Työpaikoilla ei tarvita supersankareita, vaan vähemmän aivokuormaa

Osana Kognitiivinen kuormitus ja työpaikan käytännöt -tutkimusprojektiamme toteutimme asiakasyrityksillemme keväällä työpajoja, joissa keskustelimme työn kognitiivisesta kuormituksesta. Aivokuorma selvästi kiinnostaa, sillä saimme iloksemme työpajoihin osallistujia 20 organisaatiosta. Mukana oli HR:n edustajia, esihenkilöitä, johtajia ja työntekijöitä. 

Työpajoissa haimme vastauksia muun muassa siihen, millaisia ovat työn kognitiivisesti kuormittavia piirteitä ja millaisia keinoja työpaikoilla on aivokuorman hallintaan.

Työpajakeskusteluissa ilmeni, että kognitiivinen kuormitus ei ole yksinomaan asiantuntijatyön ilmiö. Kuormituksen lähteet vaihtelevat, mutta muistia, tarkkaavaisuutta ja keskittymiskykyä kuormittavia vaatimuksia löytyy hyvin monenlaisista töistä ja eri toimialoilta.

Esimerkiksi:

• Asiantuntijatyössä kuormitusta aiheuttavat useat samanaikaiset projektit, palaverit, tietotulva, useat viestintäkanavat ja tietojärjestelmät sekä jatkuva ongelmanratkaisu ja päätöksenteko.
• Asiakaspalvelussa aivokuorma syntyy esimerkiksi nopean reagoinnin vaatimuksista, jatkuvista   keskeytyksistä sekä asiakkaiden erilaisten ja vaativien ongelmien ratkaisemisesta.
• Tuotannossa kuormittavat esimerkiksi tiukat aikataulut, turvallisuus- ja laatupaineiden yhteentörmäykset sekä erilaisten koneiden ja uusien järjestelmien hallinta. 

Toimialasta riippumatta osallistujien kokemuksissa oli paljon yhteistä. Työ pirstaloituu, keskeytyksiä tulee jatkuvasti ja tietoa tulvii eri suunnista. Samalla useita asioita on pidettävä yhtä aikaa mielessä, mikä haastaa keskittymistä ja työn hallinnan tunnetta. Moni tunnisti arjestaan tilanteen, jossa huomio siirtyy tehtävästä toiseen nopeammin kuin edellisiä asioita ehtii viedä loppuun.

Tekoälyn hyödyntäminen on entistä useammin osa työtä, ja tekoälystä keskusteltiin myös työpajoissamme. Tekoälyssä nähtiin paljon mahdollisuuksia, mutta sen koettiin myös synnyttävän kognitiivista kuormaa. 

Tekoäly voi helpottaa työtä ja säästää aikaa, mutta samalla se tuo mukanaan uusia vaatimuksia. Työntekijän on esimerkiksi opeteltava uusia toimintatapoja, arvioitava tekoälyn tuottaman tiedon luotettavuutta ja pysyttävä mukana nopeasti muuttuvassa teknologisessa kehityksessä. Myös epätietoisuus siitä, milloin ja mihin tekoälyä voi käyttää, voi lisätä kuormitusta. Selvää on, että työpaikoilla tarvitaan pelisääntöjä ja ohjeistuksia tekoälyn hyödyntämiseen työssä.

Kognitiivinen kuormitus ei aina näy ulospäin. Työntekijä voi suoriutua työstään hyvin ja tavoitteiden mukaisesti, mutta työn tekeminen voi viedä yhä enemmän yksilön voimavaroja. Työpajoissa kuvattiin esimerkiksi tilanteita, joissa työpäivän jälkeen energiaa ei enää riitä muuhun kuin työstä palautumiseen.

Työpajoissa kognitiivisen kuormituksen merkkeinä tunnistettiin muun muassa muistamisen vaikeudet, virheiden lisääntyminen, työajan venyminen sekä kokemus siitä, että huomio siirtyy jatkuvasti asiasta toiseen. 

Kuormituksen tunnistaminen edellyttää työpaikalla avointa keskustelua työstä ja sen vaatimuksista. Esihenkilön rooli kuormituksen tunnistamisessa on keskeinen. Mitä paremmin työpaikalla ymmärretään työn arkea ja työn vaatimuksia, sitä helpompi kuormitukseen on tarttua ennen kuin se alkaa näkyä työkyvyssä tai työssä jaksamisessa.

Työpajoissa tunnistettiin useita keinoja kognitiivisen kuormituksen hallintaan. Tyypillinen haaste liittyy siihen, että toimintatapoja tai yhteisiä pelisääntöjä ei syystä tai toisesta aina noudateta. 

Työpajojen keskeinen havainto oli, että kuormituksen hallintaa ei voi jättää yksittäisen työntekijän vastuulle, vaan rakenteellisiin ongelmiin on etsittävä ratkaisuja työpaikkatasolta.

Työpaikalla on tärkeä yhdessä puntaroida sitä, miten työtä tehdään ja johdetaan. Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Mistä kognitiivinen kuormitus työssä syntyy? 
• Ovatko työn tavoitteet, vastuut ja prioriteetit riittävän selkeitä?
• Miten työn organisoinnilla voidaan varmistaa työn sujuvuus ja riittävä työn hallinta? 
• Miten voidaan turvata työntekijöiden työrauhaa ja vähentää tarpeettomia keskeytyksiä?
• Tukevatko viestintä- ja kokouskäytännöt työn sujumista vai lisäävätkö ne kuormitusta?
• Mitä kuormitukselle voidaan tehdä yhdessä työpaikan arjessa?

Työelämä ei ole muuttumassa yksinkertaisemmaksi, vaan pikemminkin työn vaatimukset kasvavat. Silti työpaikoilla ei tarvita superihmisiä. Uskomme, että työpaikoilla tarvitaan ennen kaikkea sellaisia työn tekemisen tapoja, jotka tukevat työn sujuvuutta, keskittymistä ja työn hallintaa. Näin voidaan luoda myös hyvät edellytykset kestävän työkyvyn rakentumiselle.