Arbetssökande

Vi behandlar och upprätthåller arbetssökandes personuppgifter för att fylla lediga arbetsplatser.

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla avtalsförpliktelser eller vidta nödvändiga åtgärder inför avtal. Behandlingen bygger på ditt samtycke. Dina uppgifter behandlas i enlighet med bestämmelserna om integritetsskydd i arbetslivet. I detta uppdrag upprätthåller och behandlar vi personuppgifter om arbetssökande. Dina uppgifter behandlas i följande ärenden och åtgärder:

• arbetsansökningsprocessen (inkl. behandling av ansökningar, intervjuer)
• eventuella personbedömningar
• kredituppgifterna för vald sökande kontrolleras
• säkerhetsutredning av person för valda personer i vissa positioner

Vi behandlar endast dina personuppgifter i ovannämnda syften.

För att sköta rekryteringen har Varma uppgifter om dig i följande personuppgiftskategori:

• basuppgifter och uppgifter för identifiering och kontakt
• uppgifter om utbildning
• uppgifter som angetts i arbetsansökningsblanketten och dess bilagor (t.ex. CV)
• uppgifter om sökt position
• uppgifter om arbetserfarenhet och kompetenser
• inspelningar av videoansökningar
• uppgifter om personbedömning
• den valda personens kredituppgifter och uppgifter om säkerhetsutredning

Nedan en mer detaljerad beskrivning av innehållet i dessa uppgifter:

• efternamn, förnamn, kontaktuppgifter (adress, postnummer, postanstalt, e-postadress, telefonnummer)
• uppgifter gällande den sökta positionen som sökanden angett i ansökningsblanketten och dess bilagor
• examensuppgifter
• uppgifter om nuvarande och tidigare arbetsuppgifter inkl. arbetsgivare

• dig själv
• från dina arbetsansökningar (inkl. elektroniska arbetsansökningsblanketter)
• leverantörer av Varmas telefon- och chatservice

Varma lagrar dina uppgifter för att fylla lediga arbetsplatser. Varma lagrar uppgifter i anslutning till ansökan om arbete enligt följande: Dina uppgifter lagras endast under den tid som fastställts enligt ovannämnda sätt. När den fastställda tiden har löpt ut, avlägsnar vi dina uppgifter ur Varmas datasystem. Lagringstiden är:

• 2 år räknat från dagen då du fått kännedom om valet till en position
• chatbot- och chattkonversationsdata: 3 månader

En eventuell personlighetsbedömning utförs av samarbetspartners.

Ovannämnda aktörer är bundna av de sekretessklausuler som gäller dem. De får endast överlåta de uppgifter som behövs för att sköta ditt ärende till Varma, i enlighet med sina sekretessregler.

Personuppgifter får endast behandlas av behöriga personer enligt systemet för behörighetshantering. Tillgången till personuppgifter, utrustning och servrar begränsas till de personer, vars arbetsuppgifter förutsätter dessa behörigheter. Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt enligt lag och har dessutom undertecknat en separat sekretessförbindelse.

För tjänsterna kan även underleverantörer anlitas. Underleverantörerna omfattas av samma tystnadsplikt och sekretessförbindelser som Varmas personal.

Personalen har fått anvisningar för behandling av personuppgifter, de utbildas och testas i att förstå och förebygga risker som hotar registeruppgifterna.

Iakttagande av principerna för behandling av personuppgifter påvisas i interna och externa revisioner samt genom dokumentering av den egna verksamheten.

Datasäkerheten i Varmas interna datanät är hög. När personuppgifter överförs i det allmänna nätet används trygg, lämplig krypteringsteknik. Konfidentiella uppgifter krypteras med olika tekniska metoder när de överförs via det offentliga datakommunikationsnätet. Serverdatorerna som behandlar uppgifterna finns i passerkontrollskyddade datacentraler med säkerhetssystem och personuppgiftsregistren separeras från de offentliga datanätverken med hjälp av tekniska säkerhetsåtgärder. Personuppgifterna förvaras i skyddade lokaler.

Uppgifterna säkerhetskopieras regelbundet och användning av uppgifterna följs upp via loggdata för att utveckla tjänsterna och utreda eventuell felsituationer samt missbruk.

Handläggningssystemens och tjänsternas konfidentialitet, integritet, tillgänglighet, tillgång på uppgifter och motståndskraft garanteras med olika system och metoder såsom dataskyddsuppdateringar och systemrevisioner.

Hos tjänsteföretag som sköter databehandlingsuppgifter baserar sig behandlingen av uppgifter på avtal och de användarrättigheter som beviljas och övervakas av Varma.

Dina personuppgifter överförs inte utanför EU/ETA-området.

Nej.

Om du vill ha mer information om behandlingen av personuppgifter på Varma, vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

Du har rätt att få bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas av Varma eller inte. Ifall vi behandlar dina personuppgifter, har du rätt att få en kopia på de uppgifter som behandlas. Vänligen skicka din begäran om information via formulär för begäran om personuppgifter.

Vi sänder dig uppgifterna inom en månad från att vi har mottagit din begäran. Leveranstiden kan förlängas med högst två månader i vissa situationer. Om leveranstiden förlängs, meddelar vi dig om detta inom en månad från att vi har mottagit din begäran.

Om du märker en brist eller ett fel i de personuppgifter som vi levererat, har du rätt att be om komplettering eller rättelse av dina uppgifter. Detsamma gäller föråldrade uppgifter. Vänligen skicka din begäran om komplettering eller rättelse via skyddad e-post.

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare raderar t.ex. föråldrade uppgifter som rör dig. Uppgifterna måste då raderas utan dröjsmål, då ingen grund för behandling längre finns. Denna rätt gäller i situationer då personuppgifterna inte längre behövs för de syften, för vilka de samlades in, eller om du tar tillbaka ditt samtycke till behandling av uppgifterna och behandlingen grundade sig på samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, och uppgifterna inte behöver lagras enligt lag.

Rätten att kräva radering av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen gäller inte i situationer då uppgifterna måste lagras enligt lag eller om uppgifterna måste lagras för att uppgöra, framföra eller försvara ett rättsligt anspråk. Det är alltså inte möjligt att radera uppgifterna på begäran under den tid då de måste lagras i ovannämnda situationer.

Vi raderar dock dina personuppgifter utan separat begäran efter att den fastställda lagringstiden har löpt ut.

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare begränsar behandlingen av dina uppgifter i vissa situationer. Med begränsning av behandling menas att en anteckning om begränsad senare behandling görs för de lagrade uppgifterna. Trots detta kan dina uppgifter fortfarande lagras. Du får ett meddelande innan begränsningen avlägsnas. Du kan använda denna rätt t.ex. om du bestrider uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Behandlingen begränsas under den tid som krävs för att bekräfta uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Om uppgifternas behandling begränsats, kan de behandlas endast på vissa villkor (t.ex. med ditt samtycke eller för att uppgöra ett rättsligt anspråk).

Rätten att motsätta sig behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen berör inte dig. Denna rätt gäller endast en del av grunderna för behandling (berättigat intresse, utförande av en uppgift av allmänt intresse) Vi har inte tillämpat dessa grunder för behandling i ditt fall.

Ifall den automatiska behandlingen av dina uppgifter grundar sig på samtycke eller ett avtal ingått med dig, har du rätt att få tillgång till de uppgifter som rör dig, varefter du kan överföra ifrågavarande uppgifter till en annan registerförare om du så önskar. Detta gäller endast de uppgifter som du själv uppgett för Varma. Vi sänder uppgifterna elektroniskt i ett allmänt använt format.

Du har jag rätt att annullera ditt samtycker när som helst, om behandlingen av dina uppgifter grundar sig på samtycke. Annullering av samtycke ändrar inte på lagligheten i den behandling som skett innan samtycket annullerades.

Om Varma vägrar att utföra åtgärder enligt din begäran, meddelar vi dig det lagbaserade skälet till vårt negativa svar omedelbart och senast inom en månad från att vi mottagit din begäran. Om du har fått ett negativt svar på din begäran av Varma, kan du ta ditt ärende till dataombudsmannen för behandling. Vårt svar innehåller kontaktuppgifterna till dataombudsmannen. Du har möjlighet att överklaga dataombudsmannens beslut till förvaltningsdomstolen i enlighet med förvaltningsprocesslagen. Dataombudsmannens beslut innehåller besvärsanvisning med anvisningar för hur besvär ska anföras hos förvaltningsdomstolen.

Vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

Detta register över behandling baserar sig på kraven i EU:s dataskyddsförordning.