Tulorekisteri tarkoittaa myös työtapojen muuttamista

Palkkapalvelujen asiantuntijayritys Silta Oy:ssä on valmistauduttu tulorekisterin mukanaan tuomiin muutoksiin keväästä 2017 lähtien. Sillan asiakasyrityksissä työskentelee noin 90 000 palkansaajaa, joten mahdollisimman paljon pyritään tekemään etunojassa.

Siltalaisille on matkan varrella valjennut, että kyse on paljon suuremmasta muutoksesta kuin ”vain” tietojärjestelmistä ja tietojen toimittamisen aikatauluista. Kyse on toimintatapojen ja työn muuttumisesta.

– Olemme viime keväästä lähtien lukeneet kaiken hankkeeseen liittyvän Verohallinnon uutisoinnin, käyneet läpi videot ja ohjeet, keskustelleet yhteistyötahojen ja järjestelmätoimittajien kanssa, käyneet läpi erilaisia toteutuksia ja vertailleet, mitä tietoja eri tahoilla on, Sillan tulorekisterihankkeen projektipäällikkö Tiina Käpynen-Halla luettelee.

Sillassa hanketta vie eteenpäin tiimi, joka koostuu palkkajärjestelmiä hallinnoivista ja erilaisia palkkapalvelujen tehtäviä hoitavista asiantuntijoista.

– Syksystä saakka olemme kokoustaneet myös muiden palkkapalvelualan toimijoiden kanssa. Olemme levittäneet verkkoja mahdollisimman laajasti, kuvaa Sillan kehityspäällikkö Anja Hänninen.

Siltalaiset ovat koettaneet hahmottaa toisten palkkapalvelualan toimijoiden kanssa, mikä palkkapalveluasiantuntijoiden työssä muuttuu tulorekisterin mukana.

– Olemme pohtineet, mitä työmme tulevaisuudessa on ja miten sitä on tehtävä. Lopputulema on: toisin kuin tähän asti. Työtavat muuttuvat oleellisesti, Hänninen kiteyttää.

Tiina Käpynen-Halla konkretisoi:

– Kun tietojen toimittaminen ja aikataulutukset muuttuvat täysin, siitä seuraa, että sekä meidän palkkapalveluihmisten että asiakasyrityksissä toimivien on muutettava toimintatapojamme. Tähän ei vielä ole kovin yleisesti havahduttu.

Käpynen-Halla viittaa siihen, että 1.1.2019 lähtien palkkoihin liittyvät tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä päivänä palkkapäivästä. Myöhästymisestä alkaa jossain vaiheessa seurata sakkomaksuja.

Tiukasta aikataulusta taas seuraa, että toiminnan on joka paikassa – yritysten palkkahallinnoissa, palkkapalveluyrityksissä ja tilitoimistoissa ‒ oltava entistä tiukemmin aikataulutettua ja säntillistä.

Eikä säntillisyys ole vain palkkahallintoihmisiltä edellytettävä ominaisuus. Itse kukin esimies ja työntekijä on omalta osaltaan vastuussa aiempaa tarkemmin siitä, että palkkoihin liittyvien tietojen välittäminen eteenpäin ei viivästy eikä ainakaan unohdu.

Puutteiden ja virheiden korjaaminen tulee viemään nykyistä enemmän aikaa, koska oikaisut on pääsääntöisesti kohdistettava oikealle kaudelle. Jokaisen oikaistun kauden osalta on lisäksi tehtävä korvaava ilmoitus. Uusi toimintatapa lisää siis huomattavasti myös viestinnän määrää.

– Siitä on paljon lisätyötä. On entistä tärkeämpää, että tiedot toimitetaan määrämuotoisena ja sovitussa aikataulussa, Käpynen-Halla painottaa.

Sillassa tulorekisteriprojekti polkaistaan uudelle vaihteelle kesän 2018 lomakauden jälkeen.

– Odotamme nyt, että ohjelmistotoimittajat saavat tehtyä oman työnsä valmiiksi. Vasta sen jälkeen pystymme tekemään omille asiakkaillemme asiakaskohtaisia räätälöintejä, Käpynen-Halla kertoo.

Käytännössä siltalaiset pääsevät testaamaan tarvitsemansa sovellukset vasta syyskesällä, lomakauden jälkeen.

Aikaa on kovin niukasti, kun valmista on oltava vuodenvaihteessa.

– Edessä on kova syksy testauksia, henkilöstökoulutuksia ja kantakohtaisia koulutuksia. Kyllä tämä aikataulu suoraan sanoen huolettaa palkkapalvelutoimijoita, Anja Hänninen tunnustaa.

