Styrningssystem för företagsansvar

Varmas styrelse har den högsta beslutanderätten i företagsansvarsfrågor. Styrelsen fattar beslut om principer och riktlinjer relaterade till hållbarhet samt om företagsansvarsprogram som stöder strategin. Styrelsen behandlar och godkänner Varmas styrande hållbarhetsprinciper och bolagets företagsansvarsprogram.

Varmas ledningsgrupp behandlar och godkänner hållbarhetsmålen på övergripande nivå årligen. Dessutom behandlar ledningsgruppen de viktigaste projekten och besluten för att utveckla verksamhetens hållbarhet. Hållbarhetsmålen för Varmas funktioner godkänns som en del av funktionernas mål eller separat av funktionens ledningsgrupp.

Placeringskommittén behandlar och godkänner principerna och riktlinjerna för ansvarsfulla placeringar som presenteras för styrelsen. Därtill följer kommittén upp hållbarhetsrelaterade placeringsrisker, till exempel klimatrisker, samt behandlar brott mot internationella avtal och normer.

Hållbarhetsavdelningen definierar de övergripande hållbarhetsfrågorna samt utvecklar och koordinerar hållbarheten i Varmas placeringsverksamhet, upphandlingar och sin egen verksamhet. Avdelningen samarbetar med hållbarhetskoordinatorerna inom Varmas olika funktioner för att utveckla hållbarheten i enlighet med externa krav och företagsansvarsprogrammet. Funktionerna ansvarar själva för att säkerställa en hållbar verksamhet inom respektive funktion.

Dessutom förbereder hållbarhetsavdelningen egna principer och riktlinjer för hållbarhet, ett företagsansvarsprogram som beskriver dessa samt mål, årsplaner och vägkartor för programmet. Avdelningen ansvarar även för genomförande av och resursplanering i utvalda hållbarhetsprojekt, för den interna hållbarhetsrapporteringen och för att den externa kommunikationen och rapporteringen uppfyller kraven. Varmas olika funktioner ansvarar i regel för genomförande av hållbarhetsrelaterade utvecklingsprojekt samt tillhörande resursplanering.

En företagsansvarsrapport lämnas till styrelsen en gång per år och rapporter om ansvarsfulla placeringar tio gånger per år. Styrelsen får dessutom rapporter om företagsansvar som en del av delårsresultaten. Styrelsens revisionsutskott behandlar hållbarhetsrisker, till exempel ekonomiska risker som medförs av klimatförändringarna, som en del av en risk- och solvensbedömning.

Ledningsgruppen får rapporter om hur hållbarhetsmålen har uppnåtts två gånger per år och månatligen rapporter om företagsansvar och hållbarhet som en del av ledningens rapportering.

Hållbarhetsavdelningen ansvarar för den interna hållbarhetsrapporteringen och för efterlevnaden av externa rapporteringskrav.