Miten varmalaiset pääsevät etätöihin ulkomaille? Kysymys on ollut Varman HR-päällikkö Eeva Reposen mietinnässä tämän vuoden aikana, kun portit maailmalle ovat jälleen alkaneet avautua. Reponen kertoi Varman Etätyö ulkomailla -webinaarissa työnantajan näkökulmasta, miten ulkomaan etätyöt on ratkaistu Varmassa.
Etätyöskentely oli käytössä Varmassa jo ennen korona-aikaa, jolloin se tuli pakolliseksi kaikille. Reposen mukaan etätyöt ulkomailla ovatkin luonnollinen jatkumo.
– Työt ovat sujuneet etänä niin hyvin, että oli selvää, että kun rajat aukeavat, kiinnostusta ulkomaan etätöihin alkaa tulla, Reponen kertoo.
Työntekijöiden lähteminen etätöihin ulkomaille aiheuttaa työnantajalle monenlaista huomioitavaa muun muassa sosiaaliturvan ja vakuutusten osalta. Työnantajan velvollisuus on myös huolehtia työntekijän hyvinvoinnista ja työkyvystä, mutta miten se onnistuu, kun työntekijä on etänä ulkomailla?
Reposen mukaan hyvä etäjohtaminen sekä työntekijän hyvinvoinnista ja töiden sujuvuudesta huolehtiminen ei juuri eroa olipa työntekijä etätöissä kotimaassa tai ulkomailla. Oleellista on säännöllinen, mahdollisimman tiivis ja välillä spontaanikin yhteydenpito sekä avoin, suora ja luottamuksellinen vuorovaikutus niin työasioista kuin hyvinvoinnista yleisemminkin.
– Esihenkilön tulee tietysti olla aloitteellinen, mutta toki vastaavaa roolia voidaan odottaa työntekijältä itseltään ja työyhteisöltä, Reponen muistuttaa.
Miten järjestää työterveyshuolto ulkomailla?
Yksi työntekijän arjessa näkyvimmistä työkykyä ylläpitävistä palveluista on työterveyshuolto. Työnantajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta tarjota työterveyspalveluja ulkomaille.
Työnantajan kannattaakin keskustella työterveysasioista oman työterveyshuollon kanssa ja tarkastaa, mitä oma työterveyssopimus kattaa. Nykyään työterveyshuoltoa voi olla mahdollista käyttää etäyhteyksien kautta, mutta se voi olla ulkomailta käsin rajattua terveyspalvelujen sääntelyn vuoksi.
– Vaikka verkon kautta pystyy toimimaan ja saamaan apua, välttämättä palvelut eivät ole palvelun tuottajan näkökulmasta mahdollisia antaa työterveyshuollon puolelle etänä, Reponen kertoo.
Jos työntekijä sairastuu etätöissä ulkomailla, mistä hän saa hoitoa?
Työnantajan on tärkeää tarkistaa yrityksen tapaturma-, etätyö- ja matkavakuutusten kattavuus. Vaikka tapaturmavakuutus olisi voimassa kaikkialla maailmassa, on kuitenkin tärkeä huomioida, että jos työntekijä sairastuu, ei kyseessä ole tapaturma, eivätkä sairauskulut mene tapaturmavakuutuksesta vaan työntekijän henkilökohtaisesta matkavakuutuksesta. Sen vuoksi työnantajan on hyvä edellyttää työntekijää ottamaan itselleen matkavakuutus, joka kattaa terveydenhoidon kohteessa. Näin toimittiin myös Varmassa.
– Meillä on yhtiön puolesta erittäin kattavat vakuutukset sekä työ- että vapaa-ajalle, mutta niiden lisäksi jokaisen työntekijän vastuulla on ottaa matkavakuutus, Reponen kertoo.
Myös eurooppalainen sairaanhoitokortti on hyvä löytyä kukkarosta, sillä sen näyttämällä tulisi saada EU- tai Eta-maassa, Sveitsissä, Isossa-Britanniassa tai Pohjois-Irlannissa matkustaessa ja tilapäisesti oleskellessa lääketieteellisesti välttämätöntä sairaanhoitoa, joka ei voi odottaa Suomeen paluuta.
Kuka vastaa etätyöläisen työturvallisuudesta?
Työturvallisuuslain mukaan työnantajan tulee huolehtia, että työntekijä tekee työtä turvallisissa ja terveellisissä olosuhteissa, paikasta riippumatta. Oleellinen osa työnantajan huolehtimisvelvollisuutta on vaarojen ja haittojen arvioiminen.
– Työskentelyolosuhteiden fyysisestä ja psyykkisestä ergonomiasta ja työturvallisuudesta on syytä keskustella työntekijän kanssa sekä varmistaa, että hänellä on riittävät tiedot oman työtilan muokkaamiseksi sopivaksi, Reponen kertoo.
Vaikka työturvallisuuslaki kuitenkin koskee Suomessa tehtävää työtä, työsuojeluvastuu on silti työnantajalla eli työnantajan velvollisuus selvittää ja torjua työn vaaroja. Lähtökohtana on, että kohdemaassa työntekijän on voitava tehdä työ yhtä turvallisesti kuin lähtömaassa.
Etätyössä työntekijän vastuulla on esimerkiksi työtilojen turvallisuudesta, työergonomiasta, työn tauottamisesta ja palautumisesta huolehtiminen.
– Muistutamme ja huolehdimme, että etätöihin lähtevä on myös itse ymmärtänyt sen, että ne asiat ovat tärkeitä ja niistä täytyy pitää huolta.
Miten työnantaja voi varmistaa, että työntekijä voi hyvin?
Ulkomailla työskentely voi vaikuttaa työkyvyn ylläpitoon monella tapaa. Esimerkiksi kun etätöitä tekee eteläisemmillä leveyspiireillä, auringonvalon määrän lisääntyminen voi parantaa työkykyä pimeinä talvikuukausina. Eri aikavyöhykkeillä työskentely taas voi hankaloittaa yhteydenpitoa esihenkilöön ja työkavereihin sekä venyttää työpäivien pituutta.
Työnantaja voi huolehtia työntekijän työkyvystä samalla tavalla niin etätöissä Suomessa kuin ulkomailla. Säännöllisellä yhteydenpidolla esihenkilön kanssa voi varmistaa, että työt sujuvat ja työntekijä voi hyvin omassa työssään. Varmassa työnantaja seuraa työntekijän työhyvinvointia etätöissä muun muassa järjestämällä valmennusvartin tai tiimikahvit etäyhteyksillä.
Työyhteisön yhteiset kohtaamiset verkon kautta ovat tärkeitä työhyvinvoinnista huolehtimisen keinoja.
– Erityisen merkityksellisiä ovat varmasti nuo yhteiset kohtaamiset kollegoiden ja esihenkilön kanssa, jotta yhteisöllisyys ja luottamus tukiverkoston toimivuuteen pysyy yllä eikä kynnys pääse nousemaan, Reponen kertoo.
Reposen mukaan on tärkeää myös pitää vapaamuotoisia yhteisiä virtuaalikahvi- ja lounashetkiä, jopa hybridivirkistyspäiviä, joissa tulee vaihdettua kuulumisia vähän asian vierestäkin, hauskanpitoa unohtamatta.
Yksi tärkeimmistä asioista on Reposen mukaan kameroiden auki pitäminen kokouksissa. Silloin tunnelmat välittyvät myös katsekontaktin välityksellä.
– Kamerakulttuuri vaikuttaa oleellisesti yhteenkuuluvuuteen ja sitä kautta hyvinvointiin. Ollaanhan sitä oltu toimistollakin näkyvillä.
HR-päällikkö Eeva Reposen kolme käytännön vinkkiä työnantajille etätyöarkeen niin Suomessa kuin ulkomailla:
- Huolehdi, varmista ja ohjeista: “Hyvinvoinnista huolehtimista on myös varmistaa kattavat tiedot mahdollisia poikkeustilanteita varten eli, että työntekijälle on selkeää, mistä saa apua sairauden, tapaturman, IT-ongelmien ja ylipäätään työhön liittyvien odottamattomien haasteiden kanssa – ihan niin kuin Suomessakin toimittaessa.”
- Anna lupa omaan aikaan ja rauhalliseen työskentelyyn: “Meillä on otettu käyttöön tiiivistahtista etätyökulttuuria ja videokokousputkea keventämään kaikkien kalentereihin varattu kokoukseton aamu ja päivittäinen lounasrauha. Niillä pyritään mahdollistamaan rauhallista työaikaa ilman keskeytyksiä sekä varmistamaan jokaiselle välttämätön energian tankkaustauko keskelle päivää.”
- Herättele ja valista: “Tärkein ja vaikuttavin rooli hyvinvoinnista huolehtimisessa on jokaisella itsellään. Siksi sitä kannattaa pyrkiä herättelemään ja valistamaan monin erilaisin tavoin ihmisten erilaisuus huomioiden. Meillä toimivia tapoja on ollut kaikille avoin ohjattu mindfulness-hetki verkossa kesken päivän sekä hyvät verkossa toimivat taukoliikuntaohjelmat.”
Varman markkinointiviestinnän tarkoitus on edistää työeläkevakuuttamista ja markkinoida Varman palveluita. Julkaisemme lisäksi muuta sisältöä, joka voi olla merkityksellistä tai kiinnostavaa vakuutuksenottajalle tai yritystoimintaa aloittavalle. Tämä sisältö on yleisluonteista tietoa ja Varma ei vastaa sen täydellisyydestä. Emme voi vastata sisällön soveltuvuudesta kaikkiin tilanteisiin ja emme näin ollen vastaa julkaisussa olevan tiedon käytön aiheuttamista mahdollisista vahingoista. Julkaisun tietojen käyttö tapahtuu käyttäjän omalla vastuulla.