Siltalaiset ymmärtävät, mitkä tekijät ovat hidastaneet sekä tulorekisterihankkeen vetäjän että ohjelmistotalojen etenemistä. Molemmat ovat hoitaneet leiviskänsä niin hyvin kuin ovat pystyneet. On vain niin, että käytäntö on monesti eri asia kuin teoria. Kaikkea ei pysty ennakoimaan.

– Kun on menty käytännön toteutuksiin, on huomattu, että tarvitaankin paljon jatkoselvityksiä, ennen kuin voidaan edetä. Miten tämä muutos vaikuttaa siihen ja tuohon? Mitä siitä seuraa? Vieläkin on avoimia asioita ratkottavana, ja ohjelmistotaloissa tehdään työtä hiki päässä, Hänninen huomauttaa.

– Sovellukset on tehty toimimaan toisenlaisten sääntöjen perusteella. Nyt ne on muutettava aivan toisenlaiseen maailmaan, mikä on tosi haasteellista, siltalaiset ymmärtävät.

Lisää vaikeuskerrointa ohjelmistomuutoksiin tuo se, että vuoden 2019 alussa tämän vuoden vuosi-ilmoitukset on tehtävä nykyisten sääntöjen mukaan. Samalla on ensimmäisistä palkanmaksuista lähtien tehtävä ilmoitukset tulorekisteriin uusien toimintatapojen mukaisesti.

Syksyllä siltalaiset ja heidän kollegansa ympäri Suomen käyvät testausten lisäksi kovaa tahtia keskusteluja asiakkaidensa kanssa.

– Jokaisen asiakkaan kanssa on käytävä läpi, mitä tietoja asiakas haluaa meidän toimittavan eteenpäin ja mitä he toimittavat itse, ovatko tiedot oikeaa muotoa, mitkä ovat kenenkin vastuut, onko liittymiin tehtävä muutoksia, palkkasovellusten senior system manager Pia Rannanpää antaa esimerkkejä.

Tulorekisteriin voidaan toimittaa tietoja joko laajasti (kaikki mahdolliset palkkoihin liittyvät tiedot) tai suppeasti (vain säännösten määrittämä minimi). Jokaisen asiakkaan tilanne on tarkastettava: ovatko tarvittavat tiedot saatavissa asiakkaan järjestelmistä täsmälleen oikeassa muodossa?

– Meillä on varmasti tahtotila saada kaikki ajoissa valmiiksi, mutta ehditäänkö kaikki tekemään? Joudumme todennäköisesti vaiheistamaan tietojen toimittamista niin, että ensin toimitetaan pakollisia tietoja. Vapaaehtoisten tietojen toimittamiseen siirrytään myöhemmin sen mukaan, miten asiakkaiden kanssa asiasta sovitaan, Käpynen-Halla pohtii.

– Liittymämuutokset on tehtävä asiakaskohtaisesti, ja tämä vaatii työtä myös asiakkaan päässä. Nämä ovat todella isoja muutoksia, Rannanpää huomauttaa.

Siltalaiset ovat tekemisen jonkinasteisesta tuskasta huolimatta tulorekisterin puolella.

– Hanke on hyvä, ja ajan mittaan tulorekisteristä varmasti pidetään. Matka sinne on vain kivikkoinen, naurahtaa Tiina Käpynen-Halla.

– Aikanaan me jokainen hyödymme, kun kaikki omia palkkoja ja etuuksia koskevat tiedot näkyvät yhdestä paikasta, Anja Hänninen

Sitä ennen tarvitaan kuitenkin vielä paljon työtä ja toimintatapojen muutoksia.

Lisätietoja ja ohjeistusta:

• Veron tulorekisteri-sivu

Mikä tulorekisteri?

• Vuonna 2019 kaikki palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Vuonna 2020 sinne ilmoitetaan tiedot myös eläkkeistä ja etuuksista, kuten sairauspäivärahoista. 
• 2019 alusta tulorekisteriä käyttävät Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto ja työeläkelaitokset ja ETK. Seuraavana vuonna mukaan tulevat mm. vahinkovakuuttajat ja työttömyyskassat. 
• Kun järjestelmä on valmis, yritysten ei enää tarvitse ilmoittaa samoja tietoja moneen eri paikkaan monessa eri muodossa ja eri aikoihin. Myöskään yksityisten ihmisten ei tarvitse toimittaa viranomaisille erikseen tietoja, jotka ne voivat nähdä tulorekisteristä. 
• Kukin näkee tulorekisteristä vain omat tietonsa, ja kukin viranomainen näkee ihmisestä vain ne tiedot, joihin sillä on oikeus päästä. 

Lähde: Verohallinto

Silta Oy

• 2001 perustettu yritys, joka tarjoaa palkka- ja henkilöstöhallinnon palveluja
• 270 asiantuntijaa 
• toimipisteet Helsingissä, Turussa, Tampereella, Pieksämäellä ja Tallinnassa

www.silta.fi