varmassa työtä on tehty joustavasti jo pitkään ennen korona-aikaakin, ja etätyö on ollut normaali työn muoto usean vuoden ajan. Etätyösuosituksen päättymiseen varauduttiin kuukausia etuajassa käynnistämällä tiimi- ja osastokohtaiset keskustelut siitä, mitä joustava työ tässä hetkessä lopulta tarkoittaa itse kunkin osaston ja tiimin työssä.

Joustavassa työssä työskennellään osittain etänä ja osittain toimistolla. Joustavuudella ja työn niin sanotulla huokoisuudella pyritään varmistamaan se, että Varman ydintehtävän hoitamisessa onnistutaan parhaalla mahdollisella tavalla.

– Ennusteiden mukaan ihmisillä on rajoitusten jälkeen tarvetta tankata sosiaalisuutta. Varovaisuus ei kuitenkaan poistu kaikilta samaan aikaan, ja tämän vuoksi asian suhteen pitää olla kärsivällinen ja ymmärtäväinen. Kaikkien ei tarvitse toimia yhdellä tietyllä tavalla. Silloinkin, kun puhutaan "normaalista" ja "paluusta normaaliin", sanat tarkoittavat jokaiselle ihmiselle hieman erilaisia asioita, sanoo Katri Viippola.

Varman joustavan työn raamissa etätyö on jatkossakin koronaa edeltäneen ajan tavoin vapaaehtoista. Olennaista on, että työtä tehdään työn tulosten ja sujuvuuden sekä työkyvyn kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Työtehtävien ja -roolien erilaisuus otetaan aina huomioon.

Esihenkilöiden rooliin kuuluu varmistaa arjen töiden sujuminen. Jos työssä havaitaan jaksamiseen tai työssä suoriutumiseen liittyviä haasteita, keinoja tilanteen ratkaisemiseksi haetaan yhdessä.

Kaikki Varman osastot ja tiimit ovat käyneet omat keskustelunsa joustavan työn edellytyksistä ja toiveista ja sopineet omat ohjenuoransa sille, millaista työtä tiimi jatkossa tekee toimistolla, mitä tehdään etänä ja miten esimerkiksi yhteisöllisyyttä ylläpidetään ja vahvistetaan.

– Varmalaiset osallistuivat todella aktiivisesti joustavaa työtä koskevaan keskusteluun ja tiimikohtaiseen suunnitteluun. Keskustelun pohjana kaikilla oli käytössä samanlainen työn edellytyksiä ja erilaisia toiveita koostava taulukko, jota nimitimme joustavan työn työkaluksi, sanoo Varman HR-partneri Anna Lauhamaa.

Yhteisen työkalun avulla haluttiin kannustaa osastoja ja tiimejä yhteiseen keskusteluun ja ohjenuorista sopimiseen. Vielä keväällä moni arvioi käyvänsä rajoitusten väistymisen jälkeen työpaikalla 1–3 päivänä viikossa. Syksyllä hajontaa oli enemmän täydestä etätyöstä täyteen lähityöskentelyyn. Toimistolla kohtaamisia toivotaan erityisesti suunnittelupäiviin, työpajoihin ja esimerkiksi harvakseltaan isommalla joukolla tapahtuviin osastopalavereihin.

– Yleisenä näkökulmana lähityökohtaamisten suunnittelulle on ollut tarkoituksenmukaisuus eli se, mikä on tiimin toiminnan kannalta järkevää ja tarkoituksenmukaista. Etukäteiskommunikointi koetaan myös erittäin tärkeäksi. Jokaisen pitää pystyä ennalta suunnittelemaan ajankohdat, jolloin on tarkoituksenmukaista saapua toimistolle, kuvailee Lauhamaa.

Moni etätyöhön jo ennen korona-aikaa tottunut tunnistaa tilanteen, jossa yksittäinen etätyöntekijä tuntuu jäävän kokouksessa ulkoraiteelle, kun keskustelua käydään lähinnä neuvotteluhuoneessa paikalla olevien osallistujien kesken. Tällaisia ongelmia on voinut syntyä etenkin, jos etätyöntekijä on kokouksessa mukana vain ääniyhteydellä. Täyden etätyön aikana tätä ongelmaa ei ole ollut, kun kaikki osallistujat ovat olleet yhdenvertaisesti mukana digikokouksessa esim. Teamsissä.

