Tietopaketti: Työntekijän palkkaaminen

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on merkittävä vaihe jokaisen yrityksen ja yrittäjän polulla. Tähän tietopakettiin olemme keränneet kattavasti tietoa helpottamaan työnantajaksi siirtymistä ja työntekijän palkkaamiseen liittyvien asioiden hoitamista. Palkkaamisen prosessi on jaettu kuuteen vaiheeseen ja usein kysyttyihin kysymyksiin.

Jos sinulle herää tietopaketin luettuasi lisäkysymyksiä työntekijän palkkaamiseen tai palkanmaksuun liittyen, suosittelemme kääntymään yhteistyökumppanimme Palkkaus.fi:n puoleen. Työeläkevakuutusten osalta löydät tarkempaa lisätietoa Varman työnantaja- tai yrittäjäosiosta ja saat vakuutusasioissa neuvontaa asiakaspalvelustamme.

 
1. Työn kokoaikaisuus tai osa-aikaisuus

2. Työnantajan velvoitteet

 
3. Työntekijästä aiheutuvat kulut pienyrityksessä

4. Rekrytointi

 5. Työsopimuksen tekeminen ja työaika

 
6. Työn aloittaminen ja koeaika

Ennen työntekijän palkkaamista on tärkeää kartoittaa tarjoamasi työn kokonaismäärä. Oletko palkkaamassa työntekijää osa- vai kokoaikaiseen työsuhteeseen?

Kokoaikainen työ

Kokoaikaisella työllä tarkoitetaan sellaista työtä, jossa työaika on joko työaikalain tai työehtosopimuksen mukainen enimmäistyöaika. Työaikalain mukaan säännöllinen työaika on enintään kahdeksan tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Viikoittainen säännöllinen työaika voidaan järjestää myös keskimäärin 40 tunniksi enintään 52 viikon ajanjakson aikana. Mikäli yrityksesi toimialaa koskee työehtosopimus, alalla on saatettu sopia yleisesti myös tätä lyhyemmistä työajoista.

Osa-aikatyö

Osa-aikatyötä on työ, jota tehdään vähemmän kuin työ- ja virkaehtosopimuksissa tai lainsäädännössä on sovittu täydeksi työajaksi. Täysi työaika vaihtelee, mutta yleensä osa-aikatyöksi määritellään työ, jota tehdään alle 30 tuntia viikossa. Osa-aikaiselle työntekijälle kuuluvat samat lakisääteiset, työsopimukseen liittyvät seikat kuten työterveys ja vakuutukset.

Työsuhteen kesto

Kaikki työsopimukset ovat toistaiseksi voimassa olevia, ellei toisin ole erikseen sovittu. Tämä tarkoittaa, että määräaikaiseksi määritelty työsopimus on poikkeus, jolle on oltava pätevä syy. Esimerkkejä pätevistä syistä löydät usein kysytyistä kysymyksistä. Keskeisin ero toistaiseksi voimassa olevan ja määräaikaisen työsopimuksen välillä on, että määräaikaisen sopimuksen on tarkoitus kestää vain määrätty kalenteriaika.

Eri sopimusmuotoja koskee myös eri irtisanomiskäytäntö. Irtisanoutuminen on määräaikaiselle työntekijälle rajoitetumpaa, ellei siitä erikseen sovita. Määräaikaisen työsopimuksen irtisanomisesta löydät lisätietoa usein kysytyistä kysymyksistä.

Etenkin ensimmäistä kertaa yrittäjästä työnantajaksi siirtyessä on ensisijaisen tärkeää sisäistää työnantajatoiminnan mukanaan tuomat uudet vastuut ja velvoitteet.

Työtapaturmavakuutus

Mikäli työntekijäsi palkka ylittää 1 300 euroa vuodessa, sinun on huolehdittava työntekijän työtapaturmavakuutuksesta. Työtapaturmavakuutuksen suuruus riippuu palkasta, toimialasta ja siitä, kuinka riskialtista työ on.

Työterveyshuolto

Työnantajana sinun tulee järjestää myös työterveyshuolto kaikille työsuhteessa oleville työntekijöille työsopimuksen ehdoista ja palkasta riippumatta. Alimman kynnyksen toimenpide on hankkia palvelut julkiselta palveluntarjoajalta, mutta usein yritykset haluavat muun muassa sitouttamiskeinona hankkia työterveyspalvelut yksityiseltä palveluntarjoajalta.

TyEL-vakuutus

Työnantajana olet työntekijän eläkelain (TyEL) mukaan velvollinen järjestämään palkkaamilleen työntekijöilleen eläketurvan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että sinun on otettava työntekijöillesi TyEL-vakuutus ja osallistuttava sen kustannuksiin maksamalla oma osuutesi eläkevakuutusmaksuista. TyEL-vakuutus on otettava viimeistään silloin, kun ilmoitat ensimmäisen työntekijäsi palkkatietoja tulorekisteriin. 

Tulorekisteri on tietokanta, joka sujuvoittaa ansiotulotietojen välitystä yritysten ja esimerkiksi työeläkevakuuttajien välillä. Samat tiedot kulkeutuvat myös työnantajarekisterin ylläpitäjälle eli Verohallinnolle. Yrityksesi tulee olla osa työnantajarekisteriä, kun olet säännöllinen työnantaja. Lue, milloin yrityksesi lasketaan säännölliseksi työnantajaksi.

Palkat puolestaan täytyy ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään viiden päivän sisällä palkanmaksupäivästä. Vakuutusmaksu suoritetaan joka palkanmaksun yhteydessä tai kootusti kuukausittain suoraan työeläkeyhtiölle.

Vakuutusmaksut perustuvat tulorekisteriin ilmoitettuihin palkkoihin. Vuonna 2021 TyEL-perusmaksu on 24,8 % työntekijöiden palkoista. Vakuutusmaksuun osallistuvat sekä työnantaja että työntekijä. Työntekijän maksuosuus on työntekijän iästä riippuen joko

• 7,15 % (alle 53- tai yli 62-vuotiaat) tai
• 8,65 % (53–62-vuotiaat) palkasta.

Työnantajan maksuosuus on keskimäärin 16,95 prosenttia. Työnantajana pidätät palkanmaksun yhteydessä työntekijän maksuosuuden ja maksat eläkevakuutusyhtiölle koko työeläkemaksun.

Tarvitset TyEL-vakuutuksen, jos

• työntekijäsi on työsuhteessa,
• 17–67-vuotias ja
• maksat työntekijälle palkkaa vähintään 60,57 euroa kuukaudessa.

Työntekijästä aiheutuvia kustannuksia arvioitaessa peukalosääntönä pidetään, että bruttopalkan päälle lisätään 40-50 prosenttia. Työntekijän kokonaiskulut työnantajalle muodostuvat palkasta, palkan sivukuluista ja työvoimakustannuksesta.

Palkka

Työsopimuksessa määritelty korvaus työstä. 

Palkan sivukulut

Sivukulut ovat pakollisia työnantajan maksuja, jotka tulevat kokonaispalkan päälle. Osa niistä on lakisääteisiä, pakollisia vakuutusmaksuja, kuten työeläke-, työttömyys-, sairaus- sekä työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksut. Lisäksi sivukuluja ovat työterveyshuollon ja henkilökuntaetujen, kuten mahdollisen työpaikkaruokailun, kustannukset.

Työvoimakustannus

Työvoimakustannus on työn teettämisestä yritykselle aiheutuva kokonaiskustannus. Siihen kuuluu ei-tehdyltä työajalta maksetut palkat (esimerkiksi sairauspoissaolo ja vuosiloma), työvoiman hankkimisen aiheuttavat kulut (kuten rekrytointi) ja muut henkilöstökustannukset (esimerkiksi työvälineet).

Myyjä, jonka kuukausipalkka on 2 600 €.

Myyjä työskentelee 1.-30.9.2020 kokoaikaisesti, jolloin hänellä on 21 työpäivää.

Rahapalkan lisäksi pakolliset lakisääteiset vakuutusmaksukulut työnantajalle ovat: 

• työeläkemaksu Varmaan 15,55 % palkasta eli 404,30 € 
• työttömyysvakuutusmaksu 0,45 % palkasta eli 11,70 €
• sairasvakuutusmaksu 1,34 % palkasta eli 34,84 €

Kokonaiskustannus työnantajalle on 3 050,84 €.

Lisäksi työnantaja maksaa työtapaturmavakuutusmaksun, työterveyshuollon, mahdolliset henkilökuntaedut ja työvoimakustannukset.

Työntekijä maksaa palkastaan työeläkevakuutusmaksua (7,15 % vuonna 2020) ja työttömyysvakutuusmaksua (1,25 % vuonna 2020).

Palkkauskulujen kartoittamiseen voit käyttää avuksesi kätevää palkkalaskuria.

Kokeile Palkkaus.fi:n palkkalaskuria

Ennen työhakemusten käsittelyä sinun on tärkeää myös olla tietoinen yhdenvertaisuus- ja työsopimuslaeista. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantajan tulee käsitellä kaikkia työnhakijoita tasapuolisesti. Muun muassa ikä, terveys, sukupuoli tai uskonto eivät saa asettaa työnhakijoita eri asemaan. Työtehtävään valitaan hakija, jonka osaaminen ja kokemus parhaiten vastaavat työtehtävän kuvausta.

Työntekijän taustoista voit ottaa selvää soittamalla edelliselle työnantajalle. Rikostaustan selvittäminen on mahdollista vain, jos työn luonteeseen kuuluu lasten tai nuorten kanssa oleminen. Työnhakijan luottotietoja ei myöskään saa selvittää, ellei työ vaadi erityistä luotettavuutta. Turvallisuusselvitysten tekeminen on mahdollista tietynlaisissa työtehtävissä tai erityisissä toimintaympäristöissä, kuten lentokenttä ja satama. Lisätietoa turvallisuusselvityksistä löydät Supon verkkosivuilta.

Kun sopiva henkilö on hakemusten ja haastatteluiden jälkeen löytynyt, on aika virallistaa työsuhde tekemällä työsopimus. Vaikka suullinen ja kirjallinen työsopimus ovat yhtä päteviä lain puitteissa, on epäselvyyksien välttämiseksi suositeltavaa tehdä kirjallinen työsopimus. Työsuhde syntyy heti, kun työn tekeminen alkaa.

Työsuhde on määriteltävä hyvissä ajoin ennen sopimuksen laatimista, jotta työntekijä on tietoinen, onko hän allekirjoittamassa määräaikaista vai toistaiseksi voimassa olevaa sopimusta.

Työajalla tarkoitetaan nimensä mukaisesti työhön käytettyä aikaa. Työajaksi lasketaan myös aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Pääsäännön mukaan myöskään päivittäisiä taukoja ei lueta, jos työntekijä saa niinä aikoina poistua vapaasti työpaikalta.

Työaikalaissa määritellään enimmäistyöaika säännölliselle päivittäiselle ja viikoittaiselle työajalle. Kuten työn kokoaikaisuutta käsittelevässä osiossa kävimme läpi, työaikalakiin kirjatun yleissäännöksen mukaan säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa.

Työnantaja ja työntekijä saavat sopia vuorokautisen säännöllisen työajan pidentämisestä enintään kahdella tunnilla, jollei työssä sovellettavan työehtosopimuksen säännöllisestä työajasta sopimista koskevista määräyksistä muuta johdu. Viikoittaisen säännöllisen työajan tulee tällöin tasoittua enintään 40 tunniksi enintään neljän kuukauden ajanjakson aikana. Viikoittainen säännöllinen työaika saa olla enintään 48 tuntia.

Työaikalaissa on kuitenkin jaksotyön, vuorotyön ja yötyön osalta erilaisia lisäyksiä, jotka ennalta määritellyissä tapauksissa mahdollistavat säännöllisen työajan järjestämisen yleistyöajasta poiketen. Jaksotyössä työaika voidaan järjestää siten, että työaika on kolmen viikon pituisena ajanjaksona enintään 120 tuntia tai kahden viikon pituisena ajanjaksona enintään 80 tuntia. Jaksotyöaikalaki koskee muun muassa majoitus- ja ravitsemuspalveluita, henkilö- ja tavarankuljetusta, sekä turvallisuus- ja vartiointitehtäviä. Työaikalain mukaan yötyö on työtä, jota tehdään kello 23:n ja 6:n välisenä aikana. Yötyölisien maksaminen määräytyy kuitenkin työehtosopimuksen mukaan. Tapaukset, joissa yötyötä saa järjestää säännöllisesti, saat selville työaikalaista. 

Mikäli toimialallasi noudatetaan työehtosopimusta (TES), määritellään siinä erilaisia lisäyksiä työaikaan liittyen. Eri alojen työehtosopimukset löydät aakkosjärjestyksessä työsopimuslaista.

Työsuhteen aikana työntekijälle kertyy palkallista vuosilomaa. Vuosilomalaki ja työnantajaa sitova työehtosopimus määrittelevät loman ajalta maksettavan palkan tai korvauksen sekä lomapäivien lukumäärän. Kun työsuhde päättyy, pitämättömistä lomapäivistä maksetaan lomakorvaus. 

Vuosiloman liittyvät asiat tulee sopia kirjallisesti työntekijän kanssa osana työsopimuksen laatimista.

Työnantajana sinulla on vastuullasi:

• Lomapalkka tulee maksaa ennen loman alkamista, jos se on enemmän kuin kuusi päivää pitkä. 
• Lomapalkkalaskelman antaminen lomapalkan tai lomakorvauksen yhteydessä 
• Vuosilomakirjanpidon ylläpitäminen. Kirjanpidosta tulee käydä ilmi vuosilomien pituudet ja ajankohdat, lisävapaapäivien määrä ja ajankohdat sekä vuosilomapalkkojen ja -korvausten suuruus ja niiden määräytymisen perusteet. 
• Työntekijälle on annettava selvitys vuosilomakirjanpidosta, jos tämä sellaista pyytää. 

Työnantajana sinun on hyvä avata työntekijöillesi periaatteet, joilla vuosilomat voidaan pitää.

• Pidetäänkö kaikkien lomat samanaikaisesti vai porrastettuna? 
• Ovatko työntekijöiden lomat eri vuosina eri kesälomakuukausina? Vuorotellaanko kuukausia työntekijöiden kesken? 
• Voiko lomaa säästää pidettäväksi myöhempinä vuosina? 
• Miten loman pitämisestä sovitaan? 

Lue lisää vuosilomasta Työsuojeluhallinnon verkkosivuilta.

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen ei tyssää työsopimuksen allekirjoittamiseen, vaan työn aloittamisesta sopimisen jälkeen sinun on hyvä pohtia, miten uusi työntekijä pääsee parhaalla mahdollisella tavalla vauhtiin uudessa työtehtävässään.

Työsuhteen alkuun liittyy tyypillisesti myös koeaika, joka sovitaan jo työsopimuksen tekovaiheessa. Lue lisää koeajasta usein kysytyistä kysymyksistä.

Täytä hakemus, ja me hoidamme loput vakuutukseen liittyvät asiat.