Användarvillkor för Varma Onlinetjänst (Villkor)

Varma Onlinetjänst (Tjänsten) är en digital ärendetjänst producerad av Ömsesidiga arbetspensionsförsäkringsbolaget Varma (Varma), där företagare och arbetsgivare som är försäkringstagare i Varma, samt försäkrade privatpersoner (Kund) kan sköta sina försäkringsärenden.

Tjänsten ingår i en helhet som utgörs av Varmas webbplats (Webbsidor) samt webb- och mobiltjänster och förutsätter därför att Kunden även godkänner de allmänna användarvillkoren för Varmas Webbsidor. Läs de allmänna användarvillkoren.

Användningen av tjänsten förutsätter att kunden som är försäkringstagare i Varma har fått användarrättigheter av Varma till tjänsten. Tjänsten kan användas i överenskommen omfattning för tiden som försäkringarna är i kraft och högst så länge som det är nödvändigt att sköta åtgärderna i samband med uppsägningen av försäkringen i Varma. 

Privatförsäkringskunder måste ha en finsk personbeteckning för att använda tjänsten. 
Användning av tjänsten förutsätter identifiering av kunden. Kunden identifierar sig via Suomi.fi genom en valfri stark autentiseringsmetod. Kunden måste ha tillgång till nödvändig utrustning för stark autentisering, mobilcertifikat eller personliga nätbankskoder, eller eIDAS-identifiering. En utländsk kund kan även identifiera sig i tjänsten via Finnish Authenticator-tjänsten, som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Användarrättigheten till tjänsten är personlig och får inte överlåtas åt andra. 

En kund som är försäkrad eller mottagare av pension eller rehabiliteringsförmån hos Varma får tillgång till webbtjänsterna för privatkunder i Varma Onlinetjänst. Vid inloggning i webbtjänsterna godkänner kunden dessa villkor i övriga delar utöver de punkter som gäller villkorens webbtjänstavtal.

Kunden är medveten om och godkänner att konfidentiella uppgifter som rör Kunden behandlas i Tjänsten.

Tjänsten innehåller sekretessbelagd information om Varmas försäkringstagare som omfattas av försäkringssekretess, som uppgifter om Kundens arbetspensionsavgifter och arbetsinkomster samt sekretessbelagda personuppgifter om Varmas försäkrade och pensionstagare, som uppgifter om inkomster och rätten till pension. Uppgifterna i Tjänsten som rör pensionsbeslut kan innehålla uppgifter klassade som särskilda kategorier av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, till exempel uppgifter om arbetsförmåga, som måste behandlas med särskild varsamhet.

Både Kunden som är försäkringstagare och Varma är personuppgiftsansvariga i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och ansvarar båda för egen del för personuppgiftsbehandlingen i enlighet med EU:s dataskyddsförordning samt gällande och tillämpliga lagar och bestämmelser avseende dataskydd (Dataskyddslagstiftningen). Varma sköter det lagstadgade pensionsskyddet enligt lagen om pension för arbetstagare (ArPL) och lagen om pension för företagare (FöPL). Som en del av ovanstående uppdrag behandlar och bevarar Varma Kundens personuppgifter. Tjänsten utgör en del av arbetspensionsförsäkringens kundförhållande.

När Kunden som är försäkringstagare tar hand om arbetspensionsärenden inom sin ekonomi- och personalförvaltning och i detta syfte använder sig av uppgifterna i Tjänsten fungerar Kunden som personuppgiftsansvarig. Kunden förbinder sig att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter i enlighet med Dataskyddslagstiftningen och enbart i ovanstående syfte. Personuppgifterna i Tjänsten får enbart behandlas av de personer som på grund av sitt arbete har rätt att behandla uppgifterna. Detta måste särskilt beaktas när det gäller arbetspensionsrelaterade uppgifter om personers arbetsförmåga som finns i Tjänsten. Detsamma gäller eventuella affärshemligheter som finns i Tjänsten.

Mer information om Varmas behandling av Kundens personuppgifter återfinns i separat informationsmaterial för kontaktpersoner hos ArPL-försäkrade, FöPL-försäkrade, pensionskunder och rehabiliteringskunder samt ArPL-företagskunder. Läs om hur personuppgifter behandlas hos Varma.

