Etätyö ulkomailla 2.0 – työnantajan uudistunut muistilista

Ulkomaan etätyö 2.0 -webinaarissa asiantuntijat kertovat, mitä sinun tulee ottaa huomioon etätyössä ulkomailla ja kuinka vältät yleisimmät sudenkuopat ulkomaille suunnattaessa. Lue artikkelin lopusta työnantajan muistilista etätyöskentelystä ulkomailla.

Katso Etätyö ulkomailla 2.0 -webinaarin tallenne.

Jotta etätyön tekeminen ulkomailta käsin muuttuu unelmasta todellisuudeksi, yhteistyötä työnantajan ja työntekijän välillä tarvitaan kaikkien tarvittavien asioiden huomioimiseksi. Huolimattomasti suunniteltu etätyöjakso ulkomailla voi tarkoittaa pahimmillaan työntekijän siirtymistä pois Suomen sosiaaliturvasta tai jopa tuplamaksuja työnantajalle.

Vaikka etätyö ulkomailla tapahtuisi työntekijän aloitteesta, työnantaja on velvollinen hoitamaan lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut oikeaan maahan. Jotta työntekijä voisi säilyä EU- tai sosiaaliturvasopimusmaassa tapahtuvan etätyöskentelyn ajan Suomen sosiaaliturvassa, työnantajan tulee hakea työntekijälle A1-todistusta Eläketurvakeskuksesta. Jos todistus voidaan myöntää, työnantaja voi jatkaa lakisääteisten maksujen maksamista Suomeen ja työntekijän sosiaaliturva säilyy Suomessa. Hänellä on tällöin muun muassa oikeus Kelan etuuksiin tietyin rajoituksin, ja myös työntekijän työeläketurva kertyy Suomeen. Jos todistusta ei haeta tai ei voida myöntää, työnantajan tulee hoitaa työnantajavelvollisuudet maahan, jossa työntekijä tekee etätyötä.

Tuorein lainsäädännön uudistus on 1.7.2023 voimaan astunut EU-sopimus rajat ylittävästä etätyöstä. Sopimuksen tarkoitus on tuoda joustoa EU:n sosiaaliturvalainsäädäntöön, johon ei alun perin sisälly etätyötä koskevia sääntöjä. Etätyösopimuksen säännösten avulla työntekijä voi tehdä aikaisempaa enemmän töitä asuinmaassaan ilman, että sosiaaliturva siirtyy työnantajan kotimaasta työntekijän asuinmaahan.

Toimi työnantajana näin, kun etätyö EU- tai ETA-maassa on ajankohtainen työntekijällesi:

1. Työnantaja hakee työntekijälle A1-todistusta Eläketurvakeskuksesta. Kela saa ilmoituksen ratkaisusta. Tiedota työntekijää, että hänen on lisäksi tarvittaessa ilmoitettava ulkomailla oleskelusta digi- ja väestötietovirastoon.
2. A1-todistus osoittaa ulkomailla työskentelevän henkilön kuuluvan Suomen sosiaaliturvaan. Tällöin Kelan etuudet pysyvät voimassa ulkomaanjakson ajan ja myös henkilön työeläke kertyy Suomeen.
3. A1-todistuksen avulla työnantaja välttyy työskentelymaan sosiaalivakuutusmaksuilta.

Jos etätöihin lähdetään EU- tai sopimusmaiden ulkopuolelle, työnantajan tulee huolehtia työnantajavelvollisuudet sekä Suomeen että työskentelymaahan. Tällöin työnantajalle voi tulla tuplamaksuja maksettavaksi.

Miksi työnantajan kannattaa tukea työntekijän haavetta etätyöstä ulkomailla? Carunan vanhemmalla HR-asiantuntijalla Iris Åkerlundilla on tähän vastaus. – Maailma on muuttunut ja on jatkuvassa muutoksessa. Sama koskee työelämää. Osa muutosta onkin juuri se, että pystytään mukautumaan uuteen.

Hybridityö saapui työarkeen pandemian vauhdittamana ja se on tullut jäädäkseen. Kun ihmiset sopeutuvat hybridityöhön, moni on alkanut pohtia, mihin asioihin oikeasti halutaan panostaa.

– Monesti näitä ovat perhe, omat harrastukset ja muut tärkeät intressit. Silloin se arvomaailmakin muuttuu: työelämästä haetaan nyt erilaisia asioita kuin aiemmin. Arvomaailman muutokseen vaikuttaa myös se, että uusia sukupolvia tulee työelämään ja heillä on aivan erilainen arvomaailma kuin mitä on aikaisemmin nähty. Työn ja vapaa-ajan tasapaino ja ennen kaikkea työn merkityksellisyys korostuvat paljon, Åkerlund kertoo.

– Jos työnantaja ei pysty vastaamaan työntekijän toiveisiin, ei saada huipputalentteja eikä pysytä kilpailukykyisenä työmarkkinoilla, Åkerlund jatkaa.

Ulkomaan etätyö lähtee usein liikkeelle asiantuntijan omasta toiveesta. Ensin kannattaa pohtia esihenkilön kanssa, onnistuisiko etätyö ulkomailla juuri omassa toimenkuvassa. Jos onnistuu, HR otetaan mukaan keskusteluun.

Etätyöstä ulkomailla kannattaa tehdä sopimus työnantajan ja työntekijän välillä. Sopimuksessa huomioidaan tilanteet, joissa työ ei suju toivotusti tai syntyy yllättävä tarve saada työntekijä palaamaan kotimaahan.

