Palkkahallinnon rutiinien hoitaminen muuttuu vuoden 2019 alusta. Se tarkoittaa muutoksia monen yrityksen ja yrittäjän arkeen. Käytännössä kaikkien palkkoja maksavien yritysten on ainakin varmistettava, että ne pystyvät toimimaan tulorekisterilain edellyttämällä tavalla heti vuoden alussa. Käyttöönoton myöhentäminen ei nimittäin ole mahdollista.
Tulorekisteriin on vuodenvaihteen jälkeen ilmoitettava palkanmaksuun liittyvät tiedot viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Tämä määräaika sisältää myös viikonloput ja juhlapyhät.
Entistä säntillisempää toimintaa
Palkanlaskenta ja mahdolliset tarkistukset on siis hoidettava rivakasti. Toiminnan on oltava entistä tiukemmin aikataulutettua ja säntillistä sekä yrityksissä että tilitoimistoissa. Jos palkka maksetaan torstaina, ilmoitus tulorekisteriin on tehtävä viimeistään seuraavana tiistaina. Jos viides päivä palkanmaksupäivästä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivälle, ilmoittamisen takaraja on sitä seuraava arkipäivä.
‒ Palkanmaksu kannattaa suunnitella yhtenäiseksi prosessiksi, jossa palkka maksetaan ja siitä ilmoitetaan samalla kertaa, vinkkaa vakuutuspalvelujohtaja Riikka Nivus Varmasta.
Selvitä ensin nykytila
Alkajaisiksi kannattaa selvittää nykytila: miten palkkatiedot on tähän mennessä ilmoitettu. Toimiiko se myös ensi vuonna vai onko toimittava toisin?
Jos palkkahallinto hoidetaan yrityksessä, mikä tulorekisteriin ilmoittamisen kanavista soveltuu parhaiten oman yrityksen tilanteeseen? Keinoja on useita: palkkahallinnon ohjelmasta teknisen rajapinnan kautta suoraan tulorekisteriin, lataamalla tiedostot tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tai syöttämällä tiedot verkkolomakkeelle.
Hyödynnä tarjolla olevia palveluja
Jos käytössä oleva palkkahallinnon ohjelmisto sallii teknisen rajapinnan käytön, palkkatiedot saadaan tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon järjestelmistä. Ne voivat vaatia ohjelmistopäivityksiä ja testausta.
Jos kyseessä on pieni yritys, jonka palkkalistoilla on vain muutamia henkilöitä ja jossa hoidetaan palkkahallinto itse, Nivus suosittaa palkka.fi-palvelun tai vastaavan käyttämistä.
‒ Niistä tiedot siirtyvät tulorekisteriin oikealla tavalla ja oikeassa muodossa. Sillä tavalla pääsee helpoimmalla ja ilmoittamisvelvoitteet saa hoidetuksi.
Sovi pelisäännöt tilitoimiston kanssa
Jos palkkahallinnon hoitaa tilitoimisto, sen kanssa kannattaa keskustella ja sopia pelisäännöistä. Miten tilitoimiston kanssa toimitaan ensi vuoden alusta lähtien? Miten aikataulut muuttuvat?
Jos yrityksen palkkahallinto hoidetaan vielä osin tai kokonaan paperilla, on hyvä hetki pohtia digivaihtoehtoja. Tulorekisteri ottaa vastaan ilmoituksia paperilla vain aivan poikkeustapauksissa.
Myös maksujen rytmitys muuttuu
‒ Muista, että tietoja on lähetettävä tulorekisteriin sitä mukaa kuin palkkoja maksetaan. Jos maksat ne kahdesti kuussa, kahdesti kuussa ne on myös ilmoitettava, Riikka Nivus kertaa.
Ensi vuoden alusta osalla yrityksistä muuttuu myös palkanmaksuun liittyvien vakuutusmaksujen rytmitys. Vakuutusmaksut on yleisimmin lähetetty neljästi vuodessa, jos yritys ei ole ollut kuukausi-ilmoittaja. Ensi vuoden alusta kaikki palkkoja maksavat yritykset saavat vakuutusmaksunsa kerran kuukaudessa maksettujen palkkojen perusteella.
Tiedot vain yhteen paikkaan
Kun tulorekisteri on täysin käytössä vuonna 2020, työnantajan tarvitsee ilmoittaa tietoja enää vain yhteen paikkaan. Työntekijäkin hyötyy tulorekisteristä, kun hänen ei tarvitse pyytää enää palkkatodistuksia, esim. hakiessaan äitiyspäivärahaa. Se on koko tulorekisterin idea. Ei enää erikseen ja eri tahdissa tietoja verottajalle, työeläkeyhtiöön, työttömyysvakuutusrahastoon, Kelaan…
‒ Uskon, että työnantajat tulevat oikeasti huomaamaan tulorekisterin vähentävän heiltä byrokratiaa, joka liittyy palkkojen ilmoittamiseen, kunhan alkukankeudesta päästään ja opitaan uudet toimintatavat, Riikka Nivus kannustaa.
2019 alussa hetki kahta maailmaa
Vuosi 2019 on pilottivuosi, jolloin eletään hetken aikaa kahta maailmaa. Vuoden 2018 lopun palkkatiedot ilmoitetaan vielä vanhalla tavalla, mutta tammikuussa maksettavat palkat jo uudella. Sen jälkeen helpottaa.
Varmasta lähetetään kaikille yritysasiakkaille tulorekisteriä koskeva kirje, jossa kerrotaan, mitä pitää huomioida. Asiasta kerrotaan myös loppuvuoden ajan laskujen yhteydessä.
Lisätietoja ja ohjeistusta
www.tulorekisteri.fi
Mikä tulorekisteri?
Vuonna 2019 kaikki palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Vuonna 2020 sinne ilmoitetaan tiedot myös eläkkeistä ja etuuksista, kuten sairauspäivärahoista.
2019 alusta tulorekisteriä käyttävät Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto ja työeläkelaitokset ja ETK. Seuraavana vuonna mukaan tulevat mm. vahinkovakuuttajat ja työttömyyskassat.
Kun järjestelmä on valmis, yritysten ei enää tarvitse ilmoittaa samoja tietoja moneen eri paikkaan monessa eri muodossa ja eri aikoihin. Myöskään yksityisten ihmisten ei tarvitse toimittaa viranomaisille erikseen tietoja, jotka ne voivat nähdä tulorekisteristä.
Kukin näkee tulorekisteristä vain omat tietonsa, ja kukin viranomainen näkee ihmisestä vain ne tiedot, joihin sillä on oikeus päästä.
Lähde: Verohallinto