Varma bedriver forskning och utför undersökningar förknippade med hantering av risken för arbetsoförmåga. Uppgifterna i Tjänsten kan användas anonymt i forsknings- och undersökningsverksamhet. Resultaten kan utnyttjas för att utveckla Varmas tjänster och verksamhet samt i kommunikations- och marknadsföringssyfte.

Kunden är ansvarig för alla sina åtgärder i Tjänsten som hen utför när hen är korrekt identifierad. Åtgärder som vidtagits i Tjänsten och innehållet i skickade meddelanden beaktas i den form i vilken de har sparats i Varmas datasystem.

Kunden är ansvarig för att inte skicka olagligt eller olämpligt material via Tjänsten och går i god för att kommunikationen via Tjänsten inte kränker någons integritet.

Varma har rätt att begränsa eller stoppa Kundens användning av Tjänsten eller dra in användarrättigheter om användningen bryter mot dessa Villkor, lagstiftning, datasäkerhet eller myndighetsbestämmelser.

Genom att godkänna Villkoren ger Kunden sitt samtycke till att Varma får skicka meddelanden, notifieringar, Kundens hörande och delgivning till Tjänsten. Således skickas inte ovan nämnda dokument längre i första hand per post till Kunden.

Elektroniska meddelanden ses som levererade genast och delgivningar ses som levererade till Kunden tredje dagen efter att de har levererats till Tjänsten.

Kunden ansvarar för att användarna förvarar identifieringsuppgifter separat och omsorgsfullt så att utomstående inte får tillgång till dem. Kunden ansvarar för skador som eventuellt drabbar Varma, kunden eller utomstående i samband med otillåten användning av identifieringsuppgifterna fram tills dess att den som beviljat koderna har spärrat användningen av koderna.

Om kunden har förvarat sina identifieringsuppgifter på ett slarvigt sätt eller på annat sätt tillämpat ett förfarande som har bidragit till att en utomstående har fått tillgång till identifieringsuppgifterna, ansvarar kunden för skador som drabbat Varma. 

Varma ansvarar som en del av sin lagstadgade uppgift för Tjänstens funktion och säkerställer att uppgifterna i Tjänsten är korrekta. Informationen i Tjänsten är delvis allmän till sin karaktär och Varma kan därför inte garantera att den är tillämplig i individuella fall.

Varma ansvarar inte för eventuella skador som orsakas av att Tjänsten inte fungerar. Varma ansvarar inte för skador, kostnader eller förluster som orsakas av användning av Tjänsten eller av att Tjänsten inte är tillgänglig, eller för skador förknippade därmed. Varma ansvar inte heller för eventuella skador orsakade av Kundens eller en tredje parts eventuella störningar i datakommunikationen, fel i datasystem, skadlig programvara eller datasäkerhetsrisker. Varma garanterar inte att Tjänsten fungerar utan avbrott eller felfritt.

Varma kan i Tjänsten även hänvisa (länka) till tjänster som tillhandahålls av tredje parter. Varma ansvarar inte för innehållet i, tillgängligheten för eller korrektheten hos uppgifter i sådana externa serviceleverantörers tjänster.

Enligt 8 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) sänds elektroniska meddelanden till myndigheterna på avsändarens ansvar. Varma ansvarar inte för skador som orsakas Kunden på grund av fördröjning, försvinnande, skada eller felaktig styrning av meddelanden.

De personer som behandlar uppgifterna i tjänsten för Kunden som är försäkringstagare omfattas av tystnadsplikt. Kunden som är försäkringstagare ansvarar för att instruera dessa personer i ärenden som rör dataskydd och informationssäkerhet. Kunden som är försäkringstagare ansvarar för de användarrättigheter som Kunden beviljat i Tjänsten och för alla åtgärder som Kunden vidtar i Tjänsten.

Varma och Kunden ansvarar båda för egen del för att vidta lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder för att förhindra olovlig användning av personuppgifter och andra kunduppgifter samt för att förebygga att de oavsiktligt försvinner, ändras, raderas eller skadas.

