Etänä vai toimistolla? Arjen toimintamalleista sovitaan tiimeissä ja osastoilla

Monella suomalaisella työpaikalla pohditaan tällä hetkellä, millaisia ovat arjen käytännöt koronan hellittäessä ja poikkeusolojen jälkeen. Keskusteluissa toistuvat teemat liittyvät kokouskäytäntöihin, toimistotilojen käyttöön, asiakastapaamisiin ja työskentelytapoihin. Varmassa vahvistetaan joustavan työn mallia, jossa varmalaiset yhdessä, yhteisiä raameja soveltaen, sopivat, miltä arki näyttää koronaepidemian väistyttyä.

Microsoftin Work Trends Indexin mukaan 73 prosenttia kyselyyn vastanneista haluaa jatkossa laajat mahdollisuudet etätyöhön. Myös Varman uunituoreen pulssikyselyn mukaan suurin osa työntekijöistä jatkaa mielellään hybridityötä myös jatkossa.

– Varmassa on hyvät kokemukset työskentelystä etänä jo ennen korona-aikaa. Toisaalta meillä on viihtyisät ja toimivat työtilat, joissa on kiva kohdata. Nämä muodostavat yhdessä pohjan, jolle voimme rakentaa joustavan työn mallin, jossa yhdistämme etänä ja toimistolla työskentelyä työn tulosten kannalta parhaalla tavalla. Etuja on molemmissa, vahvistaa Varman HR-, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja Katri Viippola.

– Seuraavien askelten ottaminen on yhteisponnistus. Se, millaiseen normaaliin Varmassa poikkeusajan jälkeen palataan, suunnitellaan yhdessä toimintojen, osastojen ja tiimien kanssa. Tätä varten olemme luoneet työkalun, jota käyttäen jokainen osasto tai tiimi käy vielä ennen kesälomia keskustelun omista työnteon tavoista, käytännöistä ja toiveista, Viippola kertoo. Päätökset yhteisen arjen pelisäännöistä tehdään siis mahdollisimman lähellä kunkin omaa työtä. Tiimien ja osastojen kirjaukset kerätään yhteen ja niitä hyödynnetään seuraavien askelten ja Varma-tasoisten toimintamallien kehitystyön pohjana.

Joustava työ on tulevaisuutta

Joustavassa työssä työskennellään osittain etänä ja toimistolla eli niin sanotussa hybridimallissa. Työtä tehdään työn tulosten ja sujuvuuden sekä työkyvyn kannalta parhaalla tavalla, huomioiden työtehtävien ja -roolien erilaisuuden. Joustavat työajat vähentävät tutkimusten mukaan sairauspoissaolojen, tapaturmien sekä mielenterveys- ja tuki- ja liikuntaelinoireiden riskiä. Myös työn ja muun elämän yhteensovittaminen helpottuu.

Etätyön etuja

  • meillä on hyvät edellytykset sujuvaan työskentelyyn paikasta riippumatta
  • osaamme tehdä töitä etänä tehokkaasti, itsenäisesti ja yhdessä
  • työaika on joustava ja sitä voi rytmittää työtehtävien ja oman tilanteen mukaan
  • myös keskittymistä vaativat tehtävät sujuvat etätöissä
  • aikaa säästyy työmatkoissa, työn ja muun elämän yhteensovittaminen käy ketterämmin
  • vähennämme työmatkoista aiheutuvaa ympäristön kuormitusta ja pysäköintihaasteita

Toimistolla työskentelyn etuja

  • kohtaamiset vahvistavat työn merkitystä, yhteenkuuluvuutta ja hyvinvointia
  • osa työtehtävistä sujuu parhaiten, kun pääsemme keskustelemaan, ideoimaan tai ratkomaan ongelmia yhdessä
  • kollegalta on helpompi kysyä neuvoa ja tukea
  • ergonomiseen työskentelyyn on hyvät edellytykset
  • työn ja vapaa-ajan erottaminen on selkeämpää
  • vapaamuotoiset kohtaamiset ja yhteiset lounas- ja kahvihetket antavat virtaa ja energiaa työpäiviin

– Tulevaisuuden toimistotyö herättää paljon keskustelua ja ajatuksia. Työnantajien on mietittävä miten saada toimistoista paikkoja, jonne tullaan turvallisin mielin ja mielellään. Työympäristöä muovatessamme meidän on otettava huomioon tilojen käyttäjien erilaiset tarpeet sekä ajattelu- ja toimintatavat. Tavoite on luoda tiloja, joissa voidaan olla paljon vuorovaikutuksessa. Etätyössä keskitytään vahvemmin itsenäiseen ja keskittymistä vaativaan työskentelyyn. On hyvä muistaa, että etätyö on vapaaehtoista ja varmalaisilla on aina mahdollisuus työskennellä Varman tarjoamissa toimipisteissä, ja niissä työskentelyyn myös kannustetaan, Katri Viippola sanoo.