Varmassa fiksuihin kokouskäytäntöihin on panostettu paljon pohdintaa, ja jokainen osallistuja pidetään jatkossakin tasavertaisesti mukana osallistumistavasta riippumatta. Jos kyseessä on hybridikokous, eli osa osallistujista on kokoontunut neuvotteluhuoneeseen ja osa on etänä, jokainen osallistuja avaa Teams-kokouksen koneelleen ja on Teams-kokouksessa mukana omalla kuvallaan, vaikka neuvotteluhuoneen äänet otetaankin mukaan vain yhdestä äänilähteestä.

Kokouksia tyypitellään jo kalenterimerkinnöissä sen mukaan, odotetaanko osallistujilta osallistumista paikan päällä toimistolla vai voiko kokoukseen osallistua myös etänä tai kenties jopa mobiilisti vaikkapa kävelylenkin yhteydessä. Kokouksen järjestämisessä kaikki lähtee tietysti liikkeelle siitä, että pohditaan, vaatiiko asian hoitaminen ylipäätään kokoustamista.

Varmassa on käytetty "50 min on uusi 60 min" -sääntöä jo jonkin aikaa, eli puolen tunnin tai tunnin kokousvaraukset muodostuvat oletuksena 25 minuutin tai 50 minuutin mittaisiksi, jolloin osallistujalle jää paremmin aikaa orientoitua esimerkiksi mahdolliseen seuraavaan palaveriin. Huokoisuutta tuodaan työpäiviin myös automaattisesti kalentereihin lisätyllä lounasajalla sekä kokouksettomilla torstaiaamuilla, jolloin jokaisella on tavanomaista parempi mahdollisuus keskeytyksettömään työntekoon.

Pitkä etätyöjakso on ollut omiaan antamaan kolauksen työyhteisöjen yhteenkuuluvuudentunteelle ja yhteisöllisyydelle. Oma tiimi ja lähimmät kollegat ovat saattaneet pitää tiiviisti yhteyttä, mutta käytäväkohtaamiset ja juttelut esimerkiksi kahvikoneella ovat loistaneet poissaolollaan.

Kahvila Varmailo -konsepti otettiin käyttöön paikkaamaan tätä puutetta satunnaisissa kohtaamisissa. Kerran kuukaudessa järjestettävä Teams-kahvihetki on aina yhden osaston isännöimä tilaisuus, joka koostuu osaston omatoimisesti järjestämästä lyhyestä ohjelmaosuudesta ja satunnaisotannalla muodostetuista pienryhmäkeskusteluista, eli ns. "pöytiin ohjauksesta".

Kahvila on tarjonnut monia riemastuttavia hetkiä ja lisäksi myös kohtaamisia ennalta tuntemattomampien ihmisten kesken. Konsepti on toiminut, ja sitä jatketaan edelleen.

Nyt kun kohtaaminen myös kasvotusten on yhä suositellumpaa, moni toivoisi kollegoiden saapuvan toimistolle juuri niinä päivinä kuin sinne itsekin tulee lähdettyä. Kerran kuussa järjestettävä Toimistopäivä houkuttelee tavallista isomman joukon varmalaisia kerralla Salmisaaren toimitiloihin. Yhteinen aamupala, ravintolassa tarjottava lempiruokalounas ja ohjelmalliset iltapäiväkahvit siivittävät Toimistopäivän ohjelmaa, joka muutoin muodostuu normaalista työnteosta.

Toimintamallien kehittäminen vaatii yhteistyötä ja testaamista sekä valmiutta muuttaa kokeiltuja toimintatapoja.

– Varmassa tapahtuu todella paljon kehittämistyötä niin liiketoiminnassa ja sen digitalisoimisessa kuin myös sisäisissä toimintamalleissa ja työkulttuurissa. Kun kehitystyötä tehdään, on mahdollista, että jokin asia ei tunnu omalta tai tehtyjä ratkaisuja halutaan kyseenalaistaa. Jos tuntuu, että jokin asia ei toimi, siitä kannattaa keskustella ja toimintaa kannattaa muokata, korostaa Katri Viippola.