Kokemukset etätyön sujumisesta ulkomailla ovat olleet positiivisia sekä Carunassa että Varmassa. Molemmissa yrityksissä on päädytty rajaamaan omien työntekijöiden ulkomaan etätyöskentelyä EU- ja ETA-maihin, sillä näihin maihin saa A1-todistuksen. Molemmissa yhtiössä etätyön kestoa on rajattu tilanteen ja maan lainsäädäntö huomioiden. Pidemmissä oleskeluissa syntyy tyypillisesti verovelvollisuus etämaahan.

– Etätyö on toiminut meillä tosi hyvin, vaikkei vakiintuneita käytäntöjä vielä ole, koska uuden aiheen äärellä ollaan, pohtii Åkerlund.

Kun yrityksessä on tehty päätös, että etätyöskentely ulkomailla halutaan mahdollistaa, suunnittelu kannattaa aloittaa järjestelmällisesti. Toimivan keskusteluyhteyden lisäksi hyvät ohjeet tuovat läpinäkyvyyttä.

– Me lähdimme hallitusti liikkeelle. Totesimme, että haluamme luoda joustavia etätyön malleja, sillä Suomessakin etätyöskentely on sujunut Varmassa hyvin. Loimme siis mallin myös etätyön tekemiselle ulkomailla, mutta selkeillä pelisäännöillä ja huolellisella sopimisella, kertoo Varman HR-päällikkö Eeva Reponen.

Carunan kokemukset kertovat samaa. Yhteinen sopimus ja hyvä etukäteissuunnittelu auttavat välttämään yllätyksiä ja käytännön haasteita. Tasapuolinen kohtelu ja läpinäkyvyys ovat erityisen tärkeitä silloin, jos työntekijän rooli ei sovellukaan ulkomailla tehtäväksi.

Mitä työnantajan tulee ottaa huomioon, kun puhutaan etätyöstä ulkomailla? Selvitettäviin asioihin kuuluvat kysymykset, kuten minkälaiset vakuutukset työnantajan tai työntekijän puolelta ovat voimassa ja mitä ne kattavat, jos työntekijä sairastuu ulkomailla.

Kokosimme muistilistan työnantajalle ulkomaan etätyön suunnitteluun:

• Selvitä ja keskustele työntekijän kanssa, onko työ sellaista, että sitä voi tehdä ulkomailta käsin (esimerkiksi eri aikavyöhyke tai oikeudelliset perusteet).
• Tee kirjallinen sopimus etätyöstä ulkomailla (mitä, missä, milloin) ja sovi etätyön ehdoista (esimerkiksi etätyön keskeytymisestä).
• EU- ja ETA-maihin tai Sveitsiin ei vaadita työlupaa, mutta kolmen kuukauden jälkeen vaaditaan rekisteröityminen paikalliselle viranomaiselle. A1-todistus on välttämätön, jotta Suomen sosiaaliturva pysyy voimassa.
• Jos etätyömaa on muu kuin EU- tai ETA-maa, tarkista vaaditaanko työlupa. Työlupa voi esimerkiksi edellyttää työnantajalta kiinteää toimipaikkaa kyseessä olevassa maassa verotuksen vuoksi.
• Jos etätyömaa on muu kuin EU- tai ETA-maa, selvitä työskentelymaan työnantajavelvoitteet. Työntekijästä voi joutua maksamaan tuplamaksuja esimerkiksi työeläke- ja tapaturmavakuutusten osalta.
• Selvitä muun muassa tietoturva-asiat ja kustannukset puhelin- ja nettiliittymistä.
• Sovi työnantajan ja työntekijän kustannusvastuut.
• Tarkista yrityksesi tapaturma-, etätyö- ja matkavakuutusten kattavuudet ja voimassaolot. Voit edellyttää työntekijältä omaa matkavakuutusta, ja myös lisäturvat voivat olla hyödyllisiä.
• Huomioi, että työterveyspalvelut saattavat olla rajoitettuja ulkomailla.
• Ohjeista työntekijää hankkimaan eurooppalainen sairaanhoitokortti, joka oikeuttaa äkilliseen sairaanhoitoon EU:ssa paikallisen asiakasmaksun hinnalla.
• Ansiotulosta voi olla raportointivelvollisuus paikalliselle verottajalle, vaikka palkka verotetaan Suomessa. Tarkista tulorekisteri-ilmoittamisen lisätiedot.
• Kerro työntekijälle, että hänen pitää ilmoittaa ulkomaanoleskelustaan Digi- ja väestövirastoon. Ohjaa lisäksi häntä tarkistamaan Kelasta, tarvitseeko hänen tehdä erillinen ilmoitus ulkomailla oleskelustaan Kelaan.

Hyvällä yhteistyöllä työnantaja ja työntekijä voivat yhdessä luoda onnistuneen työnteon mallin etätyöhön ulkomailla ja edesauttaa työelämän ja vapaa-ajan yhdistämistä tasapainoisesti.

Varman markkinointiviestinnän tarkoitus on edistää työeläkevakuuttamista ja markkinoida Varman palveluita. Julkaisemme lisäksi muuta sisältöä, joka voi olla merkityksellistä tai kiinnostavaa vakuutuksenottajalle tai yritystoimintaa aloittavalle. Tämä sisältö on yleisluonteista tietoa ja Varma ei vastaa sen täydellisyydestä. Emme voi vastata sisällön soveltuvuudesta kaikkiin tilanteisiin ja emme näin ollen vastaa julkaisussa olevan tiedon käytön aiheuttamista mahdollisista vahingoista. Julkaisun tietojen käyttö tapahtuu käyttäjän omalla vastuulla.