Kunden är skyldig att utan dröjsmål meddela Varma om Kunden blir medveten om att kunduppgifter har använts olovligt eller oavsiktligt försvunnit, ändrats, raderats eller skadats till den del som detta är förknippat med Varmas Tjänst. Kunden ska anmäla sådana händelser till Varma per telefon på 010 192 100 (mån–fre kl. 8–17) eller med skyddad e-post.

Personuppgifter och andra kunduppgifter i Tjänsten får endast behandlas av särskilt utsedda personer i samband med deras arbetsuppgifter. Kunden ska definiera åtkomstroller och ansvarsområden för sin organisation och dokumentera åtkomsthanteringen på ändamålsenligt sätt. Kunden ansvarar för att hålla åtkomsthanteringen uppdaterad och för att alla som har användarrättigheter till Tjänsten uppfyller kraven för detta. Kunden ansvarar dessutom för att säkerställa att de personer som har användarrättigheter endast behandlar personuppgifter och andra kunduppgifter i Tjänsten i de syften som anges i dessa Villkor.

Kunden ska omedelbart ta bort föråldrade användarrättigheter.

Kunden är skyldig att återkalla användarrättigheterna för användare vars arbetsförhållande har upphört eller vars roll förändrats på ett sätt som innebär att kraven för användarrättigheter inte längre uppfylls. Kunden är ansvarig för alla åtgärder som personer med användarrättigheter vidtagit i Tjänsten inom ramen för sina vid tidpunkten gällande användarrättigheter.

Kunden ska utse minst en huvudanvändare för Tjänsten som i egenskap av ansvarsperson med rätt att förvalta användarrättigheter ansvarar för att användarrättigheterna hålls uppdaterade och att rättigheter till Tjänsten har beviljats på ändamålsenligt sätt. Huvudanvändaren kan lägga till, redigera och radera användarrättigheter i Tjänsten och dessa ändringar är bindande för Kunden.

Kunden är ansvarig för huvudanvändarens åtgärder. Huvudanvändaren kan utifrån sina arbetsuppgifter även ha en annan roll som medför att hen kan lägga till, redigera och radera användarrättigheter i Tjänsten. Tjänstens huvudanvändare administrerar och övervakar utifrån sin roll i Kundens organisation samtliga användarrättigheter förknippade med Kundens användning av Tjänsten. Huvudanvändaren avgör i vilken omfattning användarna har rätt att använda Tjänsten.

Kunden kan anmäla ändringar som rör användarrättigheter till Varma. Om en anmälan tas emot utanför Varmas servicetider betraktas den som mottagen följande vardag kl. 8. Varmas servicetid är vardagar kl. 8–17.

En försäkrad privatperson och en företagare som är försäkringstagare hos Varma kan ta i bruk den pappersfria tjänsten. I detta fall kommer, utöver dessa villkor, i första hand villkoren för pappersfri tjänst att tillämpas i tjänsten.

Kunden och Varma kan skicka meddelanden och bilagor i tjänsten på ett datasäkert sätt. När ett nytt meddelande eller en ny bilaga inkommer till tjänsten får kunden en notifiering om detta antingen via e-post eller sms, beroende på kundens val. För att kunna få en notifiering förutsätts att kunden har angett en e-postadress eller ett mobiltelefonnummer till Varma. Kunden ansvarar för att kontaktuppgifterna till kunden hålls uppdaterade.

Meddelanden och bilagor går att visa i tjänsten under en begränsad tid (2 år). Trots den pappersfria tjänsten har Varma ändå en skyldighet att arkivera de ursprungliga dokumenten antingen i pappersformat eller elektroniskt format enligt lagstiftningen. 

En representant för en bokföringsbyrå eller försäkringsmäklarfirma kan få användarrättigheter till Tjänsten i lämplig omfattning för att sköta ärenden för en kund som är försäkringstagare i Varma, om Kunden har gett ett separat samtycke eller en fullmakt.

Bokföringsbyrån eller försäkringsmäklarfirman ansvarar för samtliga åtgärder som vidtas med Tjänstens användarrättigheter.