Kokouskäytännöt ja yhteisöllisyys jatkossa

Kokous on vaikuttava silloin, kun sillä on selkeä tavoite, sovittu aikataulu ja osallistujat tietävät, miksi heidän osallistumisensa kokoukseen on välttämätöntä. Hybridityö haastaa kokouselämää jälleen uudella tavalla. Varmassa kokoukset suunnitellaan niin, että niihin voi osallistua toimistolla tai etänä. Hyvä käytäntö on kertoa ennalta, jos kokous vaatii läsnäoloa toimistolla, ja tähän kokouksen järjestäjän tulee kiinnittää huomiota kokousta varatessaan. Tarvittaessa esihenkilö voi päättää, missä kokouksissa ja muissa työtehtävissä ollaan läsnä toimistolla (koronatilanteen niin salliessa). Asiakaskohtaamiset hoidetaan asiakkaiden toiveiden mukaisesti läsnä tai etänä.

Esihenkilöllä on tärkeä tehtävä hoidettavaan, tehdäänpä työtä sitten etänä tai toimistolla.

– Esihenkilön rooliin kuuluu varmistaa arjen töiden sujuminen. On tärkeää, että jokaisen kohdalla toimenkuva, tavoitteet, seuranta ja jaksaminen ovat kunnossa. Ja jos työssä havaitaan jaksamisen tai suoriutumisen haasteita, esihenkilön rooliin kuuluu etsiä yhdessä asiantuntijan kanssa keinoja tilanteen ratkaisemiseksi ja tehdä siihen liittyvät päätökset, kertoo Katri Viippola.

Yhteisöllisyyden tukeminen ja selkeät ohjenuorat ovat tärkeä osa joustavaa työtä. Kaikkien rooliin kuuluu jakaa tietoa aktiivisesti ja pitää videot päällä Teams-kokouksissa. Jokainen työntekijä osallistuu yhteisöllisyyden vaalimiseen. Yhteisöllisyyden syntymiseksi huolehdimme hyvinvoinnista; pidämme riittävästi taukoja ja rytmitämme työtä sekä otamme puheeksi, jos työ ei suju normaaliin tapaan tai tulee huoli omasta tai toisen jaksamisesta.

Se, millainen arki parhaiten sopii kuhunkin yritykseen, ei selviä kuin kokeilemalla.

– Olemme Varmassa sopineet, että arvioimme edelleen säännöllisesti yhdessä joustavan työn toimivuutta, teemme korjauksia tarvittaessa ja kokeilemme rohkeasti uudistuksia, Katri Viippola kertoo.

Toimitilat ja teknologia ovat keskeisessä roolissa hybridityöskentelyssä

Varmassa uskotaan, että työnantajan tarjoama toimistotilat muodostavat edelleen työskentelyn ydintilan, mutta sen rinnalle rakentuu niin kutsuttuja satelliittitiloja, kuten co-workingtilat ja kotitoimistot. Joustavia tilaratkaisuja tarjoaa mm. Varman oma kotikonttorissa.fi-palvelu. Kotikonttorissa on uusi palvelu, jossa Helsingin keskustan tuntumassa asuintalojen kivijaloissa viihtyisiä työskentely- ja opiskelutiloja. Kotikonttorissa-työpisteet on joustavasti varattavissa aina kun työn ja yksityiselämän yhteensovittaminen tuntuu hankalalta. Palvelun tavoitteena on lisätä etätyöskentelyn sujuvuutta maailmassa, jossa emme enää kulje päivittäin toimistolle.

Teknologiset ratkaisut ovat avainroolissa. Varmassa toteutetaan ennen kesälomia testikokoustiloja, joissa on paremman kokouskokemuksen tuova tekniikka. Tämän pohjalta valitaan parhaiten Varmaa tukeva ratkaisu, joita voidaan toteuttaa valittuihin tiloihin. Neuvottelutiloihin asennetaan myös erillisiä web-kameroita ja hyvän tilakattavauuden omaavia kaiutin-mikrofoniyhdistelmiä näyttöjen yhteyteen. Myös etäyhteysratkaisuja kehitetään ja parannetaan koko ajan.