Asiakasorganisaatioidemme HR- ja liiketoimintajohtajat kertovat, että asiat jäävät roikkumaan helpommin kuin ennen. Tavallista on, että muutama päivä kuukausikokouksen jälkeen kukaan ei enää muista, mitä ylipäätään päätettiin: mitä käsitellyille asioille oli tarkoitus tehdä ja kenen toimesta.
Etätyöaikana työpäivät tuntuvat välillä yhdeltä mössöltä ilman selkeitä keskittyneisyyden hetkiä ja onnistumisen kokemuksia. Tämän arvioidaan olevan myös etätyöapatiaksi kutsutun tylsistymisen ja turtumisen taustalla.
Yksi inhimillisistä perustarpeistamme on kyvykkyyden kokemus. Jotta voisimme kokea työmme mielekkääksi, tarvitsemme tunnetta siitä, että saamme asioita aikaan, hallitsemme tekemisiämme ja onnistumme niissä. Etätyöaikana tyypillinen multitaskaus – tai multipaskaus – on omiaan tuhoamaan tällaiset kokemukset.
Kun mitkään epämuodolliset kohtaamiset ja keskustelut eivät auta asioiden etenemistä, toimeenpanon tukemiseen pitää kiinnittää huomiota aikaisempaa tietoisemmin. Tässä neljä vinkkiä siihen, miten saat asiat rullaamaan myös kiireisessä etätyöarjessa.
1. Huolehdi kokousten laadusta
Tietotyöläisen päivät täyttyvät etätyöaikana erilaisista kokouksista. Kokousten määrää ja kestoa on varmasti monessa tilanteessa tarpeen tarkastella kriittisesti. Usein suurimmat hyödyt saataisiin kuitenkin niiden laatua parantamalla. Jos kokouksen aiheet, tavoitteet, osallistujat ja roolit ovat selvät, ja ne on viestitty jo etukäteen, onnistumisen mahdollisuudet kasvavat huomattavasti.
Etätyössä kokouksen vetäjän rooli korostuu: kun keskustelu ei solju Teamsissa itsestään, erilaiset osallistujien aktivoimisen keinot ja työn visualisointi nousevat arvoon arvaamattomaan. Liian usein kokouksen vetäjä keskittyy vain miettimään, mitä kokouksessa käsitellään, kun vähintään yhtä tärkeää olisi pohtia sitä, miten se tehdään.
2. Mahdollista työn rytmittäminen
Suuri osa tietotyöläisen tuottavasta tekemisestä tapahtuu kokousten ulkopuolella. Onko kalenterissasi tilaa keskeytyksettömälle työlle? Suljetko teamsit, slackit, skypet ja whatsappit, kun sinun pitää todella keskittyä? Entä millä ajalla purat tehtävälistaasi? Meillä on usein taipumus olla liian optimistisia sen suhteen, mitä saamme yhden työpäivän aikana tehtyä.
Usein arkeen päteekin lausahdus: se, mikä ei ole kalenterissa, ei tapahdu. Huolehdi siis, että kalenterissasi on kokousten lisäksi varattuna aikaa myös keskittymistä vaativalle työlle ja juoksevien asioiden hoitamiselle. Koska yllätyksiä tulee varsinkin tässä ajassa aina, työpäivässäsi olisi hyvä olla vielä aikatauluttamatonta tilaa muutaman tunnin verran päivässä.
3. Valitse viestiä
Etätyössä myös viestintä korostuu osana jokaisen työnkuvaa. Koska käytävä- ja kahvipöytäkeskusteluita ei ole, kaikki viestintä vaatii erillistä valintaa ryhtyä siihen. Ketkä kaikki tarvitsevat työssään tiedon aamun kokouksessa tehdystä päätöksestä? Missä kanavissa ja miten kerrot siitä? Mistä asiaan liittyvät lisämateriaalit löytyvät?
Sirpaleisten päivien keskellä viestintä jää usein muiden, kiireisempien hommien jalkoihin, mutta on ensiarvoisen tärkeä työn sujumisen edellytys.
4. Päätä panostaa palautteeseen
Yksi merkityksellinen osa viestintää etäajassa on palautteen antaminen. Kannustavat sanat, kiitokset ja ”hienosti hoidettu” -huudahdukset leikkaantuvat helposti pois päivistämme, kun emme tapaa toisiamme kasvokkain. Työn mielekkyyden kokemuksen ja sitä kautta aikaansaamisen kannalta tällaiset pienet arjen eleet ovat kuitenkin hyvin tärkeitä.
Myös tiimin ja koko työyhteisön on hyvä tasaisin väliajoin pysähtyä ihastelemaan kaikkea jo yhdessä saavutettua, ei vain tuijottaa tulevia haasteita. Seuraavan kerran, kun mieleesi juolahtaa kehaista työkaveria kokouksessa tai laittaa hehkutussähköposti hyvin menneestä asiakastapaamisesta tiimille, tee se.
Tässä ennakoimattomassa ajassa turvallisuuden- ja hallinnantunteemme ovat jatkuvasti uhattuina. Myös työmme arjessa on paljon asioita, joita emme voi ennakoida tai hallita. Meillä on silti myös mahdollisuuksia vahvistaa kyvykkyyden, aikaansaamisen ja onnistumisen kokemuksia työssä monilla pienillä valinnoilla.
Jos pystyt tämän työpäivän päätteeksi nimeämään yhden olennaisen asian, joka on tänään nytkähtänyt eteenpäin tai jonka olet saanut tehtyä, olet jo ottanut pienen askeleen poispäin etätyöapatian sudenkuopasta.
Jäävätkö asiat sinunkin työpaikallasi roikkumaan? Tutustu Toimeenpanon taito -verkkokurssiin Varma Akatemiassa.
Sonja Strömsholm
Sonja Strömsholm toimii työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä Varmassa. Sonjan missio on, että mahdollisimman moni voisi maanantaiaamuna herätessään olla innoissaan uuden työviikon alkamisesta ja kokea työnsä merkitykselliseksi. Työssään Sonja auttaa organisaatioita kehittämään johtamisen ja vuorovaikutuksen laatua sekä parantamaan työn mielekkyyttä ja sujuvuutta liiketoiminnan tavoitteiden suunnassa. Sonjaa innostavia asioita ovat muuttuvan työelämän ilmiöt, sisäisen motivaation ja tunteiden johtaminen, yhteisöjen rakentaminen, nykytaide, laulaminen, lukeminen ja luonto.