De Användarrättigheter till Tjänsten som representanten för bokföringsbyrån eller försäkringsmäklarfirman får av Varma gäller enligt samma villkor, som dessa Villkor nämner om Kundens användarrättigheter. Kundens skyldigheter som ställs i Villkoren gäller också bokföringsbyråer eller försäkringsmäklarfirmor som utför ärenden för Kundens räkning.

Kundens bokföringsbyrå eller försäkringsmäklarfirma måste genast meddela Varma om samtycket eller fullmakten upphör, så att användarrättigheterna till Tjänsten kan avslutas.

Kunden skaffar utrustning, programvara och dataförbindelser som behövs för Tjänsten på egen bekostnad och ansvarar för deras drifts- och underhållskostnader, funktion och kompatibilitet med Tjänsten. Varma och kunden ansvarar var för sig för att deras egna IT-system är skyddade på ändamålsenligt sätt.

Äganderätten, upphovsrätten och andra immateriella rättigheter till Tjänsten tillhör Varma om inte annat anges. Varma ansvarar för att Tjänsten inte inkräktar på tredje parters immateriella rättigheter.

Kunden får endast spara eller skriva ut material från Tjänsten för eget bruk. Kopiering, spridning och modifiering av material, länkar till webbsidor och all form av kommersiell användning eller publikation är förbjuden utan separat skriftligt tillstånd från Varma.

Varma förbehåller sig rätten att göra ändringar i dessa Villkor och i Tjänsten. Om en ändring i väsentlig grad ökar eller försvagar kundens rättigheter kommer Varma att informera Kunden om ändringen innan den träder i kraft via e-post eller ett meddelande i Tjänsten.

Kunden anses ha godkänt ändringen av Villkoren om Kunden använder Tjänsten igen efter ändringen då ett meddelande har skickats enligt det som anges ovan. Om Kunden inte godkänner ändringen måste Kunden sluta använda Tjänsten och meddela Varma om detta omgående. En kund som är försäkringstagare i Varma måste dessutom skriftligt säga upp avtalet som omfattar tjänsten.

Varma har rätt att när som helst sluta tillhandahålla tjänsten och omedelbart avbryta kundens och användarens användning av tjänsten. Varma eftersträvar att informera kunden så snabbt som möjligt om anledningen till samt tidpunkten för avbrytandet av tjänsterna.

Kunden har inte rätt till någon som helst ersättning om användningen av tjänsten upphör. Om kunden har använt ett gränssnitt via tjänsten kommer uppgifter inte längre att levereras via gränssnittet efter att försäkringsavtalet upphört. Uppgifter som levererats innan försäkringsavtalet upphört förblir tillgängliga för kunden. 

Kunden ska lämna anmärkningar rörande tjänsten omedelbart till Varma, dock senast en månad efter att kunden har upptäckt eller borde ha upptäckt den omständighet som anmärkningen gäller.

När en kund som är försäkringstagare hos Varma godkänner dessa villkor, uppstår mellan kunden och Varma ett avtal gällande användning av tjänsten. Varma eller kunden kan säga upp avtalet utan uppsägningstid.  

Tvister som uppstår på grund av dessa Villkor avgörs med Kunden som är försäkringstagare i Varma i sista hand genom skiljeförfarande enligt Centralhandelskammarens skiljeförfaranderegler. Skiljedomstolen har en skiljedomare, platsen för skiljeförfarandet är Helsingfors, Finland och språket för skiljeförfarandet är finska.

Tvister som uppstår på grund av dessa Villkor med försäkrade privatpersoner avgörs i Helsingfors tingsrätt eller en tingsrätt på den ort i Finland inom vars domkrets personen har hemort eller permanent boningsort.

Varmas försäkringsverksamhet övervakas av Finansinspektionen.

Kontaktuppgifter:
Finansinspektionen, Snellmansgatan 6, PB 103, 00101 Helsingfors. www.finanssivalvonta.fi
Telefon 09 183 51

På dessa villkor tillämpas Finlands lag oavsett i vilket land webbsidorna används.

Uppdaterad 11/2025.