Etiska verksamhetsprinciper för Varmas leverantörer (Supplier Code of Conduct)

Vi har förbundit oss till hållbara tillvägagångssätt och utveckling av dem. Alla anställda vid Varma är bundna av Varmas etiska affärsprinciper (Code of Conduct). Tryggandet av pensionsmedlen är en viktig samhällelig uppgift, där kraven på etik och transparens framhävs. Därför anser vi att det är viktigt att våra leverantörer (tjänsteleverantörer, varuleverantörer och företrädare för försäljningsnätverket) också fullgör sina hållbarhetsskyldigheter på ett exemplariskt sätt.

Vi förväntar oss att våra leverantörer åtar sig att ta ansvar för de ekonomiska, sociala och miljömässiga konsekvenserna av sin verksamhet. Dessutom ska våra direkta leverantörer i enlighet med omsorgsplikten övervaka att också deras underleverantörer i sin verksamhet följer lagstiftningen och kraven på företagsansvar för leverantörerna. Leverantören säkerställer i sin egen organisation informationen till de personer vars uppgifter dessa krav på företagsansvar gäller.

Vi är beredda att stödja främjandet av socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbara tillvägagångssätt genom att dela med oss av våra egna erfarenheter och utveckla tillvägagångssätten i samarbete.

När Varma sköter sin samhälleliga uppgift ska det agera exemplariskt. Detta kräver också att våra leverantörer är etiska och har gott anseende.

Leverantören ska

• följa lagstiftningen och dessa eller andra motsvarande krav på företagsansvar
• agera etiskt, ärligt och i enlighet med alla gällande konkurrenslagar och bestämmelser
• fullgöra sina betalningsskyldigheter och andra skyldigheter i anslutning till sin affärsverksamhet på behörigt sätt
• säkerställa att konfidentiella uppgifter, särskilt sådana som rör enskilda personer, behandlas konfidentiellt
• vägra korruption samt givande och mottagande av sådana gåvor som kan tolkas som ett försök att påverka verksamheten
• identifiera och undvika situationer där det mellan leverantören och Varma råder en intressekonflikt. Leverantören ska underrätta Varma om alla eventuella intressekonfliktsituationer mellan leverantören och Varma.
• vägra penningtvätt i alla dess former och se till att terroristverksamhet inte gynnas på något sätt
• övervaka och säkerställa att det i företagets ledning, förvaltning eller de instanser som utövar bestämmande inflytande över företaget inte finns personer som har näringsförbud
• säkerställa att arbetstagarna har möjlighet att rapportera om verksamhet som strider mot bestämmelserna, föreslå förbättringar och ge allmän respons.

Varma har åtagit sig att främja de mänskliga rättigheterna och agera i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Dessutom anser Varma att viktiga principer som styr tillgodoseendet av de mänskliga rättigheterna är bl.a. OECD:s riktlinjer för multinationella företag, Europarådets rekommendation om företagsverksamhet och mänskliga rättigheter samt ILO:s åtta grundkonventioner.

Vi förutsätter också att våra leverantörer följer dessa principer. På begäran ska leverantören kunna verifiera vilka kontrollmekanismer den har för att de mänskliga rättigheterna tillgodoses i den egna verksamheten och leveranskedjan.

Leverantören ska

• identifiera och bedöma konsekvenserna och riskerna för de mänskliga rättigheterna i den egna verksamheten
• säkerställa att den eller dess leveranskedja inte är inblandad i kränkningar av de mänskliga rättigheterna
• övervaka att de mänskliga rättigheterna och principerna för de mänskliga rättigheterna tillgodoses inom hela organisationen och leveranskedjan. Åtgärder som strider mot de mänskliga rättigheterna måste åtgärdas och korrigerande åtgärder vidtas utan dröjsmål.
• ingripa i verksamhet som strider mot riktlinjer, värderingar eller internationella avtal om mänskliga rättigheter eller på annat sätt lagstridig verksamhet och utan dröjsmål vidta korrigerande åtgärder
• regelbundet kartlägga, övervaka och uppdatera sina utarbetade planer.

Leverantören

• gör det möjligt för arbetstagare att fritt organisera sig och förhandla om kollektivavtal
• iakttar minimivillkoren för anställningsförhållandet enligt lagar och kollektivavtal både i sin egen verksamhet och i underleverantörernas verksamhet
• tillåter inte tvångsarbete eller straffrelaterat arbete av något slag
• förbinder sig att inte använda barnarbete
• erbjuder sina arbetstagare lön, förmåner och övertidsersättning åtminstone enligt nationell lagstiftning och andra motsvarande avtal
• förbinder sig till likabehandling i sin arbetsgemenskap och tillåter inte i sin verksamhet eller i sina underleverantörers verksamhet någon form av diskriminering, hot, förtryck eller trakasserier
• säkerställer att arbetstiderna följer den nationella lagstiftningen och kollektivavtal och andra motsvarande avtal.

Arbetsmiljön ska utan undantag uppfylla kraven i arbetarskyddslagstiftningen och företagshälsovårdslagstiftningen. Även det boende som arbetsgivaren erbjuder ska uppfylla ovan nämnda krav.

• Olyckor och skador på arbetsplatsen ska förebyggas till exempel genom att man säkerställer tillräcklig övervakning av arbetsmiljön, erbjuder skyddsutrustning för arbetstagarna samt ger arbetstagarna lämplig introduktion och handledning.
• Det är också viktigt att dokumentera och utreda olycksfall och tillbud i samband med hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
• Vi uppmuntrar våra leverantörer att kontinuerligt utvärdera säkerhets- och hälsoriskerna. Våra leverantörer måste vara orubbliga när det gäller att kräva säkra och hälsosamma arbetsvillkor av sina underleverantörer.

Respekt för miljön – särskilt för att stävja klimatförändringen och förlusten av den biologiska mångfalden – är en väsentlig del av Varmas ansvarstagande. Vi förutsätter också att våra leverantörer är medvetna om sina egna miljökonsekvenser och beaktar dem i sin egen verksamhet. På begäran ska leverantören kunna verifiera vilka kontrollmekanismer den har för att för att minska sina miljöeffekter i den egna verksamheten och leveranskedjan.

Leverantören ska

• följa miljölagstiftningen
• kunna påvisa sitt åtagande för att beakta miljöaspekter i sin verksamhet
• ägna uppmärksamhet åt att bedöma, minska och förebygga miljöpåverkan i hela värdekedjan
• kunna tillhandahålla väsentlig miljöinformation om sina egna produkter och tjänster, såsom användning av kemikalier eller bortskaffande av avfall
• använda ett certifierat miljöledningssystem eller ett dokumenterat tillvägagångssätt för hantering av miljöärenden.

Vi uppmuntrar också till utveckling och användning av miljövänliga lösningar. Särskilt inom utsläppsintensiva branscher bör leverantörerna ägna särskild uppmärksamhet åt sitt eget kolfotavtryck, övervakningen av det och ha tydliga mål för att minska sina miljöeffekter.

Om leverantören i sin egen verksamhet eller i sitt nätverk av underleverantörer upptäcker en överträdelse av dessa etiska verksamhetsprinciper eller misstänker en överträdelse i anslutning till produkter eller tjänster som levereras till Varma, ska leverantören utan dröjsmål underrätta Varma om detta.

På begäran ska leverantören ge Varma information om hur den uppfyller dessa etiska verksamhetsprinciper.

Varma kan själv eller med hjälp av en tredje part genomföra revisioner för att kontrollera att dessa etiska verksamhetsprinciper följs. Eventuella revisioner görs alltid i samarbete, varvid leverantören bistår Varma vid revisionen, till exempel genom att tillåta inspektioner på verksamhetsstället.

Om vi upptäcker att våra leverantörer har brutit mot dessa etiska verksamhetsprinciper och överträdelsen inte kan avhjälpas inom den överenskomna tiden, har Varma rätt att häva det avtal, där dessa etiska verksamhetsprinciper ingår som bilaga. En överträdelse kan också leda till att leverantören inte längre väljs ut att delta i kommande konkurrensutsättningar.

Dessa etiska verksamhetsprinciper har godkänts av Varmas styrelse 15.6.2023.

Etiska verksamhetsprinciper för Varmas